Soluzione realizzata da ASPI
Settore: Multisettore
Funzione: Qualità&Sicurezza
Esigenza
Il nostro cliente, un’azienda di riferimento sul mercato nazionale e internazionale per l’area di Maintenance Service & Construction per settori Oil & Gas, ha espresso la necessità del reparto Q&S di attivare dei processi di digitalizzazione per la gestione dei Dispositivi di Protezione Individuale e di tutto il processo di consegna DPI al dipendente, con conferma della stessa.
È stata inoltre richiesta la creazione automatica di voucher, buoni spesa di cui l’utente può usufruire, in base al DPI consegnato, presso il fornitore di pertinenza nonché sistemi di reportistica per far fronte all’esigenza di allinearsi alle procedure di Q&S dei clienti, rendicontando i sistemi di DPI in utilizzo ai propri dipendenti.
Realizzazione
Grazie alla funzione standard di ARXivar di archiviazione attraverso modelli pre-configurati sono stati sviluppati modelli di consegna dei singoli DPI e modelli completi per la consegna di più dispositivi di diversa tipologia.
Quindi si è proceduto ai seguenti sviluppi e configurazioni:
– Sviluppo workflow dedicato per il riordino e l’organizzazione dei dispositivi in cataloghi (viste) specifici.
– Creazione Task all’interno del workflow per la creazione automatica dei buoni spesa: se il DPI rientra tra i dispositivi per cui è necessario consegnare un voucher/buono spesa, viene creato un task, assegnato al reparto dedicato, che premetterà di creare il voucher da un modello pre-configurato scegliendo il fornitore presso cui poterlo utilizzare dalla rubrica di ARXivar (sincronizzata con la rubrica dell’ERP aziendale). Il voucher con numerazione di protocollo specifica, viene firmato dal dipendente, attraverso apposita tavoletta grafica, inviato al fornitore e archiviato.
– Creazione di report dedicati per la produzione di documentazione dei DPI in utilizzo a ciascun dipendente e per la verifica dei dispositivi in corso di validità o eventualmente scaduti.
Risultati
Il cliente utilizza ARXivar Next dal 2018 e sono state sviluppate molte funzionalità di rilievo tra cui la gestione dei documenti aziendali con gestione delle scadenze/rinnovi; la gestione delle manutenzioni dei mezzi, la creazione dei badge per i dipendenti, la gestione e archiviazione automatica degli ordini, l’analisi e la gestione degli strumenti di misurazione e controllo attraverso la sincronizzazione dei dati con l’ERP aziendale e con il SW utilizzato per la gestione del personale.
In ultimo la gestione dei Dispositivi di Prevenzione Individuali ha permesso al cliente di:
– Avere contezza di dati e numeri reali in merito ai DPI e alle dotazioni dei dipendenti. Questione molto utile per il reparto di Q&S per un controllo efficace e una rendicontazione veloce e corretta al cliente.
– Ridurre i tempi del processo di consegna con un’ottimizzazione dei tempi di lavorazione pari a al 60% di tempo in meno.
– Riduzione costi ed eliminazione del materiale cartaceo.
ASPI
Aspi incentra il suo interesse sulla realizzazione di nuovi progetti in merito a nuove infrastrutture digitali e sistemi IT complessi con fulcro sulla sicurezza e sulla manutenzione evolutiva. Investiamo in formazione e valorizzazione delle risorse attraverso un’analisi attenta delle necessità aziendali guardando alle esigenze dei clienti e alle prospettive di evoluzione tecnologico-digitale che possono apportare qualità e velocita ai processi aziendali. Aiutiamo le aziende a ottimizzare i processi aziendali attraverso un'analisi efficace con il cliente: definire l'effettiva necessità, progettare la soluzione, sviluppare i nuovi processi. Un dipartimento manageriale solido e d’esperienza e competenti reparti tecnico-operativi hanno permesso ad ASPI di ritagliarsi uno spazio di rilevo nel settore IT in Sicilia e in tutta Italia. In quest’ottica ASPI è socia del consorzio SCS ITALIA, consorzio di imprese operanti nel settore della Gestione dei flussi documentali, Ottimizzazione processi area: finance, vendita, crm, magazzini e logistica, Manutenzione dei sistemi di lavoro e dei SW relativi, Servizi di installazione, riparazione e ampliamento HW/SW e Consulenza sistemistica.
