Gestione documentale e archivio cartaceo | ARXivar

Il committente è un ente pubblico, nello specifico alcuni Comuni italiani.

La richiesta avanzata è quella di poter gestire in maniera rapida, sicura ed efficace tutta la documentazione relativa alle pratiche edilizie “storiche”, cioè quelle generate prima dell’attivazione della procedura digitale che vanno quindi dal 1900 al 2018, per poter efficientare i processi interni ed offrire all’utente finale (cittadino o azienda che sia) un servizio migliore in tema di consultazione di questi atti.

A corredo, viene espressa la necessità di catalogazione digitale del pregresso cartaceo, conservato negli ambienti comunali, tenendo presente che stiamo parlato di atti con formati non standard e, in molti casi, di materiale vetusto e perciò da trattare con particolare cura.

In questo specifico caso, la sfida si è giocata su due fronti perché, oltre a fornire, con ARXivar, la soluzione software migliore per gestire il processo, abbiamo anche proposto e fatto utilizzare un hardware idoneo alla scansione di qualsiasi fascicolo, indipendentemente dalle dimensioni o dalle condizioni della carta.

L’attività di scansione è stata semplificata al massimo, sfruttando le potenzialità di ARXivar: alla selezione di una determinata pratica direttamente dal DB del Comune, un workflow provvedeva a generare delle “copertine” con un ampio QRcode da anteporre al documento da scansire.

Si è quindi realizzato un workflow che, a valle della scansione, acquisisse immediatamente in ARXivar la pratica, generando un nuovo fascicolo ad hoc. Abbiamo poi condiviso e testato un set molto completo di filtri di ricerca degli atti, per consentire agli operatori di poter usufruire molto rapidamente di ogni singola pratica.

Abbiamo anche curato con particolare attenzione la visualizzazione d’insieme degli atti, sempre per poter fornire in maniera immediata le informazioni chiave di ogni cartaceo archiviato.

Con ARXlink è stata invece curata la modalità di condivisione dei file con l’utente finale, permettendo l’accesso ad un singolo documento o all’intero fascicolo direttamente dal portale di ARXivar senza utilizzare servizi “terzi” (es. Dropbox / Wetransfer).

I vantaggi della soluzione messa in campo sono stati, fin da subito, evidentissimi:

• Rapidità nella ricerca degli atti: gli operatori hanno eliminato del tutto la ricerca “manuale” dell’atto. Proviamo ad immaginare: spostamento nella zona “archivio”, spesso distante dalla propria postazione per non dire in aree geografiche diverse, e spesso stracolma di materiale; impossibilità di scansionare in maniera completa la pratica (vista la mancanza di hardware idoneo), e quindi spostamento nel proprio ufficio del cartaceo per trascrivere le informazioni utili; al termine, riposizionamento della pratica nel  proprio alloggiamento in archivio.

Tutta questa operatività sparisce, e viene sostituita da una semplice ricerca in ARXivar della pratica interessata: decine di minuti di lavoro diventano pochi secondi!

• Lavoro di scansione eseguito internamente, e non in outsourcing: grazie all’hardware dedicato, e collegato con ARXivar, ogni Comune ha potuto eseguire in autonomia l’attività di recupero del pregresso e di scansione di nuove pratiche, con evidente risparmio di costi ed azzeramento del pericolo di perdita o distruzione del materiale cartaceo, che lo spostamento in altra sede esterna al Comune portava con sé.
•   Sicurezza del repository del materiale digitalizzato: aspetto importantissimo, vista la delicatezza degli atti conservati; ARXivar offre un ambiente assolutamente sicuro e “GDPR compliant”
• Riduzione dei tempi di risposta alle richieste esterne di accesso agli atti: l’effetto forse più importante di questa evoluzione. Si è passati, mediamente, da 30 giorni per dar seguito ad una richiesta a 24…ore!