Soluzione realizzata da Tosco Data
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
Gestione documentale aziende per archiviare e conservare le informazioni e gestire i processi interni: questa è stata la necessità emersa dalla fondazione di uno storico istituto bancario di Pistoia che esiste da due secoli.
Nello specifico, l’esigenza era quella di:
- Archiviare e conservare documenti nel rispetto del GDPR con conseguente gestione privacy, permessi e accessi
- Gestire un propria anagrafica unica, con riferimento ai soci possibilmente con interrogazione e analisi dei dati
- Gestire processi interni approvativi, richieste d’acquisto, offerte da fornitori etc. etc.
- Protocollare e gestire le PEC
- Avere una piattaforma documentale accessibile da qualsiasi device e da tutti gli utenti definiti
Realizzazione
Attraverso il software ARXivar è stato sviluppato un progetto che punta ad una efficacie gestione documentale aziende:
- Attraverso il workflow di ARXivar sono stati configurati dei processi approvativi, sono state organizzate le richieste di acquisto e sono state gestite in maniera accurata le offerte dei fornitori
- È stato possibile con ARXivar organizzare l’acquisizione e l’invio delle PEC, riconciliando automaticamente le ricevute di accettazione e consegna. La soluzione è stata personalizzata con delle chiavi di ricerca PEC per indici o “full text” nel contenuto
- È stato implementato il servizio di conservazione digitale a norma.
- È stato possibile con ARXivar dare l’ accesso, con i relativi parametri, a tutti gli utenti esterni e/o interni definiti da cliente.
In alternativa, quando il traduttore è un collaboratore occasionale e quindi non istruito sul funzionamento del sistema, una casella e-mail, monitorata da ARXivar, permette la ricezione e l’archiviazione del lavoro svolto dal fornitore di servizi. Al fascicolo di documenti che si genera, se ne aggiungono altri come la fattura del traduttore e la fattura che lo studio genera al cliente finale e così si ha una perfetta gestione commesse di lavoro.
Risultati
Il progetto realizzato con la piattaforma low code ARXivar per generare una fluida gestione documentale aziende, ha portato a numerosi benefici:
- L’attività quotidiana degli addetti ai lavoro è stata migliorata notevolmente
- Nessuna PEC andrà più persa o non tracciata. Nessuna PEC rimarrà non gestita.
- Il cliente ha manifestato soddisfazione per l’ ottimo risultato raggiunto rispetto alle richieste iniziali avanzate
Tosco Data
Tosco Data nata nel 1984 , è un' Azienda toscana molto affermata.
Offriamo consulenze, prodotti e soluzioni in ambito digitale e IT solution, si affidano a Noi moltissime Aziende e Studi per organizzare al meglio la loro gestione .
L’azienda Tosco Data ha garantito negli anni una crescita costante della qualità del proprio servizio di consulenza specializzato in assistenza tecnica e sistemistica fino a diventare, di fatto, un servizio completo per la gestione integrale del proprio ambiente di lavoro.
Oggi siamo una realtà conosciuta, in Italia e non solo, sempre disposta ad offrire il meglio ai nostri clienti.
Per questo le soluzioni di Tosco Data sono utilizzate da più di 3.000 aziende.
