Soluzione realizzata da Tosco Data

Settore: Multisettore

Funzione: Amministrazione

Esigenza

Gestione documentale aziende per archiviare e conservare le informazioni e gestire i processi interni: questa è stata la necessità emersa dalla fondazione di uno storico istituto bancario di Pistoia che esiste da due secoli.

Nello specifico, l’esigenza era quella di:

  • Archiviare e conservare documenti nel rispetto del GDPR con conseguente gestione privacy, permessi e accessi
  • Gestire un propria anagrafica unica, con riferimento ai soci possibilmente con interrogazione e analisi dei dati
  • Gestire processi interni approvativi, richieste d’acquisto, offerte da fornitori etc. etc.
  • Protocollare e gestire le PEC
  • Avere una piattaforma documentale accessibile da qualsiasi device e da tutti gli utenti definiti

Realizzazione

Attraverso il software ARXivar è stato sviluppato un progetto che punta ad una efficacie gestione documentale aziende:

  • Attraverso il workflow di ARXivar sono stati configurati dei processi approvativi, sono state organizzate le richieste di acquisto e sono state gestite in maniera accurata le offerte dei fornitori
  • È stato possibile con ARXivar organizzare l’acquisizione e l’invio delle PEC, riconciliando automaticamente le ricevute di accettazione e consegna. La soluzione è stata personalizzata con delle chiavi di ricerca PEC per indici o “full text” nel contenuto
  • È stato implementato il servizio di conservazione digitale a norma.
  • È stato possibile con ARXivar dare l’ accesso, con i relativi parametri, a tutti gli utenti esterni e/o interni definiti da cliente.

In alternativa, quando il traduttore è un collaboratore occasionale e quindi non istruito sul funzionamento del sistema, una casella e-mail, monitorata da ARXivar, permette la ricezione e l’archiviazione del lavoro svolto dal fornitore di servizi. Al fascicolo di documenti che si genera, se ne aggiungono altri come la fattura del traduttore e la fattura che lo studio genera al cliente finale e così si ha una perfetta gestione commesse di lavoro.

Risultati

Il progetto realizzato con la piattaforma low code ARXivar per generare una fluida gestione documentale aziende, ha portato a numerosi benefici:

  1. L’attività quotidiana degli addetti ai lavoro è stata migliorata notevolmente
  2. Nessuna PEC andrà più persa o non tracciata. Nessuna PEC rimarrà non gestita.
  3. Il cliente ha manifestato soddisfazione per l’ ottimo risultato raggiunto rispetto alle richieste iniziali avanzate

Partner: Tosco Data

Tosco Data

Tosco Data nata nel 1984 , è un' Azienda toscana molto affermata.

Offriamo consulenze, prodotti e soluzioni in ambito digitale e IT solution, si affidano a Noi moltissime Aziende e Studi per organizzare al meglio la loro gestione .

L’azienda Tosco Data ha garantito negli anni una crescita costante della qualità del proprio servizio di consulenza specializzato in assistenza tecnica e sistemistica fino a diventare, di fatto, un servizio completo per la gestione integrale del proprio ambiente di lavoro.

Oggi siamo una realtà conosciuta, in Italia e non solo, sempre disposta ad offrire il meglio ai nostri clienti.

Per questo le soluzioni di Tosco Data sono utilizzate da più di 3.000 aziende.

Tosco Data