Soluzione realizzata da ATF
Settore: Multisettore
Funzione: Qualità&Sicurezza
Esigenza:
La gestione documenti in azienda in applicazione del GDPR non è semplice, questi, infatti, devono rispettare una regola che riguarda il tempo oltre il quale non è consentito mantenerli archiviati. Tali regole vengono identificate con il termine di Data Retention.
Ogni tipo di trattamento di dati, identificato nel Registro dei Trattamenti, attribuisce ai dati o documenti coinvolti una “finalità” (es. finalità del trattamento dei dati dei dipendenti) e ad ogni “finalità” viene attribuita una regola di Data Retention.
L’esigenza emersa è stata quella di generare una gestione documenti che rispettasse le regole di Data Retention in un ambiente “neutro” e non strettamente legato al processo di gestione del singolo file o documento. L’obiettivo? Semplificarne e centralizzarne la gestione.
Realizzazione:
Attraverso ARXivar, sistema di gestione documentale, sono stati identificati gli strumenti per la configurazione ed il controllo delle regole.
Configurazione:
- Attraverso una Maschera vengono raccolti i dati significativi delle “finalità”, tra cui un elenco (classebox) in cui vengono definiti i filtri da applicare per cercare il documento (interno ad ARXivar)
- Ad ogni finalità potrebbero corrispondere una o più classi documentali da dover gestire.
Attuazione:
- L’attuazione del Data Retention consiste nell’aggiornare il campo “Data End Retention” per quei profili (dati/documento) individuati in base alla finalità e chiave specificati nel profilo evento (classe doc GDPR.EVN).
- L’individuazione dei profili avviene tramite un algoritmo (workflow) che applica il filtro “chiave” negli opportuni campi di profilo delle relative classi documentali classificate con la finalità in questione.
Il risultato è l’aggiornamento del campo “Data End Retention” dei profili identificati.
L’archiviazione documentale degli EVENTI può avvenire:
- Manualmente: compilando la maschera “Evento Data Retention”
- Da Workflow: es. nel workflow che gestisce i documenti soggetti a trattamento, tramite la chiamata di un Plugin Link.
- Dall’esterno: tramite una regola di Plugin Manager per i dati/documenti ospitati presso software esterni ARXivar.
Integrazione:
Per i documenti/dati gestiti da sistemi esterni ARXivar e soggetti all’applicazione del Data Retention interviene il relativo sistema ospite il quale può accedere all’ambiente di configurazione interrogando una predisposta vista sul DB di ARXivar.
Risultati:
Numerosi i benefici generati da questo sistema gestione documentale:
- La gestione del Data Retention viene centralizzata
- Le attività di cancellazione dei documenti presenti in ARXivar vengono lasciate ad interventi manuali
- Viene messo a disposizione lo strumento di ricerca per i documenti che hanno “Data End Retention” superato al fine di controllare e poter procedere con la cancellazione.
ATF
Dal 1989 siamo partner tecnologico delle aziende.
Il nostro know how, nonché le nostre soluzioni IT, printing e di gestione documentale, fortemente rivolta all’ottimizzazione dei processi produttivi, fanno sì che ci scelgano aziende delle varie tipologie di business, dislocate su tutto il territorio nazionale e worldwide.
Precursori, da sempre, della digital transformation, siamo il partner ideale per lo sviluppo e la gestione degli spazi digitali; aiutiamo le aziende a mettere in ordine e governare in modo semplice le informazioni ed i documenti per la gestione efficace degli stessi.
L’esperienza maturata dai nostri consulenti, lo studio delle esigenze, la realizzazione ed i risultati ottenuti in termini di efficacia dei progetti ci è valso il riconoscimento di Gold Partner Arxivar.
Annoveriamo tra i nostri clienti aziende Italiane leader dei settori retail, hospitality ecc… che operano a livello internazionale.
