Soluzione realizzata da ATF

Settore: Multisettore

Funzione: Qualità&Sicurezza

Esigenza:

La gestione documenti in azienda in applicazione del GDPR non è semplice, questi, infatti, devono rispettare una regola che riguarda il tempo oltre il quale non è consentito mantenerli archiviati. Tali regole vengono identificate con il termine di Data Retention.

Ogni tipo di trattamento di dati, identificato nel Registro dei Trattamenti, attribuisce ai dati o documenti coinvolti una “finalità” (es. finalità del trattamento dei dati dei dipendenti) e ad ogni “finalità” viene attribuita una regola di Data Retention.

L’esigenza emersa è stata quella di generare una gestione documenti che rispettasse le regole di Data Retention in un ambiente “neutro” e non strettamente legato al processo di gestione del singolo file o documento. L’obiettivo? Semplificarne e centralizzarne la gestione.

Realizzazione:

Attraverso ARXivar, sistema di gestione documentale, sono stati identificati gli strumenti per la configurazione ed il controllo delle regole.

Configurazione:

  • Attraverso una Maschera vengono raccolti i dati significativi delle “finalità”, tra cui un elenco (classebox) in cui vengono definiti i filtri da applicare per cercare il documento (interno ad ARXivar)
  • Ad ogni finalità potrebbero corrispondere una o più classi documentali da dover gestire.

Attuazione:

  • L’attuazione del Data Retention consiste nell’aggiornare il campo “Data End Retention” per quei profili (dati/documento) individuati in base alla finalità e chiave specificati nel profilo evento (classe doc GDPR.EVN).
  • L’individuazione dei profili avviene tramite un algoritmo (workflow) che applica il filtro “chiave” negli opportuni campi di profilo delle relative classi documentali classificate con la finalità in questione.
    Il risultato è l’aggiornamento del campo “Data End Retention” dei profili identificati.

L’archiviazione documentale degli EVENTI può avvenire:

  • Manualmente: compilando la maschera “Evento Data Retention”
  • Da Workflow: es. nel workflow che gestisce i documenti soggetti a trattamento, tramite la chiamata di un Plugin Link.
  • Dall’esterno: tramite una regola di Plugin Manager per i dati/documenti ospitati presso software esterni ARXivar.

Integrazione:

Per i documenti/dati gestiti da sistemi esterni ARXivar e soggetti all’applicazione del Data Retention interviene il relativo sistema ospite il quale può accedere all’ambiente di configurazione interrogando una predisposta vista sul DB di ARXivar.

Risultati:

Numerosi i benefici generati da questo sistema gestione documentale:

  • La gestione del Data Retention viene centralizzata
  • Le attività di cancellazione dei documenti presenti in ARXivar vengono lasciate ad interventi manuali
  • Viene messo a disposizione lo strumento di ricerca per i documenti che hanno “Data End Retention” superato al fine di controllare e poter procedere con la cancellazione.

Partner: ATF

ATF

Dal 1989 siamo partner tecnologico delle aziende.

Il nostro know how, nonché le nostre soluzioni IT, printing e di gestione documentale, fortemente rivolta all’ottimizzazione dei processi produttivi, fanno sì che ci scelgano aziende delle varie tipologie di business, dislocate su tutto il territorio nazionale e worldwide.

Precursori, da sempre, della digital transformation, siamo il partner ideale per lo sviluppo e la gestione degli spazi digitali; aiutiamo le aziende a mettere in ordine e governare in modo semplice le informazioni ed i documenti per la gestione efficace degli stessi.

L’esperienza maturata dai nostri consulenti, lo studio delle esigenze, la realizzazione ed i risultati ottenuti in termini di efficacia dei progetti ci è valso il riconoscimento di Gold Partner Arxivar.

Annoveriamo tra i nostri clienti aziende Italiane leader dei settori retail, hospitality ecc… che operano a livello internazionale.

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