Soluzione realizzata da SC&R SRL
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
La grande quantità di e-mail smistata giornalmente ha reso obbligatoria l’organizzazione del ciclo di evasione:
- Eliminazione dei messaggi inutili o indesiderati
- Inoltro al personale effettivamente interessato
- Condivisione dei messaggi con più soggetti non necessariamente presenti tra i destinatari e non necessariamente in forza all’azienda (professionisti esterni, studio legale, etc etc)
Fra le esigenze, c’è stata quella di razionalizzare l’intero ciclo consentendo anche il controllo da parte di soggetti delegati alla verifica che nessuna e-mail (documentazioni, informazioni, integrazioni a messaggi precedenti etc etc) rimanesse inevasa e la possibilità di gestire tutti i tipi di messaggio di posta (ordinario e certificato) in maniera trasparente per l’utente.
Si è voluto anche abolire l’uso di altri client di posta (principalmente Outlook) per centralizzare automaticamente tutti i messaggi.
Realizzazione
É stato realizzato un prodotto totalmente nuovo da utilizzare esclusivamente via browser che riassume tutte le funzionalità in un solo ambiente:
- Integrazione completa in tempo reale con ARXivar NEXT
- Monitoraggio e archiviazione automatica di tutti gli account di posta in uso (ordinari e PEC)
- Attivazione dei processi gestionali interni con catalogazione automatica e/o manuale in aggiunta
- Dismissione di Outlook per ottenere la condivisione delle rubriche dando in più la possibilità di utilizzo da postazioni esterne all’azienda e su device diversi (tipicamente tablet) senza nessuna configurazione necessaria
- Controllo generale dell’andamento dell’evasione dei messaggi
xbWebMail utilizza NET MVC e librerie proprietarie di SC&R (xbMailAgent e xbMailRouter) appositamente sviluppate per i processi automatici che vengono configurati attraverso un meta linguaggio per la definizione delle regole di smistamento.
Workflow dedicati si occupano dell’instradamento dei task ai soggetti interessati attraverso meccanismi di determinazione automatica dei destinatari. Non esistono quindi messaggi inoltrati all’interno ma condivisi attraverso le funzionalità e la gestione dei permessi di NEXT
La dashboard per gli amministratori monitorizza l’andamento generale dei lavori in corso (anche selezionando un solo utente), mentre la stessa dashboard viene presentata all’utente con i soli propri dati come pagina di accesso predefinita.
Numerose possibilità di controllo sono a disposizione in ogni area dell’xbWebMail sia per l’amministratore che per ogni utente.
Pagina ufficiale xbWebMail : http://www.scr-onnet.com/it/xbwebmail
Risultati
Il panorama aziendale riguardante le comunicazioni via e-mail si è snellito e consolidato su carichi di lavoro sempre verificabili da parte dell’amministratore e dell’utente.
La condivisione delle informazioni ha permesso di coinvolgere velocemente altri soggetti non menzionati nei destinatari evitando duplicazioni di informazioni e conversazioni difficili da gestire.
Il sistema di annotazione (già previsto in NEXT) e promemoria (nuova funzionalità fornita da xbWebMail) ha completato il panorama degli strumenti di collaborazione indispensabile per questo genere di informazioni.
Il riconoscimento automatico di e-mail di tipo spam, completato dall’imposizione manuale dello stato di “posta indesiderata”, ha alimentato una blacklist aziendale che ha ridotto in maniera drastica la necessità di gestire posta inutile, anche solo per eliminarla.
L’integrazione immediata con NEXT ha consentito di gestire i task sia direttamente da xbWebMail sia richiamando le pagine specifiche di NEXT.
È stato realizzato un ambiente assolutamente unico sotto il profilo tecnico ed anche per la percezione dell’utente, a vantaggio della confidenza con lo strumento e dell’interesse ad utilizzarlo.
SC&R SRL
Dal 1991 SC&R, Gold Business Partner Arxivar, tiene fede al proprio nome: Sviluppo, Consulenza & Ricerca.
Sviluppo
Come software house realizziamo in proprio i nostri prodotti che sono frutto di un processo completamente in-house, dall'analisi delle necessità del Cliente o del mercato, allo sviluppo effettivo delle soluzioni.
Consulenza
Non sempre un'azienda ha necessità di nuovi strumenti; spesso è necessario valutare la situazione, le potenzialità , i punti critici, i miglioramenti o anche soltanto verificare che l'organizzazione rispecchi la migliore delle situazioni possibili.
Gli eventuali investimenti verranno in una fase successiva.
Ricerca
Qual'è il miglior prodotto per un dato risultato? Sembra una domanda semplice, ma la risposta non lo è affatto. Un prodotto può essere ottimo in un contesto e di ostacolo in un altro.
E poi, esiste già la soluzione per il Cliente o deve essere progettata ad-hoc? Quali sono gli strumenti più indicati? Sono già sul mercato o vanno ideati?
