Soluzione realizzata da DG PRO
Settore: Multisettore
Funzione: Risorse umane
Esigenza
L’azienda, che già utilizzava SAP ERP, si era dotata di Concur Expense, in modo da avere una gestione delle note spese più avanzata e potendo così, ad esempio, ricevere in automatico gli addebiti relativi alle carte di credito e abbinare più facilmente le spese alle ricevute.
Per migliorare alcuni automatismi e poter inviare le note spese in Conservazione Elettronica, il cliente ha richiesto di integrare Concur e ARXivar Next in modo che, sia i documenti contenenti i giustificativi delle spese che tutti i report mensili, venissero portati in automatico su quest’ultima piattaforma e da qui inviati in Conservazione.
Realizzazione
Con la collaborazione del fornitore di Concur, abbiamo integrato i due software utilizzando integralmente le API di ARXivar Next per conferire sia i documenti di tipo “Nota Spese” che i “Report Mensili”, corredati da tutti i metadati di riferimento.
Il passaggio dei documenti e dei dati è totalmente automatico e, in caso di eventuali anomalie, queste sono immediatamente segnalate all’amministratore di sistema per le opportune verifiche.
In ARXivar tutti i documenti vengono fascicolati, sempre in automatico, in base a differenti logiche quali:
– Azienda\Anno\Mese
– Azienda\Dipendenti\Nominativo Dipendente\Anno
– Progetto\SottoProgetto\Nominativo Dipendente
I documenti sono altresì facilmente ricercabili attraverso diverse Viste preparate ad hoc in base a specifiche esigenze di verifica.
All’interno di ARXivar Next, alcuni soggetti preposti provvedono in modo semplice e rapido a firmare digitalmente i documenti, potendo scegliere se utilizzare le firme con OTP presenti sul mercato o utilizzando la firma remota messa a disposizione da Able Tech.
Una volta firmati digitalmente, i documenti vengono avviati in modo automatico verso la Conservazione, operata dal servizio in outsourcing IX-CE, con il quale ARXivar continua a dialogare nel tempo in modo da evidenziare agli utenti, attraverso lo Stato di ciascun documento, i vari passaggi operativi che il processo prevede (documento “da firmare”, “Da inviare a IX-CE”, “Inviato a IX-CE”, “Conservato”).
Risultati
Grazie all’integrazione realizzata fra Concur e ARXivar, oltre che in virtù delle varie configurazioni realizzate all’interno della piattaforma ARXivar Next, si è raggiunto lo scopo di portare in modo facile e automatizzato le Note Spese in Conservazione Elettronica.
Ma non solo: grazie ad ARXivar Next, il cliente è anche in grado di fare diverse tipologie di analisi sulle spese sostenute dai dipendenti, reperire facilmente i giustificativi e verificare lo Stato di Conservazione dei documenti inviati a IX-CE.
DG PRO
DG PRO è un team di professionisti con solide competenze tecniche e grande passione per il proprio lavoro, che opera in ambito Digital Transformation, Business Process Management, Workflow Management, Information & Document Management per creare una leva di crescita per le aziende.
Il nostro obiettivo è infatti aumentare l'efficienza di una organizzazione a prescindere dalla sua dimensione, utilizzando solo strumenti e soluzioni efficaci sviluppate e applicate in progetti di successo.
Riteniamo che in ogni funzione aziendale e in ogni settore si possano migliorare i processi, favorendo lo sviluppo del business in un circolo virtuoso di step progressivi. I nostri cardini sono la competenza e la professionalità, unite al saper ascoltare le esigenze dei nostri interlocutori con l’energia di chi vuol essere sempre un passo avanti.
DG PRO è Partner ARXivar certificato e ha fatto di questa piattaforma e della sua integrazione nelle aziende il proprio pane quotidiano.
Per conoscere meglio DG PRO, i progetti sviluppati e le sue competenze e certificazioni, visita il sito www.dgpro.it
