Soluzione realizzata da Microsys
Settore: Multisettore
Funzione: Risorse umane
Esigenza
La gestione delle note spese, quella serie di documenti utilizzati dalle aziende per registrare le spese sostenute dai collaboratori durante l’attività lavorativa, come viaggi e pasti, è una procedura molto complessa, specialmente se gestita da remoto.
Ai dipendenti viene richiesto di raccogliere con precisione ricevute e dati per poi comunicarli all’ufficio HR, rimanendo in attesa di approvazione per ricevere un rimborso. A fronte di questa criticità, le aziende necessitano di soluzioni digitali, come app mobili, per semplificare la raccolta e la gestione delle note spese da remoto, migliorando l’efficienza complessiva.
Questa esigenza è stata espressa anche dal nostro cliente, il quale ha richiesto lo sviluppo di una soluzione per l’ottimizzazione del flusso delle note spese, suddiviso per missione, e la personalizzazione del processo approvativo in funzione della tipologia di utente.
Realizzazione
Questo progetto di ottimizzazione dei processi si declina secondo una serie di passaggi che coinvolgono diverse tecnologie.
Attraverso l’utilizzo di dispositivi mobili, vengono scansionati i giustificativi delle spese (scontrini, fatture, ecc..). I dati contenuti vengono elaborati dal plug in OCR (Fees), con la possibilità di essere modificati e/o corretti dagli utenti, e infine vengono inviati ad ARXivar Ready contestualmente all’invio delle immagini dei giustificativi. ARXivar Ready prende in carico le note spese e attiva i workflow di controllo e accettazione precedentemente impostati in base alle figure professionali.
Alla chiusura della missione i dati vengono trasmessi tramite l’interfaccia ARXivar 365, il connettore certificato tra ARXivar e Dyn BC realizzato da Microsys, al ERP Microsoft Dynamics BC dove possono essere contabilizzati. ARXivar Ready è inoltre stato impostato in modo da elaborare statistiche basate sui dati delle note spese (suddivise per voci di spesa, missione, collaboratore, ecc..).
Infine, le note spese vengono archiviate in ARXivar Ready nelle cartelle dell’ufficio HR, amministrazione e dei singoli dipendenti e i giustificativi archiviati a norma tramite il servizio IX-CE.
Risultati
Questa soluzione volta all’ottimizzazione dei processi ha comportato numerosi benefici per l’azienda cliente, quali:
- Riduzione dei tempi di consegna delle note spese e dei relativi giustificativi.
- Riduzione del margine di errore e del rischio di smarrire i documenti cartacei.
- Controllo immediato dei limiti di spesa per singola voce.
- Notifica immediata di incongruenze con conseguente richiesta di revisione.
- Velocizzazione del processo di approvazione.
- Riduzione dei tempi di gestione amministrativa e riduzione dei tempi di rimborso.
- Possibilità da parte della direzione di avere dashboard aggiornate in tempo reale per il monitoraggio delle spese.
Microsys
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Microsys è una società che offre servizi di consulenza informatica per la system Integration e lo sviluppo di applicazioni per rispondere puntualmente alle esigenze dei clienti.
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