Soluzione realizzata da SOGESI

Settore: Multisettore

Funzione: Progettazione

Esigenza

L’esigenza della società di produzione, con due sedi separate, è quella di raccogliere in modo centralizzato i documenti di tipo Ordini del ciclo attivo e passivo, tenendo traccia delle relazioni tra essi e di poterli condividere con i diretti interessati. L’altra esigenza è quella di digitalizzare il processo di invio al cliente / fornitore. 

Realizzazione

Tramite connettore con il gestionale si provvede all’archiviazione in ARXivar del PDF e la valorizzazione dei campi di profilo predefiniti e, in seguito, i documenti vengono relazionati tra loro (ove possibile) e, fascicolati per AOO/Cliente o Fornitore.

Gli utenti interessati potranno quindi allegare al profilo le mail o altri documenti collegati all’ordine prima di inviare il tutto via mail tramite Workflow ad avvio manuale.

Per il ciclo attivo la maggior parte delle volte l’ordine arriva direttamente in una mail.

E’ stato predisposto un Workflow per inviare automaticamente un’e-mail con allegata la Conferma d’Ordine al cliente, recuperata dall’integrazione con il gestionale, in caso l’indirizzo mail non fosse compilato viene inviata una notifica all’utente che ha avviato il processo per informarlo della mancanza e provvedere. Successivamente viene inviata una mail al Sales Manager associato al cliente, per condividere le informazioni dell’ordine e il cambio di stato del profilo.

Anche per il ciclo passivo è stato creato un Workflow per l’invio automatico di una mail, con allegato l’Ordine al fornitore, non vengono però inviate altre comunicazioni ad altri utenti in quanto sono previsti altri metodi.

Ogni sera infatti, viene inviata una mail di riepilogo all’utente che ha creato delle Richieste di fabbisogno che hanno generato un ordine.

Ogni settimana invece viene inviata una mail di riepilogo ai Responsabili interessati, in base al tipo di Ordine.

Risultati

  1. Archiviazione, Organizzazione automatizzata e centralizzata, in fascicoli elettronici multiazienda
  2. Consultazione dinamica e veloce per gli interessati.
  3. Riduzione della carta stampata.
  4. Gestione efficiente delle attività di invio della documentazione mediante workflow dedicati.
  5. Ottimizzazione dei tempi di lavoro.

Partner: SOGESI

SOGESI

Sogesi affianca le PMI da oltre 40 anni nello sfruttamento della Information Technology per il miglioramento competitivo.
Sogesi è sempre più motivata a portare esperienza e competenze nei punti chiave che determinano il successo del business dei propri clienti.