Soluzione realizzata da MC3 Innovation
Settore: Multisettore
Funzione: Progettazione
Esigenza
L’esigenza della società di produzione, con due sedi separate, è quella di raccogliere in modo centralizzato i documenti di tipo Ordini del ciclo attivo e passivo, tenendo traccia delle relazioni tra essi e di poterli condividere con i diretti interessati. L’altra esigenza è quella di digitalizzare il processo di invio al cliente / fornitore.
Realizzazione
Tramite connettore con il gestionale si provvede all’archiviazione in ARXivar del PDF e la valorizzazione dei campi di profilo predefiniti e, in seguito, i documenti vengono relazionati tra loro (ove possibile) e, fascicolati per AOO/Cliente o Fornitore.
Gli utenti interessati potranno quindi allegare al profilo le mail o altri documenti collegati all’ordine prima di inviare il tutto via mail tramite Workflow ad avvio manuale.
Per il ciclo attivo la maggior parte delle volte l’ordine arriva direttamente in una mail.
E’ stato predisposto un Workflow per inviare automaticamente un’e-mail con allegata la Conferma d’Ordine al cliente, recuperata dall’integrazione con il gestionale, in caso l’indirizzo mail non fosse compilato viene inviata una notifica all’utente che ha avviato il processo per informarlo della mancanza e provvedere. Successivamente viene inviata una mail al Sales Manager associato al cliente, per condividere le informazioni dell’ordine e il cambio di stato del profilo.
Anche per il ciclo passivo è stato creato un Workflow per l’invio automatico di una mail, con allegato l’Ordine al fornitore, non vengono però inviate altre comunicazioni ad altri utenti in quanto sono previsti altri metodi.
Ogni sera infatti, viene inviata una mail di riepilogo all’utente che ha creato delle Richieste di fabbisogno che hanno generato un ordine.
Ogni settimana invece viene inviata una mail di riepilogo ai Responsabili interessati, in base al tipo di Ordine.
Risultati
- Archiviazione, Organizzazione automatizzata e centralizzata, in fascicoli elettronici multiazienda
- Consultazione dinamica e veloce per gli interessati.
- Riduzione della carta stampata.
- Gestione efficiente delle attività di invio della documentazione mediante workflow dedicati.
- Ottimizzazione dei tempi di lavoro.
MC3 Innovation
Consulenza aziendale, implementazione ed assistenza costante di soluzioni software in ambito di Privacy, Organizzazione Aziendale, Gestione dei Sistemi Qualità, Sicurezza, Ambiente, Etica, Energia, Work Flow e Document Management per una conduzione più efficiente e sostenibile delle aziende e delle strutture sanitarie.
MC3 Innovation offre un servizio completo e altamente professionale: e-learning, consulenza altamente qualificata, competenza tecnica rivolta all’innovazione, fornitura ed assistenza di soluzioni applicative evolute, modulari, plasmate ad hoc sulle singole esigenze del cliente; questi sono gli elementi che la contraddistinguono.
