Gestione ordini mensa dipendenti con flusso automatizzato | ARXivar

Gestione ordini per la prenotazione del pranzo da parte dei dipendenti nel ristorante convenzionato con l’azienda: da questa esigenza di un’impresa è nato il progetto. L’obiettivo è stato proprio quello di rendere efficiente, semplice e veloce la gestione degli ordini sia per l’azienda che fruisce del servizio sia per il fornitore.

In un primo momento, ogni dipendente dell’azienda ordinava il pranzo tramite Whatsapp e questo procedimento risultava scomodo in quanto il fornitore doveva controllare i messaggi di ogni persona e riepilogare tutto l’ordine in cucina, con il rischio di perdere alcuni ordini per mancata lettura nella chat.

Gestione ordini dei pranzi dell’azienda direttamente sul portale ARXivar grazie ad un workflow dedicato. Ecco il progetto che è stato realizzato per velocizzare ed ottimizzare la procedura di invio e ricezione degli ordini: al ristorante arriva per e-mail l’ordine completo da girare alla cucina del locale, mentre i dipendenti – che già utilizzano ARXivar per compilare i rapportini di intervento – con un semplice click consultano il menù giornaliero ed inviano l’ordine.

Per realizzare il progetto che ha puntato sulla semplificazione delle gestioni ordini, sono state svolte le seguenti operazioni:

• inserimento di un’utenza specifica per il fornitore in modo che possa accedere alla piattaforma per visualizzare le ordinazioni della giornata e poter operare sul menù
• creazione della tipologia di documento “Menù” per inserire e visualizzare l’elenco dei piatti con le loro relative informazioni. Qui potrà operare esclusivamente il fornitore grazie all’utenza fornita per permettere l’inserimento del piatto del giorno, di nuovi piatti o le modifiche a quelli esistenti
• creazione della classe documentale “Ordine” in cui l’utente può selezionare, attraverso un campo a scelta multipla, il piatto o i piatti che vuole ordinare per il pranzo
• creazione di un modello in formato PDF contenente tutti gli ordini della giornata effettuati dai dipendenti

Inoltre, è stato sviluppato un flusso, con remind, per la corretta gestione ordine che opera in questo modo:

• gli utenti devono inserire il loro ordine all’interno di ARXivar prima delle 10:00 di ogni giornata lavorativa, in caso di dimenticanza ricevono un alert via e-mail per la profilazione dell’ordine alle ore 09:30
• alle ore 10:00 si avvia il flusso di gestione dell’ordine che inserisce all’interno di un modello PDF specifico tutti i piatti ordinati dai dipendenti con le relative informazioni sulle quantità, eventuali modifiche richieste e il prezzo dei singoli elementi
• una volta completata la compilazione del PDF, il file viene inviato automaticamente al fornitore grazie al servizio di spedizione delle e-mail presenti in ARXivar.

I risultati raggiunti sono i seguenti:

• maggior efficienza nel processo di inserimento dell’ordine da parte dell’utente grazie alla presenza del menù facilmente consultabile attraverso una vista che non richiede imputazione di parametri e che permette in pochi click di completare le operazioni richieste
• miglior operatività per il fornitore grazie all’accesso diretto alla piattaforma ARXivar per la gestione del menu e la visualizzazione degli ordini giornalieri
• miglioramento nella gestione delle spese relative al pranzo da parte dell’amministrazione che potrà consultare il prezzo di ogni singolo ordine direttamente dal portale web