Soluzione realizzata da Tosco Data
Settore: Multisettore
Funzione: Risorse umane
Esigenza: velocizzare la gestione PEC
L’esigenza è nata da un importante gruppo pistoiese impegnato nel vivaismo, nella riqualifica aree e leader in Italia per la manutenzione di zone verdi.
La necessità è stata quella di accelerare la gestione PEC in entrata e in uscita, organizzandole, smistandole e tracciandole, di migliorare notevolmente il ciclo di approvazione delle ferie e dei permessi del personale e di gestire il ciclo passivo.
Fra le richieste più importanti c’è stata quella di integrare il tutto con i sistemi gestionali di vario tipo già in uso presso le diverse società del gruppo.
Realizzazione: generato un flusso annidato per gestione PEC
ARXivar è stata la soluzione all-in-one.
- Sono stati sviluppati connettori ad-hoc con l’ERP, con il software di Gestione Commesse e con il gestore HR.
- Sviluppati plugin ARXivar server e client che hanno permesso l’implementazione dell’interfaccia di ARXivar stesso.
- Sviluppato portale web custom ad accesso riservato votato all’inserimento delle richieste dei dipendenti; collegato ad esso, il workflow di approvazione ferie e permessi che tiene conto delle gerarchiedell’organigramma aziendale. Inoltre tutte le informazioni di tale flusso vengono riportate in tempo reale sul software gestore HR interno.
- Creato un flusso annidato per la gestione PEC che permette, di archiviare con info aggiuntive quelle in arrivo e smistarle al reparto competente, di monitorare i tempi di risposta e di supervisionare e archiviare, con logica relazione, le PEC di risposta.
Risultati: i benefici gestione digitale informazioni
Attraverso l’utilizzo di ARXivar sono stati numerosi i benefici ottenuti:
- Le informazioni non sono più ridondanti. L’attività utente di data-entry è ridotta al minimo.
- L’esperienza utente è stata migliorata confrontandosi anche con l’operatività reale.
- I dipendenti sono stati felici di poter inserire una richiesta di ferie/permesso anche da smartphone e l’ufficio HR lo era altrettanto per il livello di tracciabilità del ciclo approvativo e il livello di integrazione con il software gestore HR.
- Nessuna PEC andrà più persa. Nessuna PEC rimarrà non gestita. Ogni PEC in uscita sarà approvata preventivamente dall’ufficio legale.
Tosco Data
Tosco Data nata nel 1984 , è un' Azienda toscana molto affermata.
Offriamo consulenze, prodotti e soluzioni in ambito digitale e IT solution, si affidano a Noi moltissime Aziende e Studi per organizzare al meglio la loro gestione .
L’azienda Tosco Data ha garantito negli anni una crescita costante della qualità del proprio servizio di consulenza specializzato in assistenza tecnica e sistemistica fino a diventare, di fatto, un servizio completo per la gestione integrale del proprio ambiente di lavoro.
Oggi siamo una realtà conosciuta, in Italia e non solo, sempre disposta ad offrire il meglio ai nostri clienti.
Per questo le soluzioni di Tosco Data sono utilizzate da più di 3.000 aziende.
