Processi automatizzati per prenotazioni strutture ricettive | ARXivar

Processi automatizzati per organizzare le disponibilità degli spazi e gestire le conferme. È stata questa l’esigenza emersa da alcune realtà di servizi rivolte ad un pubblico privato, parliamo sia di strutture ricettive sia di strutture destinate ad attività sportive o ludiche su prenotazione. L’obiettivo? Risparmiare tempo, energie e denaro. Grazie al motore di workflow di ARXivar, realizzabile su misura, un’esigenza di business si è trasformata in un’opportunità.

Queste realtà puntano ad avere a disposizione un calendario on-line su cui i clienti possano vedere in modo molto rapido gli slot di tempo e gli spazi disponibili per le prenotazioni.

Anche altre strutture come gli spazi di coworking o come chi gestisce sale per eventi e congressi, possono beneficiare della soluzione ARXivar con il calendario delle prenotazioni.

Con il software ARXivar è stata data una risposta al bisogno di avere processi automatizzati per le prenotazioni di clienti in strutture che offrono proprio servizi ai privati. Come? Attraverso un flusso di lavoro automatizzato ed efficiente che segue quattro step:

• I clienti visionano il calendario con gli slot disponibili e prenotano lo spazio direttamente on-line. Il calendario è integrabile con i CMS più comuni e quindi visionabile sul sito web dell’azienda.
• E’ possibile gestire anche gli accessi degli utenti: l’azienda stessa decide quali utenti sono autorizzati a visionare determinati calendari.
• Tutti i dati dell’utente vengono salvati su ARXivar creando un profilo documentale. In questo modo si possono utilizzare le informazioni registrate per gestire le prenotazioni, i report ed eventuali task personalizzati in base al tipo di necessità.
• Grazie al salvataggio dei dati su ARXivar è possibile, ad esempio, generare un report che mostra la fascia oraria più gettonata delle prenotazioni, piuttosto che un report per monitorare le statistiche delle presenze.

ARXivar è una soluzione completa che permette di integrarsi perfettamente nella gestione quotidiana del lavoro di queste realtà, divenendo la soluzione adatta per generare processi automatizzati e ottimizzare anche altri workflow.

I risultati raggiunti sono molteplici:

• Inserimento del calendario direttamente sul sito web, in questo modo i clienti possono prenotare in ogni momento della giornata con un semplice click, senza chiamare in struttura.
• Report sugli incassi, sulle presenze e molto altro. Uno strumento di controllo e reportistica consente di avere un’analisi dettagliata delle performance di processi e attività migliorando l’efficienza operativa.
• Analisi di previsioni sui guadagni mensili e sulla variazione potenziale del fatturato, modificando il prezzo orario.

Inoltre, ARXivar permette di gestire qualsiasi tipo di informazione, come nel caso di:

• Scadenze degli abbonamenti dei tesserati se si tratta di attività ludiche e sportive; questo permette l’azzeramento del margine di errore durante i rinnovi e la possibilità di invio di un alert automatico al cliente all’avvicinarsi della scadenza dell’abbonamento.
• Scadenze dei documenti (carta identità, certificato medico, contratti, preventivi, etc).
• Presenze del personale, comprese le ferie e i permessi dei dipendenti: è possibile gestire un calendario di turni di lavoro in modo semplice e veloce.
• Impostare un promemoria per ricordare ai clienti la loro prenotazione, inviando loro una notifica (ad esempio 1 ora prima).