Gestione presenze dei dipendenti con ARXivar

Adottare un sistema efficace per la gestione del personale costituisce oggi un elemento chiave dell’organizzazione e del successo di un’azienda. In particolare, laddove ci sono molti dipendenti e una modalità di lavora ibrida, è fondamentale programmare in anticipo le modalità e l’orario di lavoro tramite un foglio presenze.

Questa è stata la richiesta del nostro cliente – un’azienda con più di 200 dipendenti – serviva un nuovo sistema di gestione delle presenze dei propri dipendenti nei diversi uffici. Nello specifico, ogni dipendente programma la propria presenza in ufficio o la giornata in smartworking, così da poter gestire l’occupazione degli spazi e l’organizzazione delle attività.

Prima della soluzione che abbiamo proposto, l’azienda utilizzava un foglio presenze excel creato manualmente mese per mese, condiviso con tutti i dipendenti. L’utilizzo di excel per la rilevazione delle presenze, però, presentava degli svantaggi significativi. Da un lato, essendo condiviso con tutti, era modificabile da chiunque, e ogni dipendente poteva modificare le proprie e altrui presenze, anche quelle passate. Dall’altro, l’amministratore del file doveva ricrearlo di mese in mese e, se avesse avuto necessità di inserire o rimuovere nominativi, avrebbe dovuto farlo a mano. In un file così corposo, poi, non era facile trovare le informazioni cercate.

Il nostro obiettivo era quello di trovare uno strumento adeguato a gestire le presenze in modo tale da sopperire a tutti gli svantaggi di un foglio excel: per questo abbiamo deciso di proporre al nostro cliente ARXivar come software di gestione dei documenti aziendali.

Abbiamo pensato a quali dati dovesse immagazzinare ARXivar e abbiamo quindi creato due classi documentali:

• la classe anagrafica dipendente contenente tutti i dati dei dipendenti (nome completo, username di ARXivar, divisione aziendale di appartenenza). Dal momento che le anagrafiche dipendenti possono variare nel tempo, abbiamo costruito un processo apposito che permetta tramite una semplice maschera e una vista la creazione di nuovi dipendenti (con relativa creazione di utente ARXivar automatica), la modifica dei reparti e l’eliminazione.

• la classe pianificazione, che ospita tutti gli inserimenti di dati fatti dai dipendenti stessi.

Una volta completato il back end, siamo passati alla parte fondamentale: l’interfaccia di inserimento presenze. Sfruttando le chiamate API di ARXivar abbiamo costruito un’interfaccia Frontend Angular in grado di:

• gestire il login degli utenti tramite l’autenticazione in ARXivar;

• mostrare in maniera facile e intuitiva l’elenco dei dipendenti suddiviso per i vari reparti;

• gestire automaticamente la generazione dei vari “fogli excel”, ora rappresentati tramite tabelle appositamente formattate.

Oltre a questo abbiamo aggiunto dei controlli grafici sul numero massimo di presenze per reparto (i giorni che raggiungono il limite per reparto vengono evidenziati in rosso) e la possibilità di esportare tutti i dati filtrati in un file CSV per fare eventuali calcoli.

L’azienda cliente si è dotata di un nuovo sistema di rilevazione dellepresenze del personale più agevole e sicuro rispetto a quella prima in uso, che permette di pianificare in anticipo il lavoro da remoto.

Con l’utilizzo di ARXivar come software di gestione dei documenti, tutte le criticità sono state eliminate. La gestione delle presenze è automatizzata e non serve più un amministratore che si occupi di creare la tabella delle presenze, o di inserire e rimuovere i nuovi e vecchi dipendenti. I dipendenti ora possono modificare solo le proprie presenze, e solo per i giorni successivi a quello corrente, rendendo i documenti aziendali sicuri da manipolazioni. Si tratta di un sistema che permette di inserire anche eventuali assenze, ferie e permessi pianificati. I capi reparto e i responsabili delle risorse umane possono poi visionare, tramite un’interfaccia intuitiva con apposite viste e facilitazioni, tutte le informazioni relative alle presenze del personale in un unico luogo.