Soluzione realizzata da SIA
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
Il progetto nasce dall’esigenza di inviare per PEC, invece che per posta raccomandata o brevi manu, al produttore del rifiuto la quarta copia del FIR (Formulario Identificazione Rifiuto), ottemperando però alle norme in merito, in particolare rispettando i seguenti requisiti:
- Firma digitale del file PDF della quarta copia del FIR (se viene scelta la conservazione sostitutiva del documento);
- Invio tramite PEC alla PEC del produttore.
Realizzazione
È stata realizzata una integrazione tra ARXivar e GRIF Plus (software per la gestione rifiuti) che prevede un workflow siffatto:
- Al salvataggio delle registrazioni dei FIR con peso verificato a destino da GRIF vengono stampate delle etichette con codice a barre contenenti i profili documentali del FIR;
- Le etichette vengono applicate sulle quarte copie dei Formulari Identificazione Rifiuto;
- Tali documenti, così etichettati, vengono scansionati;
- ARXivar archivia i PDF completi dei loro profili documentali, li firma digitalmente e li invia per PEC alla PEC del produttore (che legge dalla sua anagrafica in Grif Plus);
- In ARXivar è possibile, tramite un pannellino di controllo, monitorare gli invii e le ricezioni delle PEC.
È stata realizzata una integrazione tra ARXivar e GRIF Plus (software per la gestione rifiuti) che prevede un workflow siffatto:
- Al salvataggio delle registrazioni dei FIR con peso verificato a destino da GRIF vengono stampate delle etichette con codice a barre contenenti i profili documentali del Formulario Identificazione Rifiuto;
- Le etichette vengono applicate sulle quarte copie dei Formulari Identificazione Rifiuto;
- Tali documenti, cosଠetichettati, vengono scansionati;
- ARXivar archivia i PDF completi dei loro profili documentali, li firma digitalmente e li invia per PEC alla PEC del produttore (che legge dalla sua anagrafica in Grif Plus);
- In ARXivar è possibile, tramite un pannellino di controllo, monitorare gli invii e le ricezioni delle PEC.
Risultati
Questi i principali risultati ottenuti grazie alla completa automatizzazione del processo:
- liberazione di risorse che prima venivano dedicate alla preparazione manuale dei plichi di FIR e alla loro relativa spedizione;
- risparmio dei costi di spedizione cartacea;
- archiviazione automatica del documento FIR con relativa semplificazione nella ricerca dello stesso
- Liberazione di spazi dedicati all’archiviazione dei documenti cartacei e diminuzione dei relativi costi di occupazione dello spazio.
Partner: SIA
SIA
SIA è la software house che produce GRIF Plus, software per la gestione delle aziende operanti nei settori dello smaltimento, trasporto, consulenza e intermediazione rifiuti. GRIF Plus è composto da moduli completamente integrati, configurabili ed installabili separatamente, nati per supportare i vari settori aziendali. Nel corso degli anni ha subito una costante evoluzione per l'adeguamento alle nuove normative e per rispondere alle crescenti esigenze gestionali, come ad esempio quelle dettate dalle certificazioni ISO 9001-14001 ed EMAS, e alla digitalizzazione.
