Soluzione realizzata da SIA

Settore: Multisettore

Funzione: Amministrazione

Esigenza

Il progetto nasce dall’esigenza di inviare per PEC, invece che per posta raccomandata o brevi manu, al produttore del rifiuto la quarta copia del FIR (Formulario Identificazione Rifiuto), ottemperando però alle norme in merito, in particolare rispettando i seguenti requisiti:

  • Firma digitale del file PDF della quarta copia del FIR (se viene scelta la conservazione sostitutiva del documento);
  • Invio tramite PEC alla PEC del produttore.

Realizzazione

È stata realizzata una integrazione tra ARXivar e GRIF Plus (software per la gestione rifiuti) che prevede un workflow siffatto:

  • Al salvataggio delle registrazioni dei FIR con peso verificato a destino da GRIF vengono stampate delle etichette con codice a barre contenenti i profili documentali del FIR;
  • Le etichette vengono applicate sulle quarte copie dei FIR;
  • Tali documenti, così etichettati, vengono scansionati;
  • ARXivar archivia i PDF completi dei loro profili documentali, li firma digitalmente e li invia per PEC alla PEC del produttore (che legge dalla sua anagrafica in Grif Plus);
  • In ARXivar è possibile, tramite un pannellino di controllo, monitorare gli invii e le ricezioni delle PEC.

È stata realizzata una integrazione tra ARXivar e GRIF Plus (software per la gestione rifiuti) che prevede un workflow siffatto:

  • Al salvataggio delle registrazioni dei FIR con peso verificato a destino da GRIF vengono stampate delle etichette con codice a barre contenenti i profili documentali del FIR;
  • Le etichette vengono applicate sulle quarte copie dei FIR;
  • Tali documenti, cosଠetichettati, vengono scansionati;
  • ARXivar archivia i PDF completi dei loro profili documentali, li firma digitalmente e li invia per PEC alla PEC del produttore (che legge dalla sua anagrafica in Grif Plus);
  • In ARXivar è possibile, tramite un pannellino di controllo, monitorare gli invii e le ricezioni delle PEC.

Risultati

Questi i principali risultati ottenuti grazie alla completa automatizzazione del processo:

  • liberazione di risorse che prima venivano dedicate alla preparazione manuale dei plichi di FIR e alla loro relativa spedizione;
  • risparmio dei costi di spedizione cartacea;
  • archiviazione automatica del documento FIR con relativa semplificazione nella ricerca dello stesso
  • Liberazione di spazi dedicati all’archiviazione dei documenti cartacei e diminuzione dei relativi costi di occupazione dello spazio.

Partner: SIA

SIA

SIA è la software house che produce GRIF Plus, software per la gestione delle aziende operanti nei settori dello smaltimento, trasporto, consulenza e intermediazione rifiuti. GRIF Plus è composto da moduli completamente integrati, configurabili ed installabili separatamente, nati per supportare i vari settori aziendali. Nel corso degli anni ha subito una costante evoluzione per l'adeguamento alle nuove normative e per rispondere alle crescenti esigenze gestionali, come ad esempio quelle dettate dalle certificazioni ISO 9001-14001 ed EMAS, e alla digitalizzazione.

SIA