Gestione richieste variazioni affidamento clienti

Il progetto nasce dalla necessità di approvare le richieste di variazione degli affidamenti riservati ai clienti, prima della loro imputazione all’interno dei sistemi ERP e di credit management, tenendo al contempo presente tutte le informazioni che possano essere di supporto alla decisione:

• ordini precedenti e futuri
• presenza di coperture assicurative/fideiussioni
• report di credit check riferiti alla solidità economico finanziaria del cliente

Tra gli obiettivi del progetto anche:

• eliminare la produzione o duplicazione della documentazione di supporto alla decisione, scambiata tra gli approvatori in varie modalità (mail, stampa cartacea, directory condivise)
• avere possibilità di ricostruire, in qualunque momento, tutte le fasi e le motivazioni che hanno condotto alla variazione dell’affidamento riservato ad un cliente, in maniera puntuale e al contempo, flessibile.

• Sono stati ricreati nel sistema ARXivar i moduli di richiesta variazione affidamento usati già dalla forza vendite. I moduli sono così risultati accessibili anche in mobilità, mediante applicazione mobile nativamente integrata con ARXivar.
• All’inserimento di ciascuna richiesta è stato predisposto l’avvio di un workflow ARXivar dedicato al:
  • Recupero automatico di tutte le principali informazioni sul cliente, relative all’andamento di ordini e pagamenti
  • Raccolta automatica di tutta la documentazione relativa alla pratica fido, alla revisione più aggiornata, così da renderla integralmente disponibile ai valutatori ed agli analisti interni, per una immediata consultazione o revisione della stessa.
  • In base al gruppo clienti ed all’entità dell’affidamento proposto è stato possibile stabilire dinamicamente il numero di livelli manageriali da coinvolgere e gli utenti di competenza.
• Gli utenti coinvolti in ciascun iter approvativo, dispongono di funzionalità integrate per scambiare osservazioni e note tra loro nel corso del workflow, eliminando di fatto lo scambio di email. Al termine dell’iter di approvazione, tutte le considerazioni sono archiviate in maniera collegata alla richiesta di variazione ed alla pratica fido, così da essere sempre consultabili a posteriori per ricostruire l’intero iter approvativo.

Aggiornamento dati finanziari su sistema ERP.

Solo al termine del workflow approvativo, ed in base all’esito con la quale si è conclusa la procedura di valutazione, i dati relativi al rinnovato affidamento al cliente sono trasferiti da ARXivar al sistema ERP ed al modulo di credit management, mantenendo questa base dati sempre aggiornata e preservandola dalle operazioni di aggiornamento, comparazione o integrazione necessarie durante la valutazione.

Revisioni straordinarie ed ordinarie delle pratiche di affidamento ai clienti

Arxivar gestisce anche le revisioni ordinarie (cioè pianificate con cadenze periodiche) gestendone lo scadenzario; è possibile però avviare procedure straordinarie di revisione dell’intera pratica, a fronte di sopraggiunte informazioni finanziarie o trattative in corso segnalate nel CRM. Entrambe le procedure (revisione ordinaria e straordinaria), seguendo lo stesso iter valutativo della richiesta di variazione proposta dalla forza vendite, sono state gestite attraverso dei workflow “clonati” dal primo, che ha costituito una base di partenza su cui perfezionare le procedure, riducendo i tempi di rilascio.

Recupero del Pregresso archiviato su cartelle condivise nei file server aziendali

Attraverso il tool standard ARXivar Plugin Manager è stato possibile recuperare tutta la documentazione delle pratiche fido, che prima dell’introduzione di arxivar in azienda, risiedevano in cartelle su file server condivisi.