Gestione risorse umane: attività automatizzate con workflow | ARXivar

L’esigenza è nata dal bisogno di organizzare un’efficiente gestione risorse umane in azienda tenendo conto delle seguenti attività di reparto:

• gestione del rapporto d’impiego, dei dossier personali e delle mutazioni
• gestione dei salari
• gestione dei tempi di lavoro, degli apprendisti ed il controlling del personale
• gestione dei curricula
• aggiornamento formativo
• congedi, gli infortuni, la malattia e le vacanze oltre a tutte le altre comunicazioni da e verso i propri collaboratori

Gestire il personale in organico in modo sempre più efficiente, dalla richiesta e approvazione di ferie e permessi alla gestione delle note spese e trasferte, dal materiale in dotazione alle comunicazioni ai dipendenti, automatizzando le procedure quotidiane e ripetitive, condividendo con estrema semplicità documenti e processi e gestendo le informazioni in modo strutturato e organizzato mediante procedure di condivisione e approvazione.

Ogni attività legata alla gestione risorse umane viene, adesso, gestita con ARXivar secondo processi organizzati:

Gestione dei curricula e ricerca di nuovo personale

Il processo di catalogazione ed archiviazione del curriculum prevede la possibilità di inserire una serie di informazioni anagrafiche del candidato, funzionali poi alle successive ricerche. Oltre a dati quali le più comuni generalità o il grado di istruzione, si può associare il candidato ad una specifica posizione aperta in una determinata area aziendale. La successiva ricerca dei curricula può avvenire, così, in modo mirato e veloce tramite specifiche chiavi o con ricerca libera sul documento grazie a sistemi OCR.

A fronte di ogni colloquio svolto è possibile avviare un vero e proprio workflow che può vedere coinvolti più selezionatori (qualora il candidato debba incontrare diverse persone all’interno dell’organizzazione), i quali potranno memorizzare tutti i commenti e le informazioni più importanti relative all’incontro.

Questo sistema rappresenta un solo contenitore d’informazioni, in sostanza un patrimonio semplice, organizzato ed aggiornato di dati sempre a disposizione degli uffici personale o di manager di area o funzione.

Gestione dell’iter di assunzione e creazione di un fascicolo dipendente

Nel momento in cui viene scelto il candidato ideale per una determinata posizione aperta, viene avviato un processo (o workflow) di gestione iter di assunzione. Il processo prevede diversi task operativi sequenziali o contemporanei, che coinvolgono varie funzioni aziendali:

• Richiesta di assunzione, a carico del Manager dell’area in cui verrà inserita la nuova risorsa
• Preparazione documentazione necessaria per l’assunzione, a carico dell’ufficio personale
• Redazione del contratto, che dovrà poi essere approvato dalla direzione e sottoposto a visione per conferma definitiva del futuro responsabile del nuovo assunto
• Iscrizione a libro paga a carico dell’amministrazione
• Preparazione delle postazioni di lavoro a carico dell’area IT, con relative dotazioni aziendali

Queste attività devono essere indirizzate agli utenti corretti e nelle giuste tempistiche, per facilitare ed ottimizzare l’operatività aziendale.

Tra le varie azioni, spesso è obbligatoria l’archiviazione e la creazione di documenti, che può essere facilitata grazie alla gestione di appositi modelli. Si crea così automaticamente un vero e proprio fascicolo per ogni collaboratore, che racchiude la sua “storia lavorativa” con tutte le informazioni e documenti ad essa collegati e che si arricchirà nel tempo con ulteriori dettagli lavorativi del dipendente.

Richiesta e approvazione ferie e permessi

Un altro processo che può essere svolto in modo efficace ed automatico è quello relativo alla richiesta ed approvazione ferie e permessi. Inserendo tutti i dati nel sistema si possono chiedere e vagliare le richieste in pochi step operativi ed evitare eventuali disallineamenti informativi, prevedendo che il sistema gestisca anche le modifiche delle richieste stesse.

Un ulteriore vantaggio della gestione univoca delle richieste si ritrova nella consuntivazione di fine mese, tipicamente a carico dell’Ufficio Personale o Amministrativo che sarà molto più breve e semplificata.

Una gestione per processi che si compone di pochi e semplici step, che scompongono le attività in:

• Inserimento della richiesta di ferie o permesso a cura del collaboratore che compila una semplice scheda (sia da computer pc che da mobile), indicando campi quali il tipo di richiesta, il periodo, la durata ed eventuali note
• Invio al responsabile della richiesta (le informazioni salvate vengono inviate automaticamente dal sistema al responsabile)
• Approvazione o rifiuto della richiesta: tramite task o direttamente dalla mail ricevuta, ogni responsabile può inserire la sua risposta nel sistema
• Risposta automatica del responsabile che giunge all’autore della richiesta e all’amministrazione e, in caso di approvazione, comunicazione automatica del periodo di assenza a tutti i collaboratori di reparto.

Naturalmente la modifica della richiesta e la rispettiva approvazione saranno organizzate sempre attraverso dei processi e quindi risulteranno ugualmente semplici e veloci.

La gestione dei processi aziendali anche in questo caso semplifica lo svolgimento di quelle attività che sono indispensabili, come la richiesta di ferie o permessi, ma che non portano valore aggiunto in azienda e che in questo modo sono abbreviate. Alla fine di ogni mese, inoltre, l’addetto dell’amministrazione potrà semplicemente eseguire una vista, selezionando il periodo interessato, e visualizzare così solo le richieste accettate, che vanno considerate per la consuntivazione delle presenze, ottenendo così in pochi secondi una tabella con tutti i dati necessari.

Richieste e approvazione rimborso spese

Il sistema raccoglie e memorizza le note spese inserite direttamente dal dipendente tramite smartphone o pc, allegando i documenti giustificativi. Successivamente verrà comunicata la richiesta per approvazione al rimborso all’amministrazione contenente tutti i dati necessari alla valutazione. Infine l’ufficio risorse umane, così come ogni singolo utente, avrà a disposizione elenchi già ordinati e report suddivisi per mensilità.

Comunicazione inabilità al lavoro

Il collaboratore potrà tramite smartphone o pc inviare direttamente alle risorse umane la comunicazione di inabilità lavorativa indicando il periodo di assenza e la percentuale di inabilità allegando il relativo certificato rilasciato dal medico curante. La comunicazione, così come il documento allegato, verrà automaticamente fascicolata e resa disponibile tramite viste pre-configurate per la successiva consultazione da parte delle risorse umane o del collaboratore interessato.

Gestione busta paga e certificato di salario

Un altro processo che può essere svolto in modo efficace ed automatico è quello relativo alla gestione della busta paga e del certificato di salario. Basterà infatti salvare il pdf contenente tutte le buste paga dei collaboratori in un’apposita cartella monitorata. Successivamente, in totale autonomia, la piattaforma smisterà per ciascun collaboratore i propri documenti, archiviandoli e fascicolandoli come da processo e comunicando tempestivamente l’operazione al diretto interessato consentendone così la consultazione tramite pc o da mobile.

Gestione delle comunicazioni interne ed esterne

Possibilità di gestire qualsiasi comunicazione interna, in entrata o in uscita tramite apposite form contenenti i dati richiesti per la corretta gestione e i documenti digitalizzati. La piattaforma potrà poi indirizzare automaticamente le comunicazioni verso utenti interni oppure esterni tramite la creazione di modelli mail pre-configurati. Ogni comunicazione, così come i documenti allegati, verrà automaticamente fascicolata e resa disponibile tramite viste pre-configurate per la successiva consultazione.

L’utilizzo dei flussi di lavoro digitali sviluppati per la gestione risorse umane, ha permesso una migliore collaborazione tra i reparti, rendendo più snelle e efficaci le procedure di protocollazione dei documenti. Ecco i due step essenziali:

Condivisione

La documentazione risulta rintracciabile e consultabile elettronicamente in qualsiasi momento e da parte di tutti gli utenti, evitando la perdita di informazioni rilevanti ai fini del processo di approvvigionamento.

Ottimizzazione

L’archiviazione elettronica dei documenti a supporto del flusso dedicato agli acquisti dei beni, ha abbattuto i costi e limitato l’utilizzo della carta nella fase di gestione e comunicazione tra i diversi uffici incaricati.

La definizione di un modello predefinito dell’RdA ha notevolmente ridotto i tempi di gestione delle richieste avanzate dai diversi reparti, a vantaggio dell’ufficio acquisti così facilitato nel monitorare il fabbisogno giornaliero dei materiali necessari alla produzione.