Soluzione realizzata da TT Tecnosistemi
Settore: Servizi
Funzione: Progettazione
Esigenza
Questo progetto è stato realizzato per un’azienda che si occupa di certificazioni in ambito ferroviario.
Il progetto nasce dall’esigenza di superare la gestione non strutturata del processo basata su e-mail e fogli excel in una organizzazione che conta più di 100 persone, a favore di una gestione strutturata per produrre la documentazione di certificazione in modo automatico e standardizzato in base ai metadati di profili documentali nel rispetto delle direttive delle autorità di certificazione.
La produzione della documentazione avviene nell’ambito di un workflow complesso che coinvolge i vari uffici interessati: i coordinatori di settore, i referenti di certificazione e del Sistema di Gestione della Qualità, la Segreteria Tecnica ed il suo Direttore.
Realizzazione
La realizzazione e l’implementazione in ARXivar Next del progetto è partita dalla rappresentazione delle entità coinvolte tramite una gerarchia di classi documentali e campi aggiuntivi, mantenendo il legame tra entità mediante campi ClasseBox e Multi value.
E’ stato utilizzato il motore workflow per orchestrare il flusso tra gli interessati, la creazione dei profili si è basata sui modelli, Plugin Manager è stato utilizzato per automatizzare la generazione della documentazione di certificazione, ARXivar Report per generare in modo standard le stampe pdf della documentazione e ARXPP per unire, accodare e manipolare le stampe.
La formazione, prima ad un gruppo ristretto poi a tutti gli interessati, e la creazione di un’apposita manualistica ha facilitato la digital transformation.
Risultati
Attraverso l’utilizzo del software ARXivar, sono stati raggiunti i seguenti risultati:
- Standardizzazione del processo
- Abbattimento dei tempi spesi in attività manuale
- Generazione automatica della documentazione in modo conforme a enti regolatori
- Unificazione degli archivi con riduzione dei duplicati
- Maggiore condivisione
- Facilitazione dell’introduzione di nuove risorse in azienda
TT Tecnosistemi
TT Tecnosistemi è un system integrator di Information Technology dal 1984, oltre che Partner Arxivar Certificato GOLD.
La struttura è presente con un'organizzazione tecnica e commerciale in Toscana, Emilia Romagna, Umbria, Marche, Lazio.
La forte propensione all'innovazione spinge l'azienda a realizzare progetti su misura senza perಠdimenticare l'efficienza di soluzioni standardizzate, che possono essere customizzate sulla base delle diverse realtà dei clienti.
