Soluzione realizzata da TT Tecnosistemi

Settore: Servizi

Funzione: Progettazione

Esigenza

Questo progetto è stato realizzato per un’azienda che si occupa di certificazioni in ambito ferroviario.

Il progetto nasce dall’esigenza di superare la gestione non strutturata del processo basata su e-mail e fogli excel in una organizzazione che conta più di 100 persone, a favore di una gestione strutturata per produrre la documentazione di certificazione in modo automatico e standardizzato in base ai metadati di profili documentali nel rispetto delle direttive delle autorità di certificazione.

La produzione della documentazione avviene nell’ambito di un workflow complesso che coinvolge i vari uffici interessati: i coordinatori di settore, i referenti di certificazione e del Sistema di Gestione della Qualità, la Segreteria Tecnica ed il suo Direttore.

Realizzazione

La realizzazione e l’implementazione in ARXivar Next del progetto è partita dalla rappresentazione delle entità coinvolte tramite una gerarchia di classi documentali e campi aggiuntivi, mantenendo il legame tra entità mediante campi ClasseBox e Multi value.

E’ stato utilizzato il motore workflow per orchestrare il flusso tra gli interessati, la creazione dei profili si è basata sui modelli, Plugin Manager è stato utilizzato per automatizzare la generazione della documentazione di certificazione, ARXivar Report per generare in modo standard le stampe pdf della documentazione e ARXPP per unire, accodare e manipolare le stampe.

La formazione, prima ad un gruppo ristretto poi a tutti gli interessati, e la creazione di un’apposita manualistica ha facilitato la digital transformation.

Risultati

Attraverso l’utilizzo del software ARXivar, sono stati raggiunti i seguenti risultati:

  • Standardizzazione del processo
  • Abbattimento dei tempi spesi in attività manuale
  • Generazione automatica della documentazione in modo conforme a enti regolatori
  • Unificazione degli archivi con riduzione dei duplicati
  • Maggiore condivisione
  • Facilitazione dell’introduzione di nuove risorse in azienda

TT Tecnosistemi

TT Tecnosistemi è un system integrator di Information Technology dal 1984, oltre che Partner Arxivar Certificato GOLD. 

La struttura è presente con un'organizzazione tecnica e commerciale in Toscana, Emilia Romagna, Umbria, Marche, Lazio.

La forte propensione all'innovazione spinge l'azienda a realizzare progetti su misura senza perಠdimenticare l'efficienza di soluzioni standardizzate, che possono essere customizzate sulla base delle diverse realtà  dei clienti.

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