Il Doganalista ARXivar

La soluzione nasce per integrare il sistema informativo utilizzato per la gestione delle pratiche doganali e per la gestione amministrativa e operativa delle spedizioni marittime con un sistema di gestione documentale e di processo che non aggiunge ulteriori passaggi procedurali, elimina gli errori della digitazione manuale e riduce drasticamente i tempi di produzione della documentazione.

Questa implementazione, per quanto sviluppata per il settore delle spedizioni doganali, nasce e trae spunto da esigenze comuni a qualsiasi azienda che voglia acquisire un vantaggio competitivo nel mercato attuale dei servizi, e di conseguenza debba strutturarsi in modo adeguato per fornire la consultazione e l’ esposizione di contenuti ai propri clienti in uno scenario del tutto assimilabile al più classico dei CRM B2B.

ARXivar recepisce in modo automatico le informazioni dal sistema ERP e le rende immediatamente disponibili al cliente, nei vari formati previsti, in base alla tipologia ed allo stato del documento.

In gran parte si tratta di profili documentali che vengono generati dalla scansione di documenti cartacei sui quali vengono applicate le corrispondenti etichette barcode emesse all’atto della registrazione nell’ERP (secondo una logica simile al più classico dei cicli passivi), ma anche di documenti che vengono prodotti dal monitoraggio di mail dedicate.

ll sistema dunque:

• Eroga servizi push , quando ad esempio l’immagine viene associata al barcode generando l’invio automatico alla mail del cliente
• Eroga servizi on-demand basati su web-api che consentono la comunicazione programmatica bi-direzionale. Ad esempio il cliente è in grado di innescare i processi collegati all’avvio di una pratica di spedizione inviando un ordine PO. (Purchase Order) mediante una chiamata alle nostre web-api, e consultare costantemente il progresso delle attività.

La soluzione è implementabile sia in ARXivar V5 che in NEXT. In versione 5 (utilizzabile anche in Next) viene resa disponibile una interfaccia WEB sviluppata ad hoc per la consultazione delle pratiche da parte degli utenti esterni.

Prima dell’implementazione della soluzione , era necessario disporre di operatori dedicati a rispondere alle continue richieste della clientela, attività  abbastanza problematica anche in considerazione dei vari fusi orari che coinvolgono le spedizioni internazionali. Inoltre i tempi di produzione delle pratiche erano dilatati a causa di colli di bottiglia causati dalla mancanza di standardizzazione dei processi.

Oggi gli stessi operatori si dedicano principalmente ad attività  commerciali a più alto valore aggiunto. Il cliente esterno, in autonomia , può disporre in tempo reale di tutte le informazioni utili a pianificare le proprie attività  amministrativa e gestionali. In particolare sono esposte informazioni relative aile seguenti tipologie documentali:

• Bolle doganali
• P.O.D.
• Documenti fiscali
• P.O.
• Documenti generici

Possibilità  di ricerca per :

• Containers
• Bolle doganali
• Numero viaggio / Motonave
• P.O.
• Bordero/Pratica
• Oggetto della fornitura
• Data di variazione intervenuta su qualsiasi documento della pratica

Informazioni disponibili ( per singolo container):

• Data partenza ( stimata/effettiva)
• Data arrivo ( stimata/effettiva)
• Data consegna (stimata/effettiva)
• Etc.etc.