Inviare circolari a clienti e fornitori con ARXivar

Gestire con efficacia la comunicazione con i clienti e i fornitori, soprattutto quando un’azienda intrattiene rapporti con molti soggetti, non è affatto semplice. La mole di documenti importanti che devono essere inviati e che devono arrivare con certezza a destinazione richiede l’implementazione di un processo aziendale specifico e strutturato.

In particolare, l’azienda cliente, che opera nello sviluppo di componenti per macchinari industriali, aveva la necessità di:

• inviare le circolari all’interno di un unico gestionale che sapesse raccogliere sia i dati anagrafici e gli indirizzi di clienti e fornitori, sia i documenti PDF da allegare alle comunicazioni;

• mantenere lo storico delle circolari inviate;

• individuare velocemente le email non inviate per errori vari (indirizzo non corretto, errori di sistema, email senza allegati, ecc.).

L’obiettivo è stato quello di configurare un flusso che permettesse subito di riconoscere eventuali errori di invio e desse la certezza sulle comunicazioni inviate.

La soluzione pensata per riflettere le caratteristiche elencate dal cliente è stata quella di abbinare le potenzialità di Plugin Manager per l’importazione dei file e dei destinatari con i flussi V2 di ARXivar Next per il recupero delle mail e l’invio dei documenti.

Come “contenitore” per archiviare le circolari è stata creata un’apposita classe documentale chiamata “circolari a cliente/fornitore”. Per importare le circolari, l’azienda cliente deve:

• caricare in una cartella specifica un CSV con struttura concordata contenente i dettagli delle mail da inviare, il codice cliente/fornitore a cui inviare le circolari, indicazioni sull’eventuale invio automatico e i riferimenti al nome del PDF da associare alla mail;

• caricare in un’altra cartella stabilita i file PDF con i testi delle circolari, ciascuno associato a uno specifico cliente o fornitore.

A questo punto, occorre eseguire un file .BAT che avvia tutto il processo di recupero dei dati e invio delle circolari in ARXivar tramite Plugin Manager. Il sistema può gestire l’invio delle circolari in 5 lingue diverse, che devono essere specificate all’interno del file Excel.

Nello specifico, Plugin Manager recupera le informazioni sui destinatari e importa i PDF delle circolari caricati nelle due cartelle, controlla che i file associati ai vari profili cliente siano corretti e procede all’invio delle circolari. Una volta che le mail vengono inviate, in ARXivar sarà possibile vedere lo stato di tutte le circolari (se l’invio è andato a buon fine oppure no) e consultarle nuovamente.

Con lo sviluppo di questo sistema, il nostro cliente ha la possibilità di inviare in autonomia le circolari a clienti e fornitori in modo automatizzato, veloce ed efficiente riducendo le possibilità di errori dovute alla mole delle comunicazioni. Tramite ARXivar, è sempre possibile controllare lo storico degli invii e accertarsi che ogni email sia stata recapitata con l’allegato corretto.