Soluzione realizzata da Mastercopy
Settore: Multisettore
Funzione: Amministrazione
Esigenza
Gestire in modo funzionale l’invio massivo, la ricezione e l’archiviazione del documento di “convocazione assemblea” creando il modello direttamente con ARXivar.
A sollevare questa richiesta è stata un’associazione che rappresenta numerose case di cura e ospedali privati italiani.
Realizzazione
Convocazione assemblea:
Realizzazione di un modello MsWord con dati variabili (convocazione assemblea) su carta intestata. Modifica della struttura e del contenuto del modello ed esecuzione dell’invio consentita solo a determinati utenti/gruppi
Connessione a database del gestionale del cliente:
Per il recupero dei dati (indirizzi PEC, ragione sociale, indirizzo, città, etc etc) necessari alla compilazione e invio di ogni modello, in ARXivar è stato creato un collegamento al relativo database con le credenziali in sola lettura.
Processo di invio massivo PEC in uscita:
- Un primo workflow (che definiamo di servizio) si occupa di archiviare in ARXivar in formato PDF il modello “convocazione assemblea” e di inviarlo singolarmente per PEC ad ogni indirizzo presente nella Vista SQL. Conseguentemente vengono archiviate le PEC inviate con determinati campi aggiuntivi a corredo del profilo.
- Un secondo workflow (di tipo operativo) si occupa di notificare a determinati utenti o gruppo di utenti, tramite degli appositi task, le ricevute di errore o mancata consegna delle PEC inviate, rendendo disponibili le e-mail di notifica con la descrizione della motivazione del problema e (in allegato) l’e-mail precedentemente inviata a cui fa riferimento l’errore.
Il task rimane attivo fino a quando l’utente non lo conclude con l’apposito comando. Una volto chiuso, ARXivar invia nuovamente il messaggio originale. Nel caso in cui il messaggio non vada ancora a buon fine, si aprirà un nuovo task per gestire l’errore fino a quando il problema non verrà risolto.
Archiviazione PEC in entrata:
Per le PEC in uscita l’archiviazione non avviene tramite task ma solo tramite l’indirizzo PEC definito. Le PEC in ingresso sono in ARXivar con profilo predefinito, con uno stato documentale “da archiviare ” e con i campi standard di profilo presi in automatico dall’e-mail.
Eventuali campi aggiuntivi vengono gestiti direttamente dall’utente.
Per l’utente o gruppo di utenti definito è disponibile una vista personalizzata “PEC da profilare” che consente di ricercare in ARXivar tutte le PEC in ingresso e che riportano lo stato “da archiviare”.
Viste personalizzate per la ricerca:
Sono state create delle viste personalizzate per la ricerca delle PEC inviate e ricevute.
Il modello richiesto, adesso, viene utilizzato sia per riunioni e/o eventi interni sia per l’organizzazione di eventi che coinvolge le strutture associate.
L’implementazione realizzata prevede l’archiviazione e l’invio massivo del modello “convocazione assemblea” tramite PEC gestendo le relative ricevute di ritorno PEC tramite lo sviluppo di workflow specifici.
Risultati
- Ottimizzazione tempi e gestione delle PEC
- Archiviazione automatica delle PEC e relative Notifiche
- Invio automatico delle PEC con integrazione Lista di Distribuzione
- Ottimizzazione Ricerca e Consultazione
Mastercopy
Mastercopy Group è un’impresa con sede a Roma specializzata nella fornitura di macchinari e soluzioni per l’ufficio, che dal 1994 assiste più di 2.500 clienti in tutta Italia tra professionisti e aziende. Vendiamo e noleggiamo sistemi multifunzione avanzati per la stampa, la copia e la scansione; monitor interattivi; proiettori e sistemi di videoconferenza.
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Ci rivolgiamo infine al mercato in qualità di Business Partner AbleTech con l’obiettivo di implementare soluzioni strategiche e certificate nell'ambito della Gestione Documentale e dei Processi Aziendali.
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