Libro degli inventari: il workflow digitale per ridurre gli errori

L’esigenza è stata quella di trovare un modo sicuro, funzionale e digitale per raccogliere informazioni in un unico documento, il libro degli inventari, evitando errori e perdite di tempo.

Secondo il codice civile, infatti, il libro degli inventari è un documento obbligatorio per tutti gli imprenditori commerciali ed ha delle caratteristiche che lo rendono spesso complesso da produrre. È composto da informazioni relative all’impresa che sono dislocate in diversi documenti: stampe gestionali, fogli Excel, PDF etc. etc.

Le informazioni, per esempio, possono essere riferite a:

• Immobili posseduti dall’impresa
• Beni utilizzati come macchinari e impianti per la produzione
• Materie prime e prodotti finiti
• Brevetti e diritti
• Partecipazioni e titoli
• Crediti e debiti di diverso tipo
• Denaro posseduto e valori di cassa
• Capitale sociale e riserve
• Fondi, indicandone anche la variazione se presente

Una volta raccolte tutte le informazioni, l’esigenza è stata quindi quella di produrre un unico documento con numerazione progressiva delle pagine, l’indicazione dell’anno e dell’impresa di riferimento.

È naturale che si possa incorrere in errori nell’assemblare il libro degli inventari a mano o con procedure di stampa semi automatiche (come, per esempio, la stampa su pagine pre-numerate), errori che possono portare a ristampe e conseguente perdita di tempo nella sua produzione; il libro degli inventari, inoltre, come altre scritture obbligatorie, è da conservare in archivio per dieci anni.

M.C.G. ha realizzato un’applicazione disponibile sia per ARXivar Next che per ARXivar Ready che prepara il libro degli inventari in modo completamente digitale e con numerosi punti di controllo e validazione:

• Il cliente può caricare i documenti che compongono il libro degli inventari in apposite schede di ARXivar che sono ordinate secondo le preferenze dell’utente
• Il fascicolo elettronico di documenti così creato per ogni anno, può essere revisionato e modificato in ogni momento grazie alle funzioni standard del prodotto

La procedura realizzata da M.C.G. può, inoltre, riscontrare informazioni con dati estratti dai sistemi gestionali fino al momento in cui l’utente richiede la produzione del libro in formato PDF. L’applicazione crea una bozza del documento che sottopone ad un workflow approvativo, al termine del quale il libro può essere confermato e quindi numerato automaticamente in tutte le pagine dall’applicazione o tornare allo stato di bozza.

Alla fine della procedura l’applicazione propone di archiviare il file tramite il servizio di conservazione elettronica a norma IX-CE o la stampa del documento.

L’amministrazione ha potuto produrre il libro degli inventari con notevoli vantaggi per l’azienda:

• risparmio di tempo: i documenti provenienti da diverse applicazioni sono stati memorizzati in un unico archivio digitale e facilmente reperibili
• riduzione degli errori: dimenticanze nella sequenza di pagine o nel caricamento di file sono state ridotte dalla procedura guidata di caricamento e, in caso di errore, le anomalie sono state corrette direttamente in ARXivar;
• evitare stampe inutili: grazie ad una procedura affidabile e controllata in ogni sua parte che ha prodotto il file PDF chiedendo conferma prima di archiviarlo o stamparlo.

La conservazione elettronica ha aggiunto ulteriori risparmi sostituendosi alla produzione fisica del documento di carta e della sua firma con una procedura a norma di legge che custodisce i libri degli inventari per 10 anni.