Soluzione realizzata da BRAIN SYSTEM Srl

Settore: Multisettore

Funzione: Progettazione

Contratti  manutenzione condomini: la gestione digitale fa la differenza

Le aziende che si occupano della manutenzione e dell’istallazione linee vita sui tetti dei condomini, devono fare i conti con una mole elevata di documenti. Nel mondo dei contratti di manutenzione con interventi regolari, infatti, è essenziale l’adozione di un sistema che sia in grado di gestire in modo completo la procedura di apertura del contratto, la gestione documentale aggiuntiva e la schedulazione delle manutenzioni. A ciò, si aggiunge, che avendo i contratti periodi di validità differenti, è necessario monitorare scadenze e possibili rinnovi.

Contratti manutenzione condomini: gestione documenti con ARXivar

Con ARXivar è stato possibile gestire entrambe le richieste grazie alla flessibilità e precisione del prodotto. Ma entriamo nel dettaglio del processo:

  1. A fronte di una richiesta di apertura contratto via e- mail (monitorata da ARXivar) viene creato un modello dove è possibile inserire i dati del cliente e la tipologia di soluzione proposta
  2. Vengono creati i documenti aggiuntivi in base alla tipologia del contratto (es. manutenzione annuale, pacchetti 5/10 anni)
  3. Una volta confermata la richiesta è possibile mandare avanti il task per programmare l’apertura del contratto (es. installazione impianto)
  4. A installazione eseguita il sistema chiede di effettuare la schedulazione per il periodo successivo di manutenzione e inserisce il contratto nell’apposito stato «IN GESTIONE»
  5. Due mesi prima della data di manutenzione, all’operatore viene chiesto di creare un intervento di manutenzione e programmarlo per una specifica giornata
  6. Una volta eseguito l’intervento il sistema chiede di schedulare il prossimo e calcola automaticamente se è necessario o meno rinnovare il contratto perché raggiunto l’anno di scadenza

Gestione contratti manutenzione condomini: quali benefici?

Grazie ad  ARXivar  l’azienda ha riscontrato sin da subito numerosi benefici tra i quali:

  • Riduzione sensibile dei documenti cartacei (contratti, documenti aggiuntivi, interventi)
  • Aumento della precisione nella programmazione delle manutenzioni
  • Rimozione del lavoro di monitoraggio scadenze contratti
  • Standardizzazione documentazione
  • Facilità nell’ ottenimento di dati di sintesi

Partner: Brain System

BRAIN SYSTEM Srl

Brain System Srl è Partner ARXivar dal 2011 e negli anni si è specializzata in soluzioni documentali interfacciati con SAp Business One, realizzando un connettore trusted ARXOne oggi distribuito sia dal canale Able Tech che da quello SAP.

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