Soluzione realizzata da Mastercopy

Settore: Multisettore

Funzione: Risorse umane

Esigenza

Automatizzare e rendere più rapidi alcuni processi di competenza dell’ufficio Risorse Umane all’interno di un’infrastruttura in Cloud.

Tramite il portale Web ARXivar i dipendenti e i collaboratori possono accedere in qualsiasi momento, da pc o da mobile, ad una serie di documenti personali (cedolini paga, CU, contratti) che l’azienda  periodicamente archivia in ARXivar.

Realizzazione

Cedolini Paga e Certificazione Unica:

I documenti vengono messi a disposizione del dipendente  in formato PDF vettoriale.

Il singolo PDF contenente tutti i cedolini paghe e quello contenente tutti i CU, vengono messi in un’apposita cartella di rete  monitorata da ARXivar.

Il sistema, riconosciuto il formato dei documenti configurati, li divide singolarmente e dopo aver verificato l’esistenza dell’utente ARXivar (tramite il Codice Fiscale) li archivia sulla piattaforma per ogni dipendente e assegna i permessi esclusivi utente per renderli disponibili sul portale. L’accesso alla consultazione dei cedolini è consentito, oltre che ai dipendenti anche al gruppo utenti di ARXivar della divisione Risorse Umane. Nel caso in cui, in fase di archiviazione dei cedolini o dei CU, il sistema non trovi la corrispondenza con  l’utente ARXivar, il sistema attiva un task di processo, che viene assegnato al gruppo Risorse Umane per la  creazione guidata di un nuovo utente, contestualmente al sistema di archiviazione dei Documenti.

Contratti di lavoro:

I Contratti di lavoro vengono archiviati in ARXivar, dopo essere stati firmati in originale dal collaboratore, tramite la funzione Barcode di ARXivar.

Fasi del processo:

  1. I documenti firmati vengono archiviati/profilati in ARXivar, tramite apposita maschera dalla quale viene poi generata l’etichetta Barcode da apporre sul Documento.
  2. Si procede alla scansione singolarmente o  in forma massiva in modo da essere automaticamente digitalizzati in ARXivar e associati al relativo  dipendente.
  3. ARXivar, per ogni dipendente, assegna i permessi esclusivi utente per renderli disponibili e consultabili sul portale web ad ogni singolo dipendente.
  4. Per i contratti che prevedono una scadenza, viene gestito il cambio di stato, così da poter effettuare una ricerca in  ARXivar dei i contratti scaduti. Con la possibilità di gestire eventuali notifiche automatiche indirizzate al personale incaricato della gestione

Gestione e archiviazione multe:

In ARXivar abbiamo inoltre implementato  l’archiviazione  delle multe dei dipendenti. Il processo prevede l’archiviazione delle multe sia direttamente da documento digitale (PDF) sia da documento cartaceo mediante l’uso di etichetta barcode con la stessa logica dei contratti. Il caricamento (profilazione) di una multa, in ARXivar, avviene mediante l’uso di apposite maschere di profilazione:

  • In caso di documento digitale, il file viene caricato in ARXivar nell’apposita maschera di profilazione eseguendo l’upload del file direttamente dal portale
  • In caso di documento cartaceo sempre tramite apposita maschera di profilazione, viene generata e stampata un’etichetta adesiva Barcode da apporre sul documento cartaceo.
  • I documenti vengono sottoposti a scansione  singolarmente o in forma massiva in modo da essere automaticamente digitalizzati in ARXivar e associati al relativo dipendente.
  • ARXivar, per ogni dipendente, assegna i permessi esclusivi utente, per renderli disponibili e consultabili sul portale web ad ogni singolo dipendente.

Risultati

  • Ottimizzazione tempi distribuzione documenti ai dipendenti
  • Centralizzazione informazioni a livello di Gruppo
  • Ottimizzazione Ricerca e Consultazione da qualsiasi Device

Partner: MASTER COPY

Mastercopy

Mastercopy Group è un’impresa con sede a Roma specializzata nella fornitura di macchinari e soluzioni per l’ufficio, che dal 1994 assiste più di 2.500 clienti in tutta Italia tra professionisti e aziende. Vendiamo e noleggiamo sistemi multifunzione avanzati per la stampa, la copia e la scansione; monitor interattivi; proiettori e sistemi di videoconferenza.
Realizziamo consulenze IT su misura e forniamo reti, PC e Server.  Forniamo inoltre soluzioni per l’arredo moderne, funzionali e a norma di legge. Instauriamo con i nostri clienti rapporti di profonda intesa professionale e fiducia, che diventano vere e proprie partnership per crescere insieme. Grazie a un’assistenza specializzata, massima affidabilità e professionalità, ci poniamo come unico interlocutore di tutte le necessità (prodotti e servizi) che agevolano il lavoro in ufficio, per soddisfare ogni esigenza del cliente.

Ci rivolgiamo infine al mercato in qualità di Business Partner AbleTech con l’obiettivo di implementare soluzioni strategiche e certificate nell'ambito della Gestione Documentale e dei Processi Aziendali.
L’offerta modulare, definita con il cliente sulla base di fasi di Progetto specifiche quali Analisi, Progettazione, Implementazione, Formazione, Test e Collaudo e una presenza continua di Post Vendita, ci consente di valorizzare al meglio gli Asset Aziendali dei nostri Clienti con un affiancamento propedeutico al raggiungimento di obbiettivi sempre più significativi.

Mastercopy