Portale risorse umane: processi digitalizzati per dipendenti

Creare un servizio con lo scopo di soddisfare l’esigenza di tutti i dipendenti del gruppo, fornendo un portale risorse umane di facile consultazione e allo stesso tempo di elevata sicurezza, che permettesse in maniera immediata di consultare le proprie buste paga, Certificazioni Uniche, Rimborsi Spese e documenti aziendali di fine rapporto.

Ogni dipendente, diviso per centro di costo, riceve una lettera, compilata automaticamente tramite ARXivar e l’integrazione con Office, nella quale viene indicato l’indirizzo pubblico del portale dipendenti, il suo login ed una password temporanea generata automaticamente e sicura.

Al login sul portale risorse umane, il dipendente dovrà  cambiare la password ed indicare la propria e-mail, che verrà  usata dal sistema in caso di richiesta cambio password.
La soluzione è stata realizzata creando connettori tra il software per la gestione paghe utilizzato in azienda (INAZ PAGHE) ed ARXivar.

L’operatore delle paghe ha un cruscotto dove troverà i nuovi dipendenti assunti durante il periodo attuale e può semplicemente avviare un iter approvativo che porterà  alla creazione automatica dell’utente su ARXivar, la generazione della password temporanea, la creazione della lettera di cui sopra, la creazione di un task per l’IT dell’azienda che potrà  provvedere a tutte le normali funzioni informatiche di dominio, preparazione di un PC aziendale, creazione dell’indirizzo e-mail, etc.

Desktop Azienda:

• L’ufficio Paghe dell’azienda ha sempre sotto controllo tutti i dipendenti e non ha più problemi relativi alla stampa/invio LUL e CU mensili.
  Con l’archiviazione sostitutiva a norma dei LUL e CU, eseguita da qualsiasi client e con operazione veloce (one click & go), si è evitata la conservazione e relativa organizzazione della carta.
• L’IT aziendale ha sempre sotto controllo tutte le fasi necessarie alla preparazione del necessario informatico di un nuovo dipendente.
• I vari reparti aziendali parlano un’unica lingua, usano un’unica interfaccia utente, è altamente integrata l’interoperabilità  tra gli utenti. Usano ARXivar. E lo usano ovunque si trovino, in ufficio, a casa in smart-working, o in un’altra sede aziendale.
• Il direttore di ogni singolo punto vendita ha sempre la situazione aggiornata in tempo reale delle ferie/permessi residue dei dipendenti del punto vendita stesso.
• Il responsabile ha dal portale la lista delle ferie in corso (e fatte) dei suoi dipendenti per poter approvare una richiesta ferie/permesso in tempi rapidi.
• Il responsabile delle risorse umane ha dal portale la lista dei rimborsi spese dei dipendenti, sempre aggiornato e sempre disponibile. Tramite il processo di workflow di ARXivar il Direttore del Negozio può approvare i rimborsi spesa da qualunque dispositivo ed in totale sicurezza.
• Il responsabile delle paghe, per ogni dipendente che cessa l’attività  presso un punto vendita, ha la possibilità , con un click, di far partire il processo che raccoglierà  tutti i LUL e CU da consegnare, far arrivare un task nel quale indicare l’email privata alla quale inviare tramite ARXLink tutti i documenti. Tramite ARXlink si è sicuri che il dipendente ha non solo ricevuto l’email, ma ha anche scaricato sul suo dispositivo tutti i documenti, tracciando data, ora, e-mail ed ip dal quale si è conclusa l’attività .
  Dopo tale attività , in automatico, partirà  un timer di disattivazione utente dal portale dipendenti.

Desktop Dipendente:

• Ogni dipendente, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo (PC, IOS, ANDROID, Tablet etc) ha un cruscotto immediato e veloce con il quale visionare la sua busta paga, ottenere il CU, visualizzare tramite un widget nel suo desktop il residuo delle ferie-permessi.
• Nello stesso desktop ogni dipendente potrà  inserire i rimborsi spese e le foto/scansioni dei giustificativi, ed avviare, al salvataggio, un iter approvativo che passerà  dal Direttore del singolo punto vendita, che potrà  approvare, rifiutare, chiedere chiarimenti al dipendente.
  Una volta approvato il rimborso spese, questo verrà  indirizzato verso il responsabile di cassa del punto vendita che si troverà  una lista di rimborsi da erogare, con una lettera già  compilata che riepiloga il rimborso stesso.
  Il dipendente quindi, si potrà  recare presso il punto cassa, firmare il modulo tramite una tavoletta Wacom abilitata alla Firma Grafometrica, e ricevere il rimborso. Viene azzerata la gestione della carta.
  Alla fine dell’iter, verrà  aggiornato il programma della gestione Paghe, registrando in automatico il movimento per la busta paga.
• Ogni dipendente può dal suo desktop richiedere un permesso/ferie, indicando il/i giorni richiesti e gli orari. La risposta del suo responsabile gli arriverà  tramite e-mail e sarà  sempre visibile sul portale.
• Ogni dipendente alla fine del suo rapporto con l’azienda riceverà  in tutta sicurezza tutti i CU e LUL di competenza tramite ARXlink. Non dovrà  far altro che aprire l’email pervenuta e cliccare sul link per scaricare tutti i ducumenti di suo interesse. Il link resterà  comunque attivo per un periodo non inferiore ai 90 gg.