Portale dipendenti: richiesta ferie e permessi

Arxivar permette di avere uno strumento che consente di gestire le ferie e i permessi dei dipendenti, avendo automaticamente la visione del monte ore effettivamente richiesto e avere una sezione dedicata in cui è possibile verificare la presenza/assenza dei colleghi tramite un’interfaccia come quella di un calendario.

L’esigenza è quella di automatizzare le richieste dei dipendenti che si concretizzerebbero in scambi di email o compilazioni di fogli cartacei. Grazie ad Arxivar, le richieste generano in automatico notifiche tramite posta elettronica ai resonsabili HR, le cui approvazioni autocompilano un calendario visibile a tutti gli utenti interessati.

In caso di rifiuto della richiesta, il dipendente verrà notificato tramite email.

Arxivar permette di generare un flusso automatizzato di richiesta-calcolo-approvazione di ferie e permessi.

In modo particolare, sono stati creati due script che agevolano la gestione delle richieste:

1. Una volta inserita la richiesta ferie/permesso da parte del dipendente, lo script calcola automaticamente il monte ore sulla base delle ore giornaliere stabilite dal contratto di assunzione del singolo dipendente e registrate in Arxivar. Nel calcolo vengono scartati eventuali giorni festivi e ore di pausa in modo che il totale mostri effettivamente le ore lavorative utilizzate come ferie o permesso.
2. Una volta che le ferie o i permessi sono stati approvati dai responsabili del reparto HR, attraverso le API di Google queste informazioni vengono caricate su Google Calendar con le seguenti informazioni:

•  nome e cognome del dipendente;
•  data di inizio e data di fine delle ferie o data del permesso  con orario di inizio e orario di fine.

Inoltre, grazie ad una integrazione di un iFrame di Google Calendar all’interno di Arxivar, si rende visibile a tutti gli utenti il calendario con le presenze e le assenze.

I risultati più significativi di una soluzione di questo tipo sono i seguenti:

• snellimento della procedura di richiesta ferie e permessi e accentramento delle informazioni.
• Semplicità e velocità nel reperire le informazioni a fine mese sulle ferie e permessi goduti dai dipendenti, a beneficio dei dipendenti stessi, del reparto risorse umane e di quello amministrativo.
• Pianificazione del lavoro semplificata, grazie alla immediata consultazione della presenza/assenza dei colleghi nelle date di interesse.