Portale e fascicolo dipendente | ARXivar

La crescente complessità di gestione in tema di personale dipendente ha richiesto un importante intervento volto ad automatizzare i flussi operativi relativi alla gestione di tutta la documentazione digitale ed analogica presente in azienda. Era necessario automatizzare le notifiche dei documenti soggetti a scadenza e rendere disponibili in tempo reale tutti i file in un’area riservata al singolo dipendente per alleggerire ed efficientare le attività dell’ufficio HR riducendo al minimo indispensabile le richieste di distribuzione di documentazione al singolo dipendente.

Tramite ARXivar è stato possibile realizzare un archivio documentale strutturato e completo per organizzare in modo chiaro e preciso tutta la documentazione relativa al personale dipendente.

L’ufficio del personale, in modalità totalmente automatizzata procede alla distribuzione di tutta la documentazione sfruttando i workflow di ARXivar per notificare al dipendente la presenza di nuove informazioni, la richiesta di aggiornamento dei documenti personali e la distribuzione di circolari e documentazione sia essa personale o aziendale.

Tramite procedure automatizzate vengono distribuiti ed archiviati i cedolini paga e tutta la documentazione necessaria al dipendente per la redazione delle dichiarazioni fiscali.

E’ stato quindi realizzato il “Portale Dipendente”, un’area riservata ad ogni dipendente e  regolata da login e password con autenticazione a due fattori, al cui interno sono conservati e condivisi tutti i file e le informazioni del soggetto.

A completamento del “Portale Dipendente” è stata realizzata una dashboard grafica che riporta, in tempo reale, tutti i dati relativi alle ferie ed ai permessi residui ed utilizzati dalla singola persona andando direttamente a leggere dai cedolini elaborati dallo studio o dall’ufficio del personale.

• Digitalizzazione di tutta la documentazione del personale.
• Distribuzione automatizzata di tutti i documenti e drastico abbattimento dei tempi di distribuzione della documentazione personale.
• Ottimizzazione delle attività di monitoraggio e rinnovo della documentazione soggetta a scadenza (Documenti di identità, visti, passaporti, certificazioni, polizze ecc.).
• Tempestiva attività di notifica per informare ed attivare il singolo soggetto al rinnovo della propria documentazione personale.
• Drastica riduzione delle richieste di ricerca rivolte all’organico dell’ufficio HR e contestuale velocizzazione del reperimento delle stesse informazioni in caso di ricerca.
• Gli obiettivi raggiunti in termini di utilizzo di risorse, materiali ed impatto ambientale  rientrano a pieno titolo nel rispetto dei criteri ESG a cui ogni processo aziendale deve tendere per ottenere vantaggi concreti.