Soluzione realizzata da SC&R

Settore: Multisettore

Funzione: Amministrazione

Esigenza:

Gli amministratori di condominio si trovano a dover impiegare grandi risorse per la spedizione di comunicazioni, specialmente ai condòmini. In certe situazioni l’invio deve essere eseguito utilizzando documenti cartacei. Tale esigenza può essere soddisfatta delegandone la gestione a un servizio di postalizzazione.

La postalizzazione consente di comunicare a mezzo posta cartacea utilizzando unicamente un computer connesso a internet. Il postalizzatore si occuperà si stampare i documenti, gli indirizzi, imbustare, inoltrare, produrre un feedback, rispettando le scelte del cliente (ad esempio raccomandata AR, A4, fronte retro,
bianco e nero…).

La postalizzazione deve essere integrata all’interno di procedure di gestione documentale già in essere; spesso il recapito delle comunicazioni è effettuato tramite posta elettronica ordinaria o pec; e solo in certi casi, a seconda di quanto previsto dalla normativa, dalla prassi, dalle convenzioni o dagli accordi con le controparti, l’inoltro deve avvenire per posta cartacea.

Realizzazione:

ARXivar fornisce le basi per la gestione documentale e l’elaborazione tramite workflow interfacciandosi con i più importanti servizi di postalizzazione sul mercato. Ciascun amministratore di condominio, per il quale già avevamo predisposto workflow dedicati all’invio di comunicazioni (convocazioni, verbali, bollettini, MAV, solleciti…), possedeva un contratto con un fornitore di servizi di postalizzazione.

Una volta presi accordi con le società che forniscono i servizi di postalizzazione siamo stati in grado di sviluppare plugin di accesso a tali piattaforme. In ARXivar abbiamo impostato le opportune classi documentali, con i relativi campi aggiuntivi, gli stati, i permessi, ecc…

Infine abbiamo creato più workflow per l’invio dei documenti di ARXivar tramite postalizzatore; certi workflow possono essere avviati direttamente selezionando un profilo di ARXivar, altri sono richiamati, solo in determinate condizioni, da altri workflow che svolgono compiti più estesi.

Risultati:

Con la batteria di soluzioni descritte l’amministratore di condominio ha accesso alla combinazione di ARXivar con i servizi di postalizzazione. Il vantaggio è che può spedire decine, centinaia o migliaia di documenti con pochi clic e senza mai dover gestire materialmente lettere, buste o francobolli. Il processo così ottimizzato diviene efficiente, affidabile, a costi contenuti e libera il personale di studio da attività ripetitive e stressanti.

Partner: SC&R

SC&R

SC&R SRL

 

Dal 1991 SC&R, Gold Business Partner Arxivar, tiene fede al proprio nome: Sviluppo, Consulenza & Ricerca.
Sviluppo
Come software house realizziamo in proprio i nostri prodotti che sono frutto di un processo completamente in-house, dall'analisi delle necessità  del Cliente o del mercato, allo sviluppo effettivo delle soluzioni.
Consulenza
Non sempre un'azienda ha necessità  di nuovi strumenti; spesso è necessario valutare la situazione, le potenzialità , i punti critici, i miglioramenti o anche soltanto verificare che l'organizzazione rispecchi la migliore delle situazioni possibili.
Gli eventuali investimenti verranno in una fase successiva.
Ricerca
Qual'è il miglior prodotto per un dato risultato? Sembra una domanda semplice, ma la risposta non lo è affatto. Un prodotto può essere ottimo in un contesto e di ostacolo in un altro.
E poi, esiste già  la soluzione per il Cliente o deve essere progettata ad-hoc? Quali sono gli strumenti più indicati? Sono già  sul mercato o vanno ideati?