Soluzione realizzata da ATF
Settore: Multisettore
Funzione: Risorse umane
Esigenza
L’esigenza è stata quella di creare processi automatizzati per governare lo scambio di documentazione fra l’ufficio HR e i dipendenti delle sedi periferiche (negozi, filiali etc. etc.) con restituzione dei documenti firmati.
Le aziende che hanno numerose sedi e un elevato turnover di personale richiedono, infatti, importanti volumi di documenti per la gestione delle risorse umane.
Ipotizzare una gestione manuale dei documenti e dei processi comporterebbe un notevole dispendio di risorse impattando sui costi e sui tempi aziendali rallentando il lavoro e l’efficienza dell’ufficio HR.
Realizzazione
La soluzione realizzata con ARXivar è possibile integrarla con molteplici sistemi HR. La stessa è già stata implementata coi seguenti sistemi HR:
- INAZ tramite interrogazioni dirette al DB in sola lettura
- ZUCCHETTI in CLOUD tramite interrogazioni web services
Organizzazione documenti
I documenti sono stati organizzati secondo macrocategorie e categorie rispettando le classificazioni già adottate dal gestionale HR con lo scopo di generare processi automatizzati.
Archiviazione
L’archiviazione dei documenti può avvenire sia in automatico sia manualmente:
- Automatico: il documento prodotto dal sistema viene archiviato automaticamente in ARXivar con i relativi metadati che ne identificano il destinatario e la tipologia del documento
- Manuale: l’utente dell’ufficio HR ha a disposizione una maschera di inserimento attraverso la quale inserisce il documento e relativi metadati
Workflow di gestione
In base alla tipologia dei documenti e dei soggetti interessati, il documento potrebbe essere sottoposto ad approvazione del relativo Area Manager, quindi portato all’attenzione del diretto interessato o alla figura professionale più vicina (es. Direttore negozio vs commesso).
Se il documento richiede la firma e la restituzione all’ufficio HR, è disponibile una cartella condivisa in cui inserire la scansione del documento firmato che attiva la revisione automatica del documento attraverso un codice barcode opportunamente applicato in fase di generazione.
Risultati
La digitalizzazione dei documenti e dei processi automatizzati ha consentito di ottenere i seguenti benefici:
- Ricerca dei documenti condivisa e controllata
- Gestione delle scadenze: i documenti in prossimità di scadenza vengono prodotti ed inviati in automatico
- Organizzazione automatica in fascicoli
- Elenco delle attività in sospeso (to do list) delle persone coinvolte
- Documenti che devono ancora essere firmati
- Riduzione dei tempi
- Riduzione dei costi
- Riduzione degli errori
ATF
Dal 1989 siamo partner tecnologico delle aziende italiane.
Il nostro know how, nonché le nostre soluzioni IT, printing e di gestione documentale, fortemente rivolta all’ottimizzazione dei processi produttivi, fanno sì che ci scelgano aziende delle varie tipologie di business, dislocate su tutto il territorio nazionale e worldwide.
Precursori, da sempre, della digital transformation, siamo il partner ideale per lo sviluppo e la gestione degli spazi digitali; aiutiamo le aziende a mettere in ordine e governare in modo semplice le informazioni ed i documenti per la gestione efficace degli stessi.
L’esperienza maturata dai nostri consulenti, lo studio delle esigenze, la realizzazione ed i risultati ottenuti in termini di efficacia dei progetti ci è valso il riconoscimento di Gold Partner Arxivar.
Annoveriamo tra i nostri clienti aziende Italiane leader dei settori retail e hospitality che operano a livello internazionale.
