Soluzione realizzata da Consoft Informatica S.r.l.

Settore: Multisettore

Funzione: Amministrazione

Esigenza: 

Gestione flussi documentali automatizzata genera la semplificazione della corrispondenza aziendale in entrata e in uscita, rendendola quanto più efficacie possibile e comporta numerosi vantaggi. Proprio questa è stata l’esigenza emersa da alcune aziende.  A ciò si è aggiunta, anche, la necessità di organizzare in modo efficiente gli archivi e così è nato il progetto realizzato con la piattaforma low code ARXivar.

Realizzazione:

ARXivar, piattaforma low code di gestione documentale, ha consentito proprio di strutturare una gestione flussi documentali automatizzata, tracciando i processi, effettuando ricerche e gestendo in maniera efficace ed efficiente gli archivi. Un sistema modulare in grado di adattarsi alle diverse esigenze e facilmente integrabile con le altre applicazioni presenti in azienda.

La gestione delle comunicazioni aziendali, sia verso l’interno sia verso l’esterno, adesso avviene nei formati più diffusi e tramite differenti canali (multicanalità).

ARXivar consente, inoltre, di attivare workflow approvativi, organizzare i documenti in fascicoli e gestire lo scadenzario di tutte le principali attività aziendali.

Per ogni documento è possibile memorizzare una serie di informazioni che permettano di trovarlo in pochi click. E’ possibile specificare se si tratta di un documento in ingresso (ossia inviato da qualcuno) oppure in uscita (se siamo noi ad inviarlo).

Ogni documento potrà essere classificato per tipologia (es. amministrazione, preventivo, ordine, comunicazione, bolletta, contratto, etc.). La lista delle tipologie è personalizzabile ed è possibile specificare anche il tipo di corrispondenza (es. posta ordinaria, raccomandata A/R, email, corriere, etc.).

Il mittente del documento, nel caso di documento in entrata, o il destinatario, nel caso di documento in uscita, potrà essere selezionato facilmente dall’archivio dei contatti. Questa modalità velocizza enormemente la fase di registrazione di un documento ed in più permette di avere una comoda rubrica di tutti i contatti, contenente informazioni come l’indirizzo, i recapiti telefonici ed e-mail, PEC, sito web, partita iva, codice fiscale e un numero potenzialmente illimitato di referenti nel caso di aziende. Così, in pochi step, viene semplificato al massimo il flusso documentale in azienda.

Classificazione e archiviazione

Con ARXivar si tiene traccia di tutti i documenti, anche in modalità automatizzata e si classificano i documenti in archivio con accessi controllati e criteri avanzati di ricerca:

  • Registrazione di tutti i Documenti (Ingresso, Uscita e Interni), con generazione automatica del numero di protocollo progressivo;
  • Funzione di stampa etichette dei protocolli con codice a barre;
  • Possibilità di gestire più registri di protocollo, in Ingresso e Uscita, ad es. per la gestione dei protocolli di differenti uffici oppure per il protocollo riservato).
  • Registrazione dei Documenti con trattamento delle immagini (scansione dei documenti cartacei) o tramite importazione diretta da file;
  • Gestione degli Allegati ai Documenti;
  • Possibilità di creare nuovi campi personalizzati, legati al tipo di documento, per raccogliere informazioni aggiuntive relative allo stesso, utilizzabili per eventuali rielaborazioni di dati o per ricerche mirate
  • Rubrica anagrafica dei Mittenti/Destinatari;
  • Classificazione del Profilo dei Documenti costituito da tutti i dati relativi allo stesso;
  • Assegnazione delle Regole di sicurezza ed Assegnazione pertinente dei permessi a Utenti/Gruppi;
  • Gestione Modelli per la composizione e formattazione in automatico di comunicazioni;
  • Organizzazione Documenti in Cartelle personali.

Smistamento, approvazione e condivisione

Con ARXivar vengono assegnati i documenti per competenza, viene verificata la presa in carico e la loro lavorazione e vengono velocizzati i processi di automazione dei documenti, anche in modalità collaborativa.

  • Smistamento a Utenti/Gruppi, per Assegnazione o per Conoscenza, dei Documenti all’interno dell’azienda, tramite Task di notifica;
  • Gestione presa visione, rifiuto ed inoltro del Documento smistato al singolo Utente/Gruppo;
  • Tracciamento delle modifiche, segnalando “chi – quando – cosa”;
  • Gestione multicanale delle comunicazioni aziendali: Mail, PEC, Poste, Fax;
  • Condivisione dei Documenti, anche con utenti esterni, tramite funzionalità di Download e Upload, opportunamente profilate;
  • Scrivania personale dei Documenti/Fascicoli;
  • Gestione dei processi di validazione, approvazione e invio di corrispondenza verso l’esterno;
  • Apposizione Firma digitale sui Documenti;
  • Monitoraggio carichi di lavoro ed Escalation in caso di ritardi.

Risultati: 

I benefici generati dalla gestione flussi documentali automatizzata sono molteplici, tra i principali:
  • Centralizzazione delle informazioni
  • Riduzione della quantità di carta da gestire
  • Semplificazione delle procedure operative
  • Razionalizzazione nella gestione dei documenti in entrata ed in uscita
  • Risparmio di tempo e costi del personale nella gestione dei documenti
  • Ottimizzazione delle procedure di ricerca dei documenti
  • Miglioramento dei servizi volti alla trasparenza dell’azione amministrativa e commerciale

Consoft Informatica S.r.l.

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