Soluzione realizzata da GESCAD
Settore: Multisettore
Funzione: Qualità&Sicurezza
Esigenza
Molte aziende sono stata alle prese con il rinnovo documenti e certificati in scadenza e la loro disponibilità in stato di validità accertata doveva essere istantanea, pena la perdita di opportunità. Sono servite, quindi, procedure di gestione facili e precise che potessero ricordare agli operatori le scadenze in tempo utile per adempiere al processo di rinnovo.
Realizzazione
La soluzione di Information Process Management ARXivar ha guidato all’archiviazione del documento o del certificato a scadenza, definendone i parametri di gestione del futuro rinnovo e gestendone il versioning. Proprio quest’ultima è stata un’importante funzione che ha lasciato a disposizione le precedenti versioni di qualsiasi documento.
Ogni addetto ha potuto, quindi, disporre, con assoluta certezza, della versione più aggiornata di certificati, documenti di identità, libretti di circolazione, patenti, (etc. etc.) in base alle riservatezze che potevano essere impostate.
Risultati
Promemoria Rinnovo
L’utente è stato avvisato in tempo utile per il rinnovo di un documento in scadenza (per esempio un certificato di agibilità emesso da una PA che richiede mesi per essere rinnovato), fornendo dettagliate istruzioni per procedere con l’iter corretto e con gli eventuali allegati necessari. È stata lasciata traccia a tutti gli altri operatori dell’organizzazione capaci di prendere in carico, se autorizzati, un rinnovo già in corso in caso di indisponibilità del collega titolare dell’operazione.
L’organizzazione dell’archivio digitale è stata automatica e conseguente ad ogni azione, senza costringere ad aperture di nuove cartelle o alla rinomina di file, operazioni spesso causa di errori che rendono poi difficoltose le operazioni di ricerca dei documenti.
Processi Commerciali
È stato ricorrente abbinare al rinnovo della documentazione la gestione digitale del processo di vendita: richiesta di offerta, offerta, conferma cliente, conferma d’ordine, etc etc, emessi con processi digitali guidati. Ogni addetto alla forza vendite ha avuto a disposizione strumenti comuni (per esempio lo stesso modello di offerta) per presentarsi al cliente in modo ordinato e conforme all’ultima versione approvata (stesso logo, stesse condizioni indicate, etc etc.).
L’arrivo della conferma da parte del cliente ha avviato il processo di conferma, completamente personalizzabile in base alle procedure in vigore, scambiando con il software gestionale ogni dato e documento utile (DDT, Fattura, etc etc.).
Contratti
Chi offre servizi a contratto conosce il valore di uno strumento efficace in fase di rinnovo: un promemoria ha avvisato l’operatore dell’imminente scadenza e lo ha guidato al rinnovo, evidenziando ogni informazione e documento utili ad esso collegati.
GESCAD
Gescad dal 1989 affianca i propri clienti per analizzarne le esigenze e sposarne gli obiettivi di sviluppo fornendo soluzioni tecnologiche integrate finalizzate al miglioramento dell'efficienza.
30 anni di esperienza nel proporre servizi diversificati, anche destinati ad organizzazioni complesse, in una logica di partnership di lungo periodo con i propri clienti.
Gescad è composta da professionisti informatici, esperti applicativi, consulenti, giovani e dinamici, determinati a valorizzare le qualità del cliente per ottenere i risultati stabiliti.
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