Servizi a canoni ricorrenti: la gestione agile dei flussi di rinnovo

Le realtà aziendali che offrono servizi a canoni ricorrenti, soggetti a scadenza periodica, hanno bisogno di gestire in modo efficiente il flusso di rinnovo grazie a sistemi di remind delle scadenze.

L’esigenza è stata quella di avere uno strumento che potesse consentire di gestire con semplicità proprio scadenze e rinnovi sia del servizio venduto sia della fatturazione ad esso collegata.

A ciò si è aggiunto il bisogno di consultare i dati sia per tipologia di servizio sia per cliente. Queste informazioni devono essere accessibili a diverse figure all’interno dell’azienda come i tecnici che si occupano operativamente del rinnovo e coloro che fanno parte del reparto amministrativo.

Ecco come con ARXivar è stata data una risposta a questa necessità. Per la realizzazione del flusso di gestione dei canoni ricorrenti e delle scadenze, adesso, vengono portati avanti i seguenti passaggi:

1. Viene predisposta una classe documentale che, attraverso l’apposita maschera di compilazione, permette di registrare il cliente, il tipo di servizio, la data di attivazione del contratto con relativa ciclicità e la data della prima fatturazione, anch’essa con la propria ciclicità.
2. Una volta profilato l’elemento debitamente compilato in ogni campo, parte un flusso che sulla base della data di attivazione e della ricorrenza impostate, calcola il momento della scadenza successiva.
3. Al sopraggiungimento di tale data, viene eseguito un task, visibile in apposita sezione all’interno dell’account Arxivar dei soggetti interessati al flusso, che ha come destinatario il gruppo di utenti che si occupa di rinnovo/manutenzione/aggiornamento del servizio.
4. Il task sarà sempre legato ad una e-mail di avviso, che notificherà in una data antecedente la scadenza effettiva del servizio, la necessità di provvedere al rinnovo.
5. Una volta che il rinnovo è stato completato ed il task concluso, automaticamente verrà rischedulata una nuova data sempre legata alla ricorrenza impostata.
6. Analogamente, anche per la gestione della fatturazione, al sopraggiungimento della scadenza verrà inviato un task ed una mail al gruppo “amministrazione” che dovrà effettuare l’attività. In questo specifico task, verrà inoltre avvisato il cliente della scadenza del servizio e della nuova fatturazione.
7. A task concluso verrà quindi rischedulata la fattura del periodo seguente.

La gestione del flusso di servizi ricorrenti e scadenze consente di ottenere i seguenti risultati:

• Monitoraggio costante dei servizi e dello stato delle fatturazioni attive per i vari clienti e tipologie. Grazie alla completezza dei dati e al filtro delle informazioni per cliente, è possibile avere maggiore controllo dei servizi attivi e intraprendere azioni di cross selling e up selling. Questo processo risulta utile anche quando entrano nel flusso nuovi dipendenti che avranno subito a disposizione tutte le informazioni relative ai servizi ricorrenti.
• Maggior puntualità nella gestione delle scadenze, grazie ai reminder automatici del workflow.
• Consultazione immediata dello stato dei vari servizi per ciascun cliente. Questo permette di intervenire prontamente su eventuali situazioni aperte da tempo al momento di contatto da parte del cliente stesso.
• Ottimizzazione dei tempi di lavoro. Tutti gli utenti interessati hanno a disposizione i dati necessari senza dover chiedere ai colleghi le informazioni di cui necessitano per svolgere la propria mansione.