Sign Board: l’app integrata con ARXivar NEXT per le consegne merci

L’esigenza manifestata dall’azienda è stata quella di digitalizzare l’intero ciclo di consegna merci, eliminando la carta ma garantendo, nel contempo, la validità legale dei documenti digitali prodotti.

Una seconda richiesta, peraltro connessa alla prima, è stata quella di garantire il completo utilizzo delle funzionalità richieste anche in assenza di copertura del segnale dati. Per adempiere a questa seconda esigenza non è stato sufficiente utilizzare applicazioni web oriented.

Tra i diversi clienti, la soluzione è attualmente utilizzata da un’azienda in cui operano giornalmente circa 70 trasportatori che riforniscono sia i punti vendita diretti sia i clienti.

I trasportatori vengono dotati di tablet su cui è installato una specifica App, integrata con il Sistema Centrale di Gestione Documentale. L’App garantisce il funzionamento anche in assenza di rete dati.

Il processo è il seguente:

1. Nei magazzini di consegna merce, il borderò (che contiene i DDT da consegnare) viene generato dal sistema gestionale, preso in carico dall’impianto ARXivar NEXT, e firmato dal trasportatore sulla tavoletta grafica.
2. Il documento, firmato digitalmente, viene allegato nell’impianto ARXivar e caricato nel tablet del trasportatore tramite wi-fi interno.  L’intera procedura è automatica, molto fluida e assolutamente trasparente per tutti gli attori. I trasportatori, come detto, sono dotati di tablet aziendale e viaggiano quindi senza carta.
3. In fase di consegna i colli vengono verificati assieme al cliente. Nel tablet è possibile apporre annotazioni, segnalare non conformità, mancanza di colli, allegare foto, aprire una procedura per danneggiamento merce.
4. A fine procedura il cliente firma il documento nel tablet. Il documento acquista così la piena validità legale.
5. I dati sul tablet vengono, quindi, sincronizzati con l’impianto ARXivar NEXT. Successivamente viene inviata una e-mail al cliente, allegando il documento firmato ed eventuali documenti integrativi (non conformità, annotazioni, foto). Come detto, l’intera procedura funziona anche in  assenza di connessione al web. Si specifica che l’App può essere customizzata secondo le necessità del richiedente.

L’obiettivo finale a cui si è arrivati è stato quello di avere un albero documentale (ordini, ddt firmati e fatture ed eventuali non conformità) in formato digitale che si alimenta in modo automatico, con pieno valore legale:

• Nessuna gestione della carta
• Enorme risparmio di tempo nella gestione ed archiviazione dei documenti
• Aumento dell’efficienza
• Tempi ridottissimi per reperire le informazioni