Soluzione realizzata da Si Solution
Settore: Multisettore
Funzione: Vendite
Esigenza:
Avere un sistema di gestione documentale per organizzare e controllare tutta la documentazione necessaria, dall’offerta alla commessa conclusiva. Questa esigenza è emersa da numerose aziende operanti nel settore della progettazione e della realizzazione di impianti termici e di raffrescamento, da quelli tradizionali a quelli tecnologici più avanzati.
L’obiettivo è stato quello di rispondere in modo efficace alle aspettative di mercato in termini di prestazioni, affidabilità, costi, sicurezza ed efficienza energetica. E’ stato così progettato un sistema documentale destinato proprio alla gestione delle pratiche, delle schede tecniche, del preventivo, delle scadenze e dei possibili rinnovi.
Realizzazione:
Partendo dall’esigenza del cliente che è stata quella di avere un sistema di gestione documentale, il software ARXivar è stato individuato come lo strumento ideale per monitorare la parte documentale attraverso workflow divisi fra le principali macro attività:
- Contatto con il cliente e apertura della commessa di lavoro per avviare il processo di gestione della pratica
- Il tecnico dal cliente compila le opportune schede tecniche per riportare quanto rilevato e lo confronta con quanto chiesto dal cliente
- La direzione controlla quanto riportato sulla scheda dal tecnico e predispone il preventivo per il cliente
- Il cliente visione il preventivo e firmando per accettazione da il via alla programmazione dei lavori, commessa (non modificabile)
- Archiviazione della commessa che resta esclusivamente consultabile
Risultati:
Attraverso questo progetto che ha generato un efficace sistema di gestione documentale, il cliente ha potuto beneficiare di:
• Riduzione sensibile dei documenti cartacei (schede tecniche, contratti, documenti a scadenza, interventi)
• Controllo dell’avanzamento dei lavori e un sensibile miglioramento nella gestione della programmazione degli stessi
• Monitoraggio delle commesse
• Documentazione standard e centralizzata
• Rintracciabilità delle schede tecniche
• Gestione controllata dei processi e profilazione
• Facilità nell’ottenimento di dati di sintesi
Si Solution
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