Sistema di gestione integrato della documentazione ISO | ARXivar

La richiesta arriva da un’azienda specializzata nel settore antincendio che ci ha chiesto di riorganizzare i documenti relativi alla Qualità (ISO9001), alla Sicurezza (ISO45001) e all’Ambiente (ISO14001) con l’obiettivo di avere una gestione più strutturata, controllata e sicura.

Nel tempo la documentazione è stata gestita nel file system di un PC e condivisa con il consulente della qualità tramite DropBox.

In particolare, si ha l’esigenza di portare in ARXivar i documenti relativi QAS (Qualità, Ambiente e Sicurezza) rispettando – in parte – la struttura organizzativa già adottata nelle cartelle Drop Box così individuato:

• Procedure
  • Procedure
  • Istruzioni Operative
  • Moduli
• Registrazioni

La soluzione realizzata fornisce una serie di strumenti documentali che consentono:

• MASCHERE per l’archiviazione nuovi documenti
• Modifiche PROFILI PREDEFINITI per documenti già gestiti in processi già esistenti (REGISTRAZIONI)
• CARTELLE MONITORATE per agevolare l’esercizio del recupero storico
• FASCICOLI in cui raccogliere tutti i documenti in una struttura semplice ed ordinata
• SCADENZIARIO
  • Report che propone le scadenze inserite in stile calendar
  • VISTA che propone le REGISTRAZIONI prossime a scadenza

Sfruttando il motore di workflow vengono gestiti:

• CONTROLLO REVISIONE
  • Con cadenza annuale viene proposto un TASK al responsabile redattore del documento (Procedura, Istruzione Operativa, Modulo) in cui viene chiesto se il documento è da sottoporre a revisione
  • Ogni documento interessato deve contenere le informazioni utili per determinare i termini di scadenza ed i soggetti da coinvolgere
• GESTIONE REVISIONE
  • Creazione di una BOZZA per la nuova versione
  • TASK al responsabile redattore per la redazione della BOZZA
  • TASK per l’APPROVAZIONE
  • PUBBLICAZIONE della nuova versione applicando opportuni cambi di STATO ai documenti interessati
• REGISTRAZIONI IN SCADENZA
  • TASK al referente per gestire la registrazioni in scadenza (es. inserire una misurazione richiesta)

I risultati sono stati immediati:

• Consultazione semplice e veloce; struttura base dei fascicoli ereditata da sistema già in uso, ottimizzata, semplificata e resa rigorosa da regole automatiche.
• Condivisione attiva con il consulente
• Nessuna duplicazione di documenti o dati; ad esempio, non è più necessario riportare le scadenze di alcune registrazioni nel documento “scadenziario” in quanto lo scadenziario viene generato automaticamente come report.