Soluzione per la gestione e l’approvazione delle Richieste di Acquisto

All’interno di ARXivar è stata inizialmente creata una maschera per la raccolta dei dati necessari alla redazione del RDA. Sono stati definiti campi obbligatori e campi facoltativi. La richiesta di acquisto viene compilata dagli utenti autorizzati precedentemente identificati.

Una volta completata la Richiesta di Acquisto il workflow si occupa di:

• Generare un documento unico per tutte le tipologie di richiesta attraverso un Template prestabilito, recuperando i dati dalla richiesta stessa.
• Smistare le richieste di acquisto all’ufficio acquisti.

L’ufficio acquisti procederà alla valutazione formale della RDA esaminando i dati e documenti inseriti e procederà alla conclusione del Task scegliendo uno fra questi esiti:

1. SOSPESO – Il Task ritorna all’utente che ha inserito l’RDA, con eventualmente indicate le motivazioni, in modo che l’utente possa correggerla e reinoltrarla.
2. RESPINTO – La richiesta non è stata approvata e il WorkFlow termina.
3. VALIDO – Il processo prosegue con il controllo del Budget.

L’ufficio acquisti effettua la verifica del Budget. I possibili esiti del Task sono i seguenti:

1. APPROVATO – Il processo continua.
2. NON APPROVATO – La richiesta non è stata approvata e il WorkFlow termina. All’utente verrà inviata una mail con indicato la motivazione (obbligatoria) dell’esito.
3. EXTRABUDGET –  il Task sarà inviato all’ufficio competente per l’approvazione.

• L’ufficio acquisti sceglie il fornitore.
• ARXivar trasferisce i dati acquisiti all’ERP per la creazione dell’Ordine di Acquisto e resta in attesa del ritorno delle informazioni e documenti.
• Se previsto, l’ERP potrà inviare ad ARXivar l’OdA generato.
• Invio della mail al fornitore. L’ordine di acquisto potrà essere inviato al fornitore direttamente da ARXivar.
• Il WorkFlow, appena riceve i dati da ERP, a testimonianza che l’ordine è stato eseguito, attende la data di presunta consegna e alla scadenza invia un Task all’utente per la verifica del ricevimento del bene/servizio.

Il task si potrà concludere con i seguenti esiti:

1. EVASO – In questo caso si potrà procedere al pagamento e alla registrazione della fattura.
2. NON EVASO – l’utente potrà indicare una nuova data di consegna e mettere quindi il WorkFlow in attesa della nuova scadenza, oppure annullare l’ordine.
3. EVASO PARZIALE – In questo caso l’utente dovrà indicare la quantità ricevuta e la data presunta di consegna della parte restante dell’ODA. Il Workflow si metterà in attesa della nuova data scadenza.

• ARXivar invierà nuovamente i dati a ERP per aggiornare lo stato dell’ordine.

All’interno di ARXivar è stata inizialmente creata una maschera per la raccolta dei dati necessari alla redazione del RDA. Sono stati definiti campi obbligatori e campi facoltativi. La richiesta di acquisto viene compilata dagli utenti autorizzati precedentemente identificati.

Una volta completata la Richiesta di Acquisto il workflow si occupa di:

• Generare un documento unico per tutte le tipologie di richiesta attraverso un Template prestabilito, recuperando i dati dalla richiesta stessa.
• Smistare le richieste di acquisto all’ufficio acquisti.

L’ufficio acquisti procederà alla valutazione formale della RDA esaminando i dati e documenti inseriti e procederà alla conclusione del Task scegliendo uno fra questi esiti:

1. SOSPESO – Il Task ritorna all’utente che ha inserito l’RDA, con eventualmente indicate le motivazioni, in modo che l’utente possa correggerla e reinoltrarla.
2. RESPINTO – La richiesta non è stata approvata e il WorkFlow termina.
3. VALIDO – Il processo prosegue con il controllo del Budget.

L’ufficio acquisti effettua la verifica del Budget. I possibili esiti del Task sono i seguenti:

1. APPROVATO – Il processo continua.
2. NON APPROVATO – La richiesta non è stata approvata e il WorkFlow termina. All’utente verrà inviata una mail con indicato la motivazione (obbligatoria) dell’esito.
3. EXTRABUDGET –  il Task sarà inviato all’ufficio competente per l’approvazione.

• L’ufficio acquisti sceglie il fornitore.
• ARXivar trasferisce i dati acquisiti all’ERP per la creazione dell’Ordine di Acquisto e resta in attesa del ritorno delle informazioni e documenti.
• Se previsto, l’ERP potrà inviare ad ARXivar l’OdA generato.
• Invio della mail al fornitore. L’ordine di acquisto potrà essere inviato al fornitore direttamente da ARXivar.
• Il WorkFlow, appena riceve i dati da ERP, a testimonianza che l’ordine è stato eseguito, attende la data di presunta consegna e alla scadenza invia un Task all’utente per la verifica del ricevimento del bene/servizio.

Il task si potrà concludere con i seguenti esiti:

1. EVASO – In questo caso si potrà procedere al pagamento e alla registrazione della fattura.
2. NON EVASO – l’utente potrà indicare una nuova data di consegna e mettere quindi il WorkFlow in attesa della nuova scadenza, oppure annullare l’ordine.
3. EVASO PARZIALE – In questo caso l’utente dovrà indicare la quantità ricevuta e la data presunta di consegna della parte restante dell’ODA. Il Workflow si metterà in attesa della nuova data scadenza.

• ARXivar invierà nuovamente i dati a ERP per aggiornare lo stato dell’ordine.

• La procedura interna di gestione delle richieste di acquisto e del seguente processo di verifica e approvazione, viene completamente digitalizzata e automatizzata, con un risparmio di tempo notevole.
• Le richieste ora potranno avvenire solo tramite ARXivar e non più con metodi tipo: email, telefonate o post it. ARXivar diventa quindi l’unico strumento aziendale per poter effettuare una nuova RDA
• La documentazione prodotta viene centralizzata, digitalizzata e resa sempre disponibile all’interno di pratiche create per ogni singola RDA
• Il passeggio dei dati tra ARXivar e ERP permette agli utenti di recuperare in automatico i dati per la creazione dell’ordine d’acquisto e successivamente per la gestione dell’ordine con il fornitore