Soluzione realizzata da Microsys

Settore: Multisettore

Funzione: Logistica

L’esigenza

Gestire in modo rapido e automatico il processo di inserimento e approvazione delle richieste di acquisto e, a seguito, la generazione e l’invio diretto dell’ordine tramite ERP.

Realizzazione

All’interno di ARXivar è stata inizialmente creata una maschera per la raccolta dei dati necessari alla redazione del RDA. Sono stati definiti campi obbligatori e campi facoltativi. La richiesta di acquisto viene compilata dagli utenti autorizzati precedentemente identificati.

Una volta completata la Richiesta di Acquisto il workflow si occupa di:               

  • Generare un documento unico per tutte le tipologie di richiesta attraverso un Template prestabilito, recuperando i dati dalla richiesta stessa.
  • Smistare le richieste di acquisto all’ufficio acquisti.

L’ufficio acquisti procederà alla valutazione formale della RDA esaminando i dati e documenti inseriti e procederà alla conclusione del Task scegliendo uno fra questi esiti:

  1. SOSPESO - Il Task ritorna all’utente che ha inserito l’RDA, con eventualmente indicate le motivazioni, in modo che l’utente possa correggerla e reinoltrarla.
  2. RESPINTO - La richiesta non è stata approvata e il WorkFlow termina.
  3. VALIDO - Il processo prosegue con il controllo del Budget.

L’ufficio acquisti effettua la verifica del Budget. I possibili esiti del Task sono i seguenti:

  1. APPROVATO - Il processo continua.
  2. NON APPROVATO - La richiesta non è stata approvata e il WorkFlow termina. All’utente verrà inviata una mail con indicato la motivazione (obbligatoria) dell’esito.
  3. EXTRABUDGET -  il Task sarà inviato all’ufficio competente per l’approvazione.
  • L’ufficio acquisti sceglie il fornitore.
  • ARXivar trasferisce i dati acquisiti all’ERP per la creazione dell’Ordine di Acquisto e resta in attesa del ritorno delle informazioni e documenti.
  • Se previsto, l'ERP potrà inviare ad ARXivar l’OdA generato.
  • Invio della mail al fornitore. L’ordine di acquisto potrà essere inviato al fornitore direttamente da ARXivar.
  • Il WorkFlow, appena riceve i dati da ERP, a testimonianza che l’ordine è stato eseguito, attende la data di presunta consegna e alla scadenza invia un Task all’utente per la verifica del ricevimento del bene/servizio.

Il task si potrà concludere con i seguenti esiti:

  1. EVASO - In questo caso si potrà procedere al pagamento e alla registrazione della fattura.
  2. NON EVASO – l’utente potrà indicare una nuova data di consegna e mettere quindi il WorkFlow in attesa della nuova scadenza, oppure annullare l’ordine.
  3. EVASO PARZIALE - In questo caso l’utente dovrà indicare la quantità ricevuta e la data presunta di consegna della parte restante dell’ODA. Il Workflow si metterà in attesa della nuova data scadenza.
  • ARXivar invierà nuovamente i dati a ERP per aggiornare lo stato dell’ordine.

Risultati ottenuti

  • La procedura interna di gestione delle richieste di acquisto e del seguente processo di verifica e approvazione, viene completamente digitalizzata e automatizzata, con un risparmio di tempo notevole. 
  • Le richieste ora potranno avvenire solo tramite ARXivar e non più con metodi tipo: email, telefonate o post it. ARXivar diventa quindi l’unico strumento aziendale per poter effettuare una nuova RDA
  • La documentazione prodotta viene centralizzata, digitalizzata e resa sempre disponibile all’interno di pratiche create per ogni singola RDA
  • Il passeggio dei dati tra ARXivar e ERP permette agli utenti di recuperare in automatico i dati per la creazione dell’ordine d’acquisto e successivamente per la gestione dell’ordine con il fornitore

Microsys

Microsys è una società che offre servizi di consulenza informatica per la System Integration e lo sviluppo di applicazioni per rispondere puntualmente alle esigenze dei clienti. Vanta una lunga esperienza di 25 anni nelle soluzioni e nei servizi di Microsoft per la produttività aziendale, il business, la gestione delle piatteforme IT in ambito Cloud ed on premise. Non solo, la divisione Education propone corsi di formazione nell’ambito delle tecnologie Microsoft; il gruppo Licensing supporta le aziende nell’ ottimizzazione per l’acquisto delle licenze software. Il team è composto da collaboratori qualificati, scelti per la loro specializzazione e le competenze. Grazie ai numerosi progetti realizzati per aziende di medie e grandi dimensioni, cross-industry, è riconosciuta dal mercato per la capacità di far sì che l’innovazione digitale diventi una leva per la crescita di ogni impresa. Un partner affidabile, concreto e flessibile, che non ha paura dell’innovazione: un valore non in sé stesso ma un fattore cruciale per la crescita. Microsys opera sul territorio nazionale attraverso le due sedi di Milano e Torino

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