Esempi di workflow

L’utilizzo di workflow per l’automazione delle procedure porta vantaggi a tutte le aree aziendali. Ecco, di seguito, alcuni semplici esempi per la gestione di alcune specifiche attività per ciascuna area aziendale.

Un unico workflow gestisce dalla richiesta di preventivo, inserita tramite portale, alla collaborazione tra ufficio tecnico e commerciale, fino al caricamento del preventivo

Le date di scadenza dei contratti sono monitorate per il loro rinnovo. Il sistema avvisa in automatico l’utente della necessità di revisione

Il processo di gestione ticket è del tutto automatizzato: dalla presa in carico alla chiusura del ticket

La fattura elettronica generata dal gestionale viene automaticamente controllata e trasmessa. In seguito ARXivar riceve le notifiche SdI e a seconda della loro tipologia avvia specifici processi automatici

ARXivar assegna la gestione della notifica ad un utente predefinito affinché ne verifichi la motivazione e corregga l’anomalia nei tempi di competenza dell’IVA

Un processo automatico invia una e-mail al cliente, allegando il pdf della fattura emessa, per informarlo della non ricezione e richiedere di scaricare l’originale dal sito dell’Agenzia delle Entrate

A seguito della generazione dell’RdA si innesca un workflow di validazione che si conclude con la creazione dell’ODA che, approvato e firmato digitalmente, è spedito al fornitore

Il DDT prodotto dal sistema informatico non viene più stampato e dato al corriere ma è reso disponibile in formato digitale tramite tablet o link sia al fornitore sia al destinatario

Il fornitore inserisce la fattura tramite portale web. Il sistema, a seguito della riconciliazione ODA – fattura, innesca il workflow di approvazione fattura e pagamento

Diversi task operativi sequenziali o contemporanei coinvolgono gli utenti corretti nelle giuste tempistiche: dalla richiesta di assunzione e preparazione documentazione fino alla redazione del contratto e iscrizione a libro paga

Un vero e proprio fascicolo digitale per ogni collaboratore che racchiude la sua “storia lavorativa” e la documentazione solitamente in parte archiviata su cartelle del file system e in parte ancora in formato cartaceo

Il sistema raccoglie e memorizza le note spese inserite direttamente dal dipendente tramite smartphone o pc. L’ufficio risorse umane ha a disposizione elenchi già ordinati e report suddivisi per mensilità

ARXivar guida l’utente in tutte le fasi delle gestione del reclamo: registrazione della segnalazione, smistamento, chiusura della pratica e comunicazione al cliente

Un workflow notifica ai responsabili le relative pendenze e autorizza la registrazione delle informazioni richieste. In caso di ritardi nell’esecuzione delle attività i responsabili vengono avvisati automaticamente

ARXivar si pone al centro della gestione dei processi di Data Breach per la catalogazione della violazione e l’invio della notifica agli interessati e alle autorità competenti. Report dettagliati danno evidenza sia del numero dati violati e categorie sia dell’impatto sui trattamenti e tempi di gestione