Gestione digitale note spese
Cos’è una nota spese?
La nota spese, è quella domanda di rimborso delle spese sostenute da un dipendente/collaboratore ad esempio durante una trasferta di lavoro.
Di solito, include informazioni come la data in cui è stata effettuata la spesa, la descrizione dell’articolo o del servizio acquistato, l’importo speso e il motivo per cui la spesa è stata sostenuta nell’ambito delle attività aziendali. Le note spese possono riguardare diverse voci di spesa come: spese di trasferta, i pasti, l’alloggio, le spese di trasporto, le forniture per l’ufficio e molto altro.
Come funziona il processo di note spese
Nella gestione e registrazione delle note spese sono coinvolte diverse figure aziendali come: i dipendenti che compilano e caricano la documentazione, l’ufficio HR per verifica e richiesta di integrazioni o modifiche, il dipartimento amministrativo o finanziario dell’azienda per l’elaborazione del rimborso. Questo processo vero e proprio che richiede tempo e con alte probabilità di errore se gestito in maniera cartacea.
Generalmente prevede 4 step:
- Acquisizione delle spese: I dipendenti registrano le spese sostenute utilizzando un sistema apposito, un’applicazione mobile o moduli cartacei forniti dall’azienda. Devono conservare le ricevute originali come giustificativi di spesa .
- Compilazione delle note spese: I dipendenti compilano un modulo o un’applicazione inserendo i dettagli delle spese, come la data, la descrizione, l’importo e la motivazione.
- Approvazione: Le note spese vengono inviate per l’approvazione ai responsabili designati, che verificano se le spese sono conformi alle politiche aziendali e se sono state sostenute per motivi aziendali legittimi.
- Elaborazione e rimborso: Una volta approvate, le note spese vengono elaborate dal dipartimento amministrativo o finanziario dell’azienda. I dipendenti ricevono il rimborso delle spese secondo le politiche aziendali, che possono prevedere il rimborso in busta paga o il trasferimento di denaro sul conto bancario del dipendente.
La gestione note spese aziendali con ARXivar
La soluzione ARXivar per la gestione delle note spese permette la dematerializzazione dell’intero processo, eliminano l’utilizzo del cartaceo: dalla compilazione delle note spese, l’acquisizione dei giustificativi fino alla conservazione a norma di tutta la documentazione.
I vantaggi della gestione note spese con workflow documentale
I vantaggi della gestione del processo di acquisizione ed elaborazione note spese con workflow documentale sono sia lato utente che lato ufficio Risorse umane:
- Automazione dei processi: I dipendenti possono registrare le spese direttamente nell’applicazione attraverso una procedura guidata e assistita, evitando la compilazione manuale dei moduli cartacei.
- Semplificazione delle procedure: Un software digitale semplifica e standardizza le procedure legate alle note spese. Le regole aziendali possono essere integrate nel sistema, garantendo che le spese siano conformi alle politiche aziendali. Ciò riduce gli errori e le discrepanze nelle richieste di rimborso.
- Maggiore precisione: I software per la gestione delle note spese consentono di registrare le spese in modo accurato e dettagliato. Gli importi possono essere calcolati automaticamente, riducendo gli errori di calcolo. Inoltre, l’utilizzo di immagini digitali delle ricevute consente di conservare una prova elettronica delle spese.
- Controllo delle spese: strumenti di analisi e reportistica consentono alle aziende di monitorare e controllare le spese. È possibile visualizzare le spese in tempo reale, identificare le aree di maggior costo e prendere misure per ridurre le spese non necessarie.
- Migliore conformità fiscale: Il software consente di generare report accurati e di conservare a norma le informazioni necessarie per dimostrare la validità delle spese alle autorità fiscali.
- Efficienza e tempestività: l’automazione e la semplificazione del processo delle note spese consentono di accelerare i tempi di elaborazione e rimborso. Le richieste di rimborso possono essere processate più rapidamente, riducendo i ritardi e fornendo un rimborso tempestivo ai dipendenti.
- Risparmio di tempo e costi: Documenti in digitale da subito. Notevoli risparmi su stampa, fotocopiatura, imbustamento, affrancatura e stoccaggio.
- Conservazione a norma: le nota spesa digitali in qualità di documenti informatici devono essere conservati a norma per rispettare le leggi fiscali, gestire eventuali verifiche o reclami, condurre revisioni interne e garantire la trasparenza e la correttezza delle operazioni finanziarie dell’azienda.
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