La fatturazione elettronica è stata introdotta con la legge finanziaria 2008 per prevenire efficacemente l’evasione fiscale e le frodi IVA. Parliamo, dunque, di un obbligo di legge anche per “tutte le pubbliche amministrazioni che devono trasmettere, gestire e conservare le fatture solo in formato elettronico”.
Fatturazione elettronica: cosa si intende e come funziona
Dal 1° gennaio 2019, la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutti i soggetti IVA (esclusi gli esentati).
Ma a cosa serve la fatturazione elettronica? Essa consente di inviare e ricevere le fatture senza dover stampare nulla su carta e, quindi, permette di azzerare interamente i costi di stampa, di eventuale spedizione e le spese relative allo spazio fisico in cui conservare le fatture cartacee. Oltre questi appena elencati, fra i vantaggi principali emerge anche la possibilità di una totale automazione ed integrazione dei processi.
Ma chi ha introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica? Ad introdurlo è stata la legge finanziaria del 2008 e la norma di riferimento sulla fatturazione elettronica tra privati è il decreto legislativo n.127/2015, per cui le regole tecniche ed operative per la trasmissione telematica sono diventate un’opzione esercitabile sin dal primo gennaio 2017.
In realtà l’avvio ufficiale, in Italia, è stato dato il 6 giugno 2014 con il decreto MEF n.55 del 3 aprile 2013. In questa occasione è stata stabilita l’obbligatorietà della fattura digitale verso la pubblica amministrazione.
Obblighi fatturazione elettronica: quali requisiti rispettare
Ti stai chiedendo cosa cambia con la fatturazione elettronica? Essa rappresenta una rivoluzione digitale perché consente di inviare, in modo molto semplice, fatture in formato elettronico ai diretti interessati ammortizzando tempi e costi. Per essere valida, però, la fatturazione elettronica deve rispettare determinati requisiti. Ecco quali:
- Le fatture devono essere in formato xml, unico formato accettato dal Sistema di Interscambio (SdI)
- Le informazioni obbligatorie per legge (rilevanti ai fini fiscali)
- I dati e le informazioni richiesti dalla normativa vigente
- Indicazioni sul soggetto trasmittente
- Le fatture devono essere firmate con una firma elettronica qualificata o digitale di chi emette la fattura, a garanzia dell’autenticità dell’origine e dell’integrità del contenuto.
- Inviare la fattura elettronica allo Sdi attraverso uno dei canali previsti dalla legge
- Conservare digitalmente a norma le fatture elettroniche emesse e ricevute
Fatturazione elettronica in 3 step pratici:
Software fatturazione elettronica: scegli ARXivar
Come attivare il servizio di fatturazione elettronica? IX-FE è il servizio di fatturazione elettronica, accreditato SdI, che gestisce tutte le fasi di invio e ricezione delle fatture elettroniche da/verso aziende private, verso gli acquirenti finali e verso la pubblica amministrazione anche per i subappaltatori (come richiesto dalla nuova normativa).
Il Servizio IX-FE permette di:
- Archiviare le fatture XML in un’unica piattaforma integrabile ai gestionali in uso ed organizzarle
- Ricevere le fatture XML ed inviare le notifiche di accettazione/rifiuto
- Ricercare e consultare le fatture emesse, corredate da messaggi e notifiche del SdI, da qualsiasi device mobile
- IX-FE consente, inoltre, di portare le fatture in conservazione a norma tramite il servizio IX-CE
- IX-FE può essere integrato con ARXivar per una gestione full digital dei processi aziendali di ciclo attivo e passivo
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Firma digitale
Il requisito di validità della fattura elettronica è determinato dalla firma digitale dell’emittente. Può essere apposta in due differenti modi:
- Utilizzando la firma digitale
- Delegando una software house che firmi i documenti per conto del titolare dell’azienda
Conservazione della fattura elettronica
ARXivar propone soluzioni di conservazione a norma AgID sia in house come ARX-CE (ovvero su sistemi informativi interni all’azienda) sia in outsourcing come IX-CE, occupandosi per conto dell’azienda di tutte le fasi del processo di conservazione elettronica a norma. Così, il cliente attraverso il servizio di consulenza specialistico viene accompagnato e formato responsabilmente alle corrette operatività.
