La fatturazione elettronica è stata introdotta con la legge finanziaria 2008 per prevenire efficacemente l’evasione fiscale e le frodi IVA. Parliamo, dunque, di un obbligo di legge anche per “tutte le pubbliche amministrazioni che devono trasmettere, gestire e conservare le fatture solo in formato elettronico”.
Fatturazione elettronica come funziona e cos’è?
Dal 1° gennaio 2019, la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutti i soggetti IVA (esclusi gli esentati). Essa consente di inviare e ricevere le fatture senza dover stampare nulla su carta e, quindi, permette di azzerare interamente i costi relativi alla stampa, all’eventuale spedizione e allo spazio fisico in cui conservare le fatture cartacee. Oltre questi, fra i vantaggi principali emerge sicuramente la possibilità di una totale automazione ed integrazione dei processi.
Come detto sopra, ad introdurre la fatturazione elettronica è stata la legge finanziaria del 2008 e la norma di riferimento sulla fatturazione elettronica tra privati è il decreto legislativo n.127/2015, per cui le regole tecniche ed operative per la trasmissione telematica erano un’opzione esercitabile sin dal primo gennaio 2017.
In realtà l’avvio ufficiale, in Italia, alla fatturazione elettronica è stato dato il 6 giugno 2014 con il decreto MEF n.55 del 3 aprile 2013. In questa occasione è stata stabilità l’obbligatorietà verso la pubblica amministrazione.
Obblighi fatturazione elettronica: quali requisiti rispettare?
La fatturazione elettronica rappresenta una rivoluzione digitale perché consente di inviare, in modo molto semplice, fatture in formato elettronico ai diretti interessati ammortizzando tempi e costi. Per essere valida, però, la fatturazione elettronica deve rispettare determinati requisiti. Ecco quali:
- Le fatture devono essere in formato xml, unico formato accettato dal Sistema di Interscambio (SdI)
- Le informazioni obbligatorie per legge (rilevanti ai fini fiscali)
- I dati e le informazioni richiesti dalla normativa vigente
- Indicazioni sul soggetto trasmittente
- Le fatture devono essere firmate con una firma elettronica qualificata o digitale di chi emette la fattura, a garanzia dell’autenticità dell’origine e dell’integrità del contenuto.
- Inviare la fattura elettronica allo Sdi attraverso uno dei canali previsti dalla legge
- Conservare digitalmente a norma le fatture elettroniche emesse e ricevute
Fatturazione elettronica in 3 step pratici:
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IX-FE è il servizio di fatturazione elettronica, accreditato SdI, che gestisce tutte le fasi di invio e ricezione delle fatture elettroniche da/verso aziende private, verso gli acquirenti finali e verso la pubblica amministrazione anche per i subappaltatori (come richiesto dalla nuova normativa).
Il Servizio IX-FE permette di:
- Archiviare le fatture XML in un’unica piattaforma integrabile ai gestionali in uso ed organizzarle
- Ricevere le fatture XML ed inviare le notifiche di accettazione/rifiuto
- Ricercare e consultare le fatture emesse, corredate da messaggi e notifiche del SdI, da qualsiasi device mobile
- IX-FE consente, inoltre, di portare le fatture in conservazione a norma tramite il servizio IX-CE
- IX-FE può essere integrato con ARXivar per una gestione full digital dei processi aziendali di ciclo attivo e passivo
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Firma digitale
Il requisito di validità della fattura elettronica è determinato dalla firma digitale dell’emittente. Può essere apposta in due differenti modi:
- Utilizzando la firma digitale
- Delegando una software house che firmi i documenti per conto del titolare dell’azienda
Conservazione della fattura elettronica
ARXivar propone soluzioni di conservazione a norma AgID sia in house come ARX-CE (ovvero su sistemi informativi interni all’azienda) sia in outsourcing come IX-CE, occupandosi per conto dell’azienda di tutte le fasi del processo di conservazione elettronica a norma. Così, il cliente attraverso il servizio di consulenza specialistico viene accompagnato e formato responsabilmente alle corrette operatività.
