Gestione documentale: cosa è?

Un sistema di Gestione Documentale è una soluzione software utilizzata per centralizzare, organizzare e condividere i documenti in sicurezza. All’aumentare della complessità di procedure e normative, cresce la quantità di informazioni da gestire.

Per ottimizzare la gestione delle informazioni aziendali si può ricorrere a sistemi di gestione documentale o Document Management System (DMS): software che tengono traccia delle varie versioni del documento (e delle modifiche apportate) gestendo procedure e flussi documentali (workflow).

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La gestione documentale consente di digitalizzare i processi, gestendo l’intero ciclo di vita del documento in modo organizzato e migliorando l’efficienza di aziende di ogni dimensione. Le caratteristiche di una piattaforma per la gestione documentale efficiente sono:

INTEGRAZIONE

Integrazione ai sistemi utilizzati in azienda per una totale centralizzazione gestionale.

ACCESSIBILITA’

Accesso smart alle informazioni da qualsiasi luogo e device utilizzato.

SICUREZZA

Un sistema documentale affidabile garantisce i giusti livelli di criptazione dei dati archiviati.

WORKFLOW

Tutti gli step del ciclo di vita di un documento sono gestiti grazie a sistemi automatici.

CONDIVISIONE

Informazioni condivise e controllate grazie all’impostazione dei corretti livelli di accesso.

CONSERVAZIONE

La conservazione digitale è lo step finale per una vera gestione paperless del documento.

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