Gestione documentale: cosa si intende?

La gestione documentale è un processo informatico dei documenti che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione a norma.

Un sistema di gestione documentale è delegabile a terzi. Ti stai chiedendo che cosa si intende per sistema di gestione documentale? Semplice! Parliamo di una soluzione software utilizzata per centralizzare, organizzare e condividere i documenti in sicurezza. All’aumentare della complessità di procedure e normative, cresce la quantità di informazioni da gestire.

Gestione documentale: quali sono i requisiti?

Un sistema di gestione documentale per essere efficiente e sicuro deve seguire specifiche procedure e utilizzare precisi strumenti informatici in grado di governare in modo efficace ogni singolo accadimento che coinvolge la vita del documento.

Ma come organizzare i documenti aziendali? Tutto deve essere finalizzato al corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica, archivistica e all’osservanza dei principi generali in materia di trattamento dei dati personali, anche mediante un’adeguata analisi del rischio. Devono essere perseguiti obiettivi di accessibilità alle informazioni in entrata e in uscita, coniugando la compliance normativa con le esigenze e i bisogni pratici del lavoro quotidiano.

Best Practice per una corretta gestione documentale:

  • La gestione dei documenti informatici dovrà avvalersi di workflow documentali e sistemi di Document & Content Management (per la gestione dei contenuti, per l’assegnazione di responsabilità e permessi a differenti categorie di utenti, per la descrizione delle attività del flusso di lavoro etc. etc.) di Document management system (per l’archiviazione, la ricerca, il controllo delle versioni, i metadati, la sicurezza logica e fisica del dato, l’indicizzazione, la riproduzione etc. etc.)
  • Essenziale un manuale di gestione documentale per la descrizione del sistema di gestione informatica dei documenti (obbligatorio nella Pubblica Amministrazione)
  • Dovrà essere incaricato un Responsabile della gestione documentale
  • Dovrà essere adottato un sistema di Conservazione a norma di legge da realizzarsi in ottemperanza a quanto disposto dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dalle vigenti Linee Guida AgID ai fini dell’autenticità, integrità, leggibilità, reperibilità e legalità nel tempo dei documenti sottoposti a gestione documentale
  • Dovrà essere adottato un manuale di conservazione per la definizione della struttura organizzativa, delle modalità operative, delle procedure interne, degli standard e delle regole adottate

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La gestione documentale consente di digitalizzare i processi gestendo l’intero ciclo di vita del documento in modo organizzato e migliorando l’efficienza di aziende di ogni dimensione. Le caratteristiche di una piattaforma per la gestione documentale efficiente sono:

Integrazione

Integrazione con i sistemi utilizzati per centralizzazione gestionale

Accessibilità

Accesso smart alle informazioni da qualsiasi luogo e device utilizzato

Sicurezza

Sistema documentale affidabile con alti standard di criptazione dei dati

Workflow

Tutti gli step del ciclo di vita di un documento gestiti con sistemi automatici

Condivisione

Informazioni condivise e controllate con l’impostazione di corretti livelli di accesso

Conservazione

Per preservare il valore probatorio del documento in formato digitale

Chi è il responsabile della gestione documentale?

Il responsabile della gestione documentale è una figura fondamentale all’interno di un’azienda e diventa obbligatoria per la Pubblica Amministrazione. Generalmente questo incarico viene ricoperto da un dirigente o un funzionario che presenta precisi requisiti professionali oppure ha competenze tecnico archivistiche.

Il responsabile della gestione documentale, in sostanza, gestisce i flussi documentali digitali in azienda, definisce le politiche di accesso al sistema stabilendo “chi fa cosa” (inserimento, modifica o consultazione dei documenti informatici) ma non solo. Se andiamo nel dettaglio, infatti, fra le principali funzioni troviamo:

  • la predisposizione delle procedure per un corretto svolgimento delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo
  • la predisposizione di tutte le misure organizzative necessarie per l’introduzione del registro del protocollo informatico unico
  • l’elaborazione di un piano di conservazione dei documenti, inviando periodicamente al sistema di conservazione i fascicoli relativi a procedimenti chiusi
  • In ultimo, in coordinamento col responsabile della conservazione, è parte attiva alle operazioni di scarto nel rispetto della normativa sui beni culturali
Schermata web di ARXivar NEXT

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ARXivar NEXT è la piattaforma web per la gestione documentale scelta da oltre 4.000 aziende italiane per ottimizzare sia l’efficienza operativa delle informazioni, sia dei flussi aziendali, sia dei processi amministrativi nel pieno rispetto della compliance normativa

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