La conservazione a norma delle PEC
Le azienda e le organizzazioni pubbliche devono garantire la conservazione a norma delle email PEC per 10 anni, come riportato dal Codice Civile (art.2200 e 2214). Forse non tutti sanno che i messaggi PEC lasciati nella memoria della casella di posta elettronica non sono conservati correttamente e ciò espone a diversi rischi in caso di controlli.
IX-PEC è il servizio Web personalizzabile per la conservazione delle tue PEC: dall’archiviazione del traffico delle PEC di provider diversi, sino alla loro Conservazione Digitale a norma (conservazione sostitutiva), facilitandone l’organizzazione e la gestione.
Come archiviare e conservare le PEC
Grazie al servizio IX-PEC, generi dei fascicoli per l’archiviazione delle tue PEC: il servizio copia e sposta in IX-PEC tutti i messaggi presenti nella tua casella di posta certificata, qualunque essa sia, archiviandoli automaticamente. Potrai così svuotare la tua PEC senza perdere il valore legale dei messaggi contenuti ed allo stesso tempo creare un archivio a norma, secondo i requisiti di legge della conservazione sostitutiva in Italia.
I vantaggi di scegliere IX-PEC
SOSTENIBILE
Con la soluzione IX-PEC conservi le tue PEC in formato digitale, senza occupare spazio fisico
CONSERVAZIONE A NORMA DI LEGGE
I documenti informatici sono sempre reperibili, accessibili e consultabili nel tempo, mantenendo la loro validità legale
MASSIMA SICUREZZA
Il servizio è garante di massima sicurezza e qualità, grazie alle sue certificazioni ISO 27001, ISO 9001 e conservatore attivo nel Marketplace di AgID
Obbligo di conservazione delle PEC
La PEC è equivalente ad una raccomandata con ricevuta di ritorno e perciò DEVE essere conservata a norma.
Non tutte le pratiche di conservazione sono valide: salvare o stampare le PEC non è sufficiente. E’ necessario affidarsi ad un processo di Conservazione Digitale a norma di legge. Grazie alla marca temporale e alla firma digitale, che rendono immodificabile il contenuto del documento, la conservazione a norma protegge e custodisce nel tempo i messaggi di Posta Elettronica Certificata rendendoli così dei documenti dal valore probatorio in un eventuale contenzioso futuro.
Il sistema di Conservazione ha infatti lo scopo fondamentale di garantire al documento:
- autenticità
- integrità
- affidabilità
- leggibilità
- reperibilità
La conservazione digitale non solo garantisce la conformità alla normativa, ma anche l’estensione per 10 anni del valore legale del recapito.