Conservazione digitale dei documenti: le risposte ai tuoi dubbi

Integrità, autenticità, affidabilità, leggibilità e reperibilità: sono queste le principali garanzie della conservazione digitale dei documenti. Parliamo di un processo che consente la protezione nel tempo dei tuoi documenti in azienda. Per approfondire leggi il focus.

La conservazione digitale dei documenti è una circostanza essenziale ai fini probatori e di opponibilità ai terzi che assicura, per esempio, la totale protezione di contratti firmati digitalmente, consentendo, in particolari casi, anche di eliminare l’originale in formato cartaceo.

La conservazione digitale rientra in un più ampio processo di gestione documentale aziendale ed è un’attività ben distinta dall’archiviazione elettronica che prevede la memorizzazione non normata di contenuti su un personal computer oppure su un supporto esterno.

Per conservazione digitale si intende quel processo che subentra dopo l’archiviazione, normato dall’art. 44 del Codice dell’Amministrazione digitale, e che mira a conservare nel tempo le informazioni, con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale, garantendo l’accessibilità dei dati. Il processo di conservazione digitale differisce da quello di archiviazione per le garanzie civilistiche che offre. 

Conservazione digitale dei documenti: tutti i benefici

Fra i vantaggi principali della conservazione digitale, troviamo, sicuramente, il risparmio di tempo perché c’è una maggiore velocità nella ricerca dei documenti e la riduzione dei costi di gestione degli archivi cartacei.

Parliamo di processi che mirano a conservare nel tempo documenti e contratti, ottimizzando i processi aziendali e garantendo una maggiore sicurezza e riservatezza delle informazioni contenute al loro interno.

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Quali documenti devono essere conservati digitalmente?

La conservazione digitale dei documenti è obbligatoria nel caso di fatture elettroniche e di documenti fiscalmente rilevanti ed in linea generale in tutti quei casi di documenti nativamente informatici a rilevanza civilistica. Tra quest’ultimi, ricordiamo i documenti aziendali come le pec (posta elettronica certificata), i contratti e i documenti sottoscritti con firma digitale o le conferme d’ordine, ma questi sono solo alcuni esempi.

Il processo di conservazione digitale tutela:

  • l’integrità certificando che, il documento, non abbia subito modifiche nel tempo non autorizzate e si mantenga completo e inalterato
  • l’autenticità garantendo che, per esempio, il contratto non abbia subito alterazioni ed è ciò che dichiara di essere
  • leggibilità assicurando, invece, il mantenimento della fruibilità delle informazioni durante l’intero ciclo di gestione del documento.
  • il valore probatorio, i documenti, se debitamente creati e validati, e correttamente conservati nel tempo hanno un effetto giuridico

Di base, le aziende sono tenute a conservare in formato digitale a norma tutti quei dati che possono essere oggetto di un futuro contenzioso o controllo.

Conservazione digitale documenti: normativa

La conservazione digitale dei documenti è disciplinata dalla normativa e nello specifico dall’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005), secondo cui “il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida”.

È essenziale, infatti, che quando un documento informatico viene formato, sia anche conservato secondo regole e procedure ben definite per evitare attacchi informatici perpetrati da hacker. L’Agenzia per l’Italia Digitale definisce, inoltre, le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione, ovvero:

  • natura e funzione del sistema
  • modelli organizzativi
  • ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti
  • descrizione del processo di conservazione
  • profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione
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