Risparmi tempo, riduci i costi e monitori il processo di avanzamento del contratto in qualsiasi momento e da qualsiasi device. Ecco i vantaggi generati dalla gestione dei contratti digitali. Uno step in più verso una completa digitalizzazione dei processi aziendali. Per approfondire leggi il focus.
Ti stai chiedendo come si firmano i contratti digitali? Secondo l’impianto normativo europeo, italiano e le specifiche tecniche di implementazione, è ora possibile dematerializzare completamente la gestione dei contratti sottoscrivendoli con firma elettronica legalmente valida e conservandoli in un archivio digitale.
Perché passare ai contratti digitali?
Per una gestione full digital delle attività, i contratti digitali rappresentano la chiave di volta. Una soluzione sicura e semplice che si sta diffondendo sempre di più fra le aziende perché migliora la governance della documentazione e consente degli evidenti risparmi di tempo e denaro.
Poter gestire un contratto digitale da qualsiasi device e a qualsiasi ora accelera inevitabilmente le tempistiche di ricezione, compilazione, invio e archiviazione. Se a ciò si aggiunge che si riduce al minimo lo spreco di carta, si ammortizzano i costi ed è possibile farlo firmare attraverso una firma elettronica avanzata e dunque con una sottoscrizione legalmente valida, il gioco è fatto.
Sicura e semplice, ARX-eSigN è la nuova firma elettronica avanzata, progettata dalla software house italiana Able Tech, facile da configurare e integrabile con tutti i sistemi, che permette a chiunque di firmare contratti digitali e documenti sia all’interno sia all’esterno dell’azienda in completa sicurezza, da qualsiasi dispositivo e con pieno valore legale.
Il ciclo di vita di un contratto digitale in 5 fasi:
-
Creazione:
Creazione del contratto, compilazione del form, avvio del processo e archiviazione in ARXivar (anche da gestionale)
-
Condivisione:
Possibilità di modifica o integrazione da parte di altri utenti con monitoraggio della storia del contratto, salvataggio e trasformazione in PDF del documento
-
Approvazione:
Firma elettronica del documento con diversi step interni di approvazione e definizione del processo con workflow strutturato
-
Firma:
Richiesta di firme sia all’interno dell’azienda sia all’esterno, invio del contratto alle parti interessate e archiviazione nel sistema per tenere traccia di tutti i passaggi della pratica
-
Conservazione:
Conservazione a norma del contratto digitale con pieno valore giuridico
Contratti digitali, come conservarli a norma
Nel caso dei contratti digitali, la conservazione a norma è obbligatoria. Le aziende, ormai, si sono dotate di numerosi strumenti software che consentono di conservare i documenti in formato digitale e a norma. Questo è un processo essenziale per proteggere tutti quei dati che, a distanza di tempo dalla sottoscrizione, possono essere oggetto di controllo o di contenzioso da parte di terzi.
A dettare le regole è stata l’Agenzia per l’Italia Digitale che ha stilato le Linee guida sulla Formazione, Gestione e Conservazione dei documenti informatici, secondo le quali anche i contratti digitali per essere efficaci sotto il profilo legale, devono, attraverso la firma, favorire l’identificazione informatica dell’autore.
Sicurezza, immodificabilità ed integrità sono le tre principali garanzie della conservazione che attraverso i suoi processi garantisce l’accessibilità ai dati nel tempo.