La firma digitale: una rivoluzione nella gestione dei contratti

Nessuna azienda può più rinunciarvi. La firma digitale sta giocando un ruolo fondamentale nella digital revolution e non c’è più tempo da perdere. Le imprese stanno trasformando il proprio modo di lavorare. Si aprono nuovi scenari grazie alle opportunità offerte per migliorare i processi produttivi.

Perché la firma digitale è uno strumento importante?

La firma digitale (o firma elettronica) è essenziale per sottoscrivere contratti, atti amministrativi, dichiarazioni, autorizzazioni e ordini, garantendo la veridicità di questi documenti. La modalità paperless si sta diffondendo notevolmente. Le transazioni digitali, favorite dalla dematerializzazione dei documenti, non possono, dunque, rinunciare ai principi di sicurezza e veridicità fondamentali per la rispondenza legale.

La trasformazione digitale sta coinvolgendo tutti. Gli studiosi parlano di quarta rivoluzione industriale etichettata come “Industria 4.0 indicando, così, la crescente tendenza delle imprese (non esclusivamente in ambito manufactoring) ad implementare un radicale cambiamento tecnologico ed organizzativo per migliorare le condizioni di lavoro e aumentare i livelli di produttività e redditività.

È il momento di passare alla gestione digitale dei contratti

Il processo di digitalizzazione dei documenti, oggi più che mai, per le imprese è un passaggio imprescindibile. Sono numerose le aziende che stanno adottando nuove tecnologie per migliorare la propria competitività attraverso l’ottimizzazione dei flussi di lavoro. Tra i vantaggi: meno spreco di carta e tempo, abbattimento dei costi, azzeramento delle barriere spazio-temporali e maggiore ottimizzazione delle risorse.

Ma come far firmare tutto ciò che un tempo richiedeva carta e penna? La soluzione è semplice! Basta dotarsi di una firma elettronica che fra le tante cose consente alle aziende la completa digitalizzazione del ciclo di un ordine.

Cosa si intende per firma digitale

Nel sentito dire comune, capita di utilizzare come sinonimi firma elettronica e firma digitale. In realtà non è proprio così.

La firma elettronica viene definita come “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi, tramite associazione logica, ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica” e presenta differenti categorizzazioni secondo i seguenti requisiti:

  • autenticità: chi firma il documento si assume la responsabilità del contenuto
  • integrità: dal momento in cui viene apposta la firma digitale certificata il documento non viene modificato
  • ripudio: dopo la firma, il documento non può essere disconosciuto

La firma digitale è, invece, un particolare tipo di firma elettronica, come definito dal codice dell’amministrazione digitale, e si basa su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografate attraverso cui scambiare in rete documenti in modo sicuro e invulnerabile.

Tutte le tipologie di firma elettronica

FES – firma elettronica semplificata

È la più semplice delle firme. Detta anche “firma debole“. Le caratteristiche:

  • Garantisce l’autenticazione elementare del firmatario tramite dati elettronici (account mail, numero di telefono)
  • Esempi di utilizzo: firma di contratti semplici (non di compravendita), informative, DDT (documento di trasporto), sigle di presa visione.

FEA – firma elettronica AVANZATA

Garantisce che l’identità digitale sia creata e utilizzata dal firmatario. Fanno parte della categoria la grafometrica e la remota. Le caratteristiche:

  • Connessa solo al firmatario, lo identifica tramite l’incrocio di più modalità di autenticazione (es. elementi elettronici più documenti personali)
  • Esempi di utilizzo: preventivi e fatture elettroniche.

FEQ – firma elettronica qualificata

È un particolare tipo di firma elettronica avanzata, identifica solo il firmatario e ha pieno valore legale. Le caratteristiche:

  • Certificato qualificato
  • Realizzata con un dispositivo che rispetta specifici requisiti di sicurezza (smart card, token, chiavette USB o codici OTP)
  • Esempi di utilizzo: contratti di compravendita e verbali

Fd – firma digitale

Corrisponde alla firma autografa su carta e ha pieno valore legale. Le caratteristiche:

  • Certificato qualificato
  • Consente di verificare provenienza ed integrità del documento
  • Non consente modifiche post sottoscrizione
  • Esempi di utilizzo: contratti, offerte commerciali, documenti

Come funziona la firma digitale

La firma digitale garantisce al documento informatico l’efficacia di una scrittura privata, come previsto dall’articolo 20 del CAD.

Perché è sicura e affidabile? Perché grazie al sistema di chiavi crittografate, una pubblica e una privata, consente al titolare di firma elettronica tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.

Permette, inoltre, di semplificare e velocizzare tutti quei processi che richiedono l’invio e la validazione di documenti attraverso strumenti digitali ed è possibile usufruirne per diversi utilizzi: dalle fatture ai contratti, dai verbali agli ordini di acquisto velocizzando i processi grazie alla possibilità di firmare ovunque ci si trovi.

Firma elettronica quale scegliere?

È una delle domande più frequenti all’interno delle aziende quando si deve valutare quale firma acquistare. Ecco i principali criteri di scelta:

  • I requisiti normativi
  • Il grado di sicurezza
  • l’identikit dell’interlocutore e cioè se il firmatario fa parte dell’organizzazione aziendale o se possiede già un certificato di firma
  • Se il firmatario è in praesentia o absentia
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