Gestione documentale: oltre il documento

La gestione documentale digitale del patrimonio informativo aziendale è un’opportunità che può apportare concreti benefici al business.

I riscontri positivi ricadono su ogni aspetto dell’organizzazione aziendale:

  • operatività
  • produttività
  • capacità strategiche del management
  • soddisfazione del cliente
  • pianificazione dei processi
  • flessibilità del lavoro

In questa direzione occorre un cambio di paradigma per passare dal concetto di gestione documentale a quello di gestione delle informazioni aziendali ottenendo, così, flussi di lavoro efficaci e un totale controllo del business. E’ ciò che ha messo in evidenza Laura De Zio, direttore commerciale di Able Tech intervistata da Datamanager.

Workflow documentale: primo step per migliorare la produttività aziendale

I documenti hanno una connotazione statica, ancora quasi fisica. «Quello che conta davvero all’interno delle organizzazioni – spiega Laura De Zio di Able Tech – sono le informazioni. Queste possono essere contenute anche all’interno di un documento, ma sempre più spesso sono record, dati e metadati che devono circolare, essere condivisi e utilizzati anche in assenza del loro eventuale consolidamento in un documento. Pensiamo alle informazioni contenute in un CRM, ai dati di produzione erogati da un sistema MES, alla stessa fattura elettronica che è il raggruppamento logico di una serie di informazioni finanziario/contabili che diventano il driver di importanti decisioni di business».

Il vantaggio dei flussi di lavoro aziendali basati sulla gestione digitale delle informazioni – continua Laura De Zio – Able Tech lo ha sperimentato direttamente in occasione del lockdown: «Ne sono testimonianza diretta sia i dipendenti che sono stati sempre operativi al 100% anche da remoto, sia le migliaia di clienti ARXivar che in pochissimo tempo dall’annuncio della chiusura totale hanno ripristinato tutta l’operatività aziendale sottoposta a processi di instradamento, esecuzione e verifica.

Per le aziende di ogni dimensione, dotarsi di un sistema di gestione documentale e dei processi aziendali integrato ai propri applicativi, prima della pandemia era considerata una best practice e una scelta virtuosa, oggi è invece un’evidente necessità.

Nello scenario che ci attende con la ripresa post emergenza, risulta chiaro a ogni imprenditore come i vantaggi della digital transformation siano un elemento imprescindibile per raggiungere il potenziale aziendale in termini di produttività e competitività».

Tratto dallo speciale di luglio “Gestione documentale ad ampio spettro” di Datamanager

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