Il 2022 inizia all’insegna del cambiamento anche nell’ambito della gestione documentale e della conservazione digitale o a norma che dir si voglia. Sono entrate ufficialmente in vigore, infatti, le nuove linee guida AgID sul documento informatico. Per approfondire leggi il focus.
L’ora X è scattata il 1° gennaio di quest’anno, quando l’Agenzia per l’Italia Digitale ha fissato la deadline per adeguarsi alle nuove regole.
Regole che coinvolgono tutte le realtà pubbliche e private che devono eseguire la conservazione digitale dei documenti informatici per archiviarli secondo obblighi civilistici e fiscali.
L’adeguamento dei sistemi alle nuove linee guida AgID sul documento informatico, in realtà, era un passaggio atteso da diverso tempo. Inizialmente, infatti, la scadenza era stata prevista per giugno 2021 e solo, successivamente, prorogata al 2022. Adesso, dunque, non c’è più via di uscita…
Entriamo nel dettaglio e capiamo effettivamente quali cambiamenti sono stati predisposti per quanto riguarda la gestione documentale e la conservazione digitale.
Linee guida AgID documento informatico, cosa cambia?
Le nuove linee guida AgID definiscono le regole tecniche legate alla gestione dei documenti informatici: dai nuovi formati di file e metadati alle operazioni di selezione e scarto dei documenti per arrivare all’identificazione di nuovi ruoli e responsabilità.
Individuiamo, adesso, quali sono i ruoli definiti dalle nuove Linee Guida AgID.
Il responsabile della gestione documentale
Secondo le nuove linee guida AgID sul documento informatico, il responsabile della gestione documentale è una persona che collabora con il responsabile della conservazione digitale.
Questa figura è obbligatoria nella Pubblica Amministrazione e facoltativa per le aziende private. Può essere scelta fra un dirigente oppure un funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o con competenza tecnico archivistica acquisita con processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.
Deve essere lui ad istituire un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee. Deve, inoltre, organizzare un manuale di gestione documentale curandone l’aggiornamento periodico in caso di cambiamenti normativi, tecnologici o procedurali.
Il manuale di gestione documentale
“Il manuale di gestione documentale – si legge nella normativa ufficiale – descrive il sistema di gestione informatica dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”.
Il responsabile della conservazione digitale
Le nuove linee guida AgID sul documento informatico definiscono l’obbligatorietà del ruolo del responsabile della conservazione.
Tale obbligo, in questo caso, non è rivolto solo ai soggetti pubblici ma anche alle aziende private, come spiegato dal comma 3 del Codice dell’Amministrazione Digitale.
Quello del responsabile della conservazione digitale, è un ruolo che può essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica e può essere interno o svolto da un soggetto esterno all’organizzazione. Questo soggetto deve possedere idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche; è lui che in piena autonomia gestisce il processo di conservazione e ne garantisce, nel tempo, la corretta funzionalità.
Tra i diversi compiti, ha l’obbligo di redigere il manuale di conservazione.
Il manuale della conservazione digitale
Il manuale di conservazione è un documento informatico che deve illustrare in modo preciso l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i loro ruoli nonché il modello di funzionamento, la descrizione del processo, le misure di sicurezza adottate e tutte le informazioni utili alla gestione, nel tempo, del sistema di conservazione.
Nello stesso documento devono essere dettagliate, per esempio, le responsabilità e gli obblighi dei vari soggetti che intervengono nel processo oppure la descrizione delle tipologie di oggetti digitali sottoposti a conservazione.
Le linee guida AgID sul documento informatico garantiscono un adattamento costante ai cambiamenti imposti dall’incessante rivoluzione digitale.
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