Responsabile della conservazione: chi è e cosa fa. Obblighi e requisiti. Scopri a cosa serve il manuale di conservazione

Il responsabile conservazione digitale è una figura fondamentale in azienda e nella Pubblica Amministrazione. A stabilirlo sono le Linee Guida AgID sulla gestione e conservazione dei documenti informatici. Tante le novità, fra queste anche il manuale di conservazione digitale. Scopri chi è il responsabile della conservazione digitale e quali compiti ha. Per approfondire leggi il focus.

Responsabile della conservazione: chi è?

Il responsabile della conservazione digitale è un dirigente o un funzionario che possiede idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche. È proprio lui che coordina il sistema di conservazione sia in un’azienda privata sia nella Pubblica Amministrazione e lo fa in autonomia e con piena responsabilità. Fra i suoi compiti, il principale è il monitoraggio di tutti i flussi di documenti in entrata e in uscita per garantirne la validità giuridica e probatoria nel tempo attraverso la conservazione.

A tratteggiare l’identikit di questa figura sono state le Linee Guida AgID in tema di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che sono ufficialmente attive dal 1° gennaio 2022.

Fra le best practice individuate per una corretta conservazione a norma spiccano:

  • La necessità di rivolgersi ad un conservatore normato. Questo garantisce che il processo di conservazione sia regolato dagli standard tecnici e tecnologici e dall’attestazione di affidabilità organizzativa, strutturale, fisica, professionale e finanziaria necessaria per svolgere attività di certificazione definite dall’Agenzia dell’Italia Digitale.
  • L’obbligatorietà di identificare al proprio interno la figura del responsabile della conservazione
  • L’obbligatorietà di redigere il manuale di conservazione

Con l’entrata in vigore delle nuove Linee Guida AgID sulla gestione e conservazione dei documenti informatici

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Responsabile della conservazione: quali sono i suoi compiti?

Il responsabile della conservazione ha numerosi compiti: dalla definizione delle politiche e dei requisiti funzionali del sistema di conservazione alla gestione del processo di conservazione stesso; l’obiettivo è uno solo e cioè garantire, nel tempo, la conformità alla normativa vigente.

Ma c’è di più. Ecco l’elenco dei suoi compiti:

  • Genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione
  • Genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione
  • Effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione
  • Effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi
  • Adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinarne la corretta funzionalità e adotta analoghe misure per l’obsolescenza dei formati
  • Provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione
  • Predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione
  • Assicura la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia richiesto il suo intervento
  • Assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza
  • Provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione rispettivamente all’archivio centrale dello stato e agli archivi di stato territorialmente competenti
  • Predispone il manuale di conservazione digitale e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali e tecnologici rilevanti

Nomina responsabile della conservazione digitale: i requisiti

Il ruolo di responsabile della conservazione può essere ricoperto solo da una persona fisica che può affidare le sue attività operative a figure delegate o assegnare la conservazione dei documenti informatici al responsabile del servizio di conservazione del conservatore.

In assenza di questa figura interna, è possibile affidare il compito ad un soggetto esterno all’organizzazione che sia in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche purché terzo rispetto al conservatore.

  • Il responsabile della conservazione deve essere una figura in grado di applicare le regole tecniche a garanzia della forma scritta digitale
  • Deve avere una corretta impostazione archivistica dei documenti; in sostanza deve conoscere le diverse classi e tipologie documentali
  • Deve conoscere il collegamento tra i documenti e deve saper gestire le operazioni di registrazione, segnatura e classificazione, in concreto deve sapere quali sono i metadati obbligatori per le associazioni logiche dei documenti e la loro ricercabilità.

A cosa serve il manuale di conservazione

Uno dei compiti del responsabile della conservazione è quello di redigere il manuale di conservazione. Questo è un documento informatico che deve illustrare in primis l’organizzazione, i soggetti coinvolti e quali ruoli svolgono e poi anche il modello di funzionamento, la descrizione del processo, delle architetture e delle infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate.

Nel dettaglio il manuale di conservazione digitale deve riportare:

  • I dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione
  • La struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione
  • La descrizione delle tipologie degli oggetti digitali sottoposti a conservazione
  • La descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento
  • La descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione
  • La modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione
  • La descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate
  • La descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione
  • La descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie
  • I tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione
  • Le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale
  • Le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati gli oggetti digitali
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