Gestione documentale in azienda: i trend virtuosi 2021

Le informazioni sono un asset fondamentale per le aziende: una corretta gestione documentale è, dunque, un’esigenza imprescindibile per qualsiasi organizzazione.

Negli ultimi anni la capacità delle aziende di gestire le informazioni (ovvero come si archiviano, strutturano, proteggono e diffondono all’interno dell’organizzazione) è divenuta determinante in termini di efficienza e produttività.

Dati e informazioni non strutturate vengono generati costantemente: nelle mail, nelle chat, nei CRM, nelle unità di rete.

Questo, unito all’enorme aumento del lavoro a distanza nel 2020, ha messo sotto i riflettori la necessità di soluzioni evolute di archiviazione documentale e gestione documenti, come ARXivar.

Il processo di digitalizzazione dei documenti, oggi più che mai, per le imprese è un passaggio imprescindibile. Sono numerose le aziende che stanno adottando nuove tecnologie per migliorare la propria competitività attraverso l’ottimizzazione dei flussi di lavoro. Tra i vantaggi: meno spreco di carta e tempo, abbattimento dei costi, azzeramento delle barriere spazio-temporali e maggiore ottimizzazione delle risorse.

Ma come far firmare tutto ciò che un tempo richiedeva carta e penna? La soluzione è semplice! Basta dotarsi di una firma digitale che fra le tante cose consente alle aziende la completa digitalizzazione del ciclo di un ordine.

Gestione documentale: i trend virtuosi 2021

Accesso alle informazioni ovunque e in qualsiasi momento

L’anno 2020 entrerà nei libri di storia. Il mondo intero è stato scosso dalla pandemia e per le aziende questo ha significato l’impiego di una grande forza lavoro da remoto per garantire continuità operativa.

I lavoratori hanno avuto bisogno di accedere alle informazioni e ai file aziendali a casa come in ufficio. La parte imprescindibile di qualsiasi strategia di lavoro flessibile a distanza, dunque, ha avuto ed ha al suo centro una piattaforma web di gestione documenti digitali, fruibile da qualsiasi device. ARXivar fornisce un accesso alle informazioni in qualunque luogo e dispositivo.

Migliorare la reperibilità delle informazioni grazie a centralizzazione e ricerca avanzata

Oltre il 60% dei lavoratori ha bisogno di accedere ad almeno quattro sistemi. I dipendenti non dovrebbero essere costretti a passare da un’applicazione all’altra, da un programma all’altro e da un sistema all’altro per trovare le informazioni di cui hanno bisogno. Ecco perché serve un sistema di gestione documentale.

ARXivar centralizza documenti e informazioni, indipendentemente dai sistemi terzi da cui provengono, per poterle organizzare e gestire in flussi di lavoro fluidi e ottimizzati.

È possibile, inoltre, effettuare ricerche su tutti i campi profilo del documento, su allegati ed annotazioni, sui dati anagrafici del mittente/destinatario e all’interno del documento stesso.

Interfaccia utente amichevole e attraente

Gli utenti, ora più che mai, si aspettano interfacce dinamiche nel business, proprio come nella vita personale.

ARXivar con la sua interfaccia web ha messo l’accento sulla user experience. La piattaforma permette di personalizzare l’interfaccia di lavoro di ogni utente/gruppo di utenti, tenendo conto del device utilizzato.