Businessprocessmanagement

Gestione Processi Aziendali con Workflow

ARXivar contribuisce all'efficienza del sistema azienda, tramite l'ottimizzazione dei processi e l'automatizzazione delle procedure.

ARXivar è una piattaforma per la gestione dei processi aziendali che consente di progettare l'esecuzione dei processi in maniera immediata ed intuitiva, tramite l'ausilio un editor grafico per la realizzazione di workflow. ARXivar supporta già migliaia di processi aziendali per migliaia di aziende di ogni dimensione in tutta Italia.

Che cos'è un processo aziendale?

Il processo è un modo razionale di rappresentare e organizzare l’attività dell’azienda (“designed process”), e indica l'insieme di attività correlate tese al raggiungimento di un obiettivo specifico definito dal Management.

Il processo riceve un certo input (fisico o informativo), vi apporta trasformazioni che ne aggiungono valore usando risorse aziendali (materiali o immateriali), trasferisce all’esterno l’output richiesto. Le attività svolte nel processo seguono un ordine logico e/o una sequenza temporale definita.

Il valore creato da un’azienda dipende dunque dalla “catena” dei processi e dalla sua corretta gestione.

Che cos'è la gestione dei processi?

Per gestione dei processi si intende la progettazione, l'implementazione e la creazione di sistemi di misurazione dei processi in linea con gli obiettivi dell’azienda. Tra i sistemi più efficaci per la gestione dei processi aziendali c’è l'adozione di sistemi di workflow, ovvero la creazione di modelli e la gestione informatica di un processo lavorativo.

La gestione dei processi con Workflow permette di:

  • Ottimizzare i processi.
  • Misurare e monitorare automaticamente i processi.
  • Migliorare la sicurezza delle informazioni

ARXivar è anche un Wfms (Workflow Managent System)

Un sistema di gestione dei workflow di lavoro (WfMS) è un software che supporta la gestione del flusso di lavoro automatizzando le parti del coordinamento di gestione comuni ai diversi flussi di lavoro.

ARxivar è uno strumento flessibile che può potenzialmente supportare qualsiasi flusso di lavoro. Le funzionalità del WfMS di ARXivar sono:

  • Modellatore grafico di processi per la specifica di workflow.
  • Interfaccia utente personalizzabile
  • Integrazione di documenti per il caricamento di dati non strutturati in file.
  • Notifiche sull'avanzamento dei flussi di lavoro, ad esempio quando viene assegnata un'attività.
  • Accedi alle autorizzazioni che possono essere configurate per controllare chi può fare cosa.
  • Rapporti che forniscono una panoramica dei lavori in corso e dei lavori completati.
  • Integrazione per rendere possibile l'integrazione dei sistemi.
 

Cosa puoi fare con il modellatore di workflow di ARXivar?

 

MODELLARE I WORKFLOW

Grazie al Modellatore Grafico di workflow si definiscono azioni, vincoli, tempi e partecipanti delle attività. Il tutto “disegnando” i processi, senza scrivere una riga di codice!

ESEGUIRE I WORKFLOW

Il workflow di ARXivar consente all'azienda di semplificare l'esecuzione delle attività, che arrivano direttamente sulla "scrivania elettronica" di chi deve svolgerle. L’utente è guidato sulle azioni da compiere per ogni task del processo.

MONITORARE I WORKFLOW

Non c’è miglioramento senza controllo. ARXivar monitora e misura le prestazioni di ogni processo per identificare eventuali aree di inefficienza e colli di bottiglia.

  • Modellatore di Workflow totalmente Drag&drop

    Con ARXivar creare un processo è semplicissimo! Tutte le fasi di un flusso sono impostate attraverso strumenti grafici e senza necessità di scrivere codice! Inserendo e trascinando forme e frecce, si definiscono azioni manuali o automatiche, vincoli, tempi e utenti coinvolti nelle attività.

    Velocità ed elasticità di gestione dei flussi

    Il Modellatore di Workflow permette di creare e modificare autonomamente la struttura e la logica dei flussi di attività. In pochi click e tempestivamente si modifica un processo in corso.

    Il ciclo di vita del documento

    ARXivar gestisce il documento lungo tutto il suo ciclo di vita e i suoi stati di validità: bozza, approvazione, accettazione, spedizione, condivisione etc. In fase di configurazione si definiscono gli stati approvativi, e i relativi utenti coinvolti, attraverso cui i documenti dovranno muoversi.

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  • L’operatività semplificata

    Il motore di workflow di ARXivar consente all'azienda di facilitare e velocizzare lo svolgimento delle attività che vengono segnalate tramite notifica a chi deve svolgerle.
    Per ogni task l'utente è guidato da dettagliate istruzioni sulle azioni da compiere e gli sono sufficienti pochi click per operare su ogni processo. Le priorità e le informazioni utili sono ben evidenziate nel pannello dei dettagli e tutti gli strumenti di gestione documentale sono resi immediatamente disponibili.

    Processi interattivi o automatici

    I processi in esecuzione possono essere di tipo interattivo (coinvolgono e guidano l’utente nell’esecuzione di attività ed operazioni), ma anche di tipo automatico (orientati all’interoperabilità applicativa con sistemi di terze parti).

    Vantaggi

    • L’utente è immediatamente operativo attraverso strumenti semplici e immediati
    • Priorità del task e altre informazioni utili ben evidenziate
    • Task e maschere personalizzabili per gli operatori
    • Possibilità di avviare direttamente applicativi esterni
    • Allegati e note di processo
    • Accesso diretto al sistema di tracciatura di tutte le operazioni svolte
    ESECUZIONE DEI  WORKFLOW
  • Tracciabilità e misurazioni

    ARXivar è in grado di analizzare le performance relative allo svolgimento dei flussi di lavoro, per ricavare informazioni importanti nella valutazione dell’andamento aziendale. Gli strumenti di controllo e reportistica consentono al management di supervisionare ed intervenire in tempo reale sulle criticità.

    Analisi delle performance della Gestione Documentale

    Con tutti i filtri messi a disposizione dal DB di ARXivar è possibile analizzare i documenti movimentati, fino ad arrivare al dettaglio e richiamarli direttamente in visualizzazione

    Analisi dei processi

    rispetto a tempi standard, quanti e quali processi sono stati avviati e conclusi nel tempo, la misurazione dei ritardi e delle performance...

    Analisi delle performance degli utenti

    rispetto ai task assegnati e diverse analisi sui carichi di lavoro, i colli di bottiglia etc.

    MONITORAGGIO E REPORT DEI WORKFLOW

Il documento con le condizioni del servizio Assistenza ARXivar è disponibile al link seguente:
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