Arxivar Ix Ce Certificatione A Norma

IX-CE: Servizio di Conservazione elettronica a norma

IX-CE è il servizio in outsourcing per la conservazione elettronica a norma che assicura il valore legale dei documenti informatizzati.

La conservazione elettronica a norma è una procedura informatica che assicura il valore legale dei documenti conservati, all'interno di un sistema di gestione documentale.

La conservazione documentale prevede di assegnare al documento tutti gli elementi necessari per preservare il suo effettivo valore: con l’apposizione della firma digitale, il riferimento e la marca temporale, si garantisce l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44).

 

Scarica la brochureDownload

Conservazione in Outsourcing

Come funziona il servizio

IX.CE è il servizio che si occupa per conto dell’azienda di tutte le fasi del processo di conservazione elettronica a norma.

  • I documenti digitali o scansiti vengono inviati (già firmati o da firmare) a IX-CE tramite integrazione con ERP (API/Web services) o ARXivar
  • Il servizio può apporre la firma remota digitale automatica sui documenti per conto del Cliente
  • In ogni momento l’azienda può accedere ai propri documenti dall’interfaccia web
Esibizione dei documenti conservati

In caso di visita fiscale Able Tech in qualità di Responsabile del Sistema della Conservazione creerà per le autorità fiscali un Pacchetto di Distribuzione contenente una parte o tutti i documenti sottoposti a conservazione.

I VANTAGGI DELL'Outsourcing

Nessuna distrazione di risorse

La conservazione elettronica richiede tecnologie e know-how in continua evoluzione. Questo, nel caso di conservazione in house, si traduce in continui investimenti per adeguare prassi, strumenti e lavoro.

Nessuna responsabilità

Eliminazione di ogni responsabilità connessa alle procedure di conservazione. Able Tech, azienda certificata ISO 27001:2013 ed accreditata AgID, assume il ruolo di Responsabile del trattamento dei dati, Responsabile della Sicurezza e Responsabile del Sistema di Conservazione.

Snellimento operativo

Tempi brevi di avviamento del processo di conservazione e snellimento della gestione degli archivi senza rinunciare alla semplicità di consultazione e recupero delle informazioni

Impegno Abletech

L'impegno di Able Tech per la conservazione, la gestione e l'accesso alle informazioni,
secondo il principio di trasparenza.

Lo scopo di Able Tech è realizzare e gestire un sistema di conservazione che offra ai propri clienti tutti i vantaggi resi dall’utilizzo di un impianto tecnologico moderno: sia per la Pubblica Amministrazione che per i clienti privati.

  • Nell’ambito della Pubblica Amministrazione è d’obbligo prestare attenzione alla necessità di una conservazione a lungo termine (in molti casi è necessario conservare i documenti amministrativi informatici per periodi superiori ai 20 anni o addirittura a tempo illimitato);
  • In ambito privato tipicamente i tempi di conservazione sono più brevi (spesso 10 anni o meno), mentre è essenziale che il servizio di conservazione a norma si integri coi sistemi aziendali per una sinergia virtuosa, volta a portare benefici all’intero ciclo di gestione documentale in termini di pianificazione e semplificazione. Ad esempio: verifica della consecutività numerica dei documenti conservati o conservazione collegata al servizio di intermediazione delle fatture elettroniche attraverso il Sistema di Interscambio.

Al fine di attutare questi obiettivi, Able Tech si adopera per offrire un sistema di conservazione di elevata sicurezza e qualità non perdendo di vista le evoluzioni in ambito tecnologico:

  • contrastando l’obsolescenza dei formati;
  • permettendo l’accesso, l’integrità e la leggibilità delle informazioni nel breve e lungo periodo;
  • monitorando gli aggiornamenti in ambito normativo in modo da mantenere sempre allineato il sistema con la normativa vigente in materia di conservazione e con lo stato dell'arte delle tecnologie informatiche.

Inoltre, al fine di garantire il patrimonio documentale dei Clienti, in caso di cessazione delle attività di conservazione o modifica della propria missione aziendale Able Tech si impegna a darne tempestiva comunicazione tramite i canali contrattualizzati a tutti i propri clienti del servizio IX-CE indicando una o più opzioni tra cui il cliente potrà scegliere per continuare la conservazione digitale dei propri documenti. Questo è possibile sapendo che i Pacchetti di Archiviazione che compongono l'Archivio di Conservazione sono realizzati secondo il principio di interoperabilità e secondo gli standard definiti dal DPCM 3 Dicembre 2013 in materia di conservazione e successivi aggiornamenti.

Per Able Tech è di primaria importanza poter offrire dei servizi ai propri clienti, sia privati che pubbliche amministrazioni, secondo il principio di trasparenza.
Per garantire tale principio, Able Tech è impegnata in una serie di iniziative volte al costante monitoraggio e certificazione delle proprie attività:

  • Certificazione dei propri processi attraverso il mantenimento delle seguenti certificazioni:
    • ISO/IEC 27001:2013 “Sistema di gestione della sicurezza delle informazioni”;
    • ISO 9001:2015 “Sistema di gestione per la qualità”.
  • Audit periodici eseguiti sia da personale competente interno alla Società sia da enti di certificazione accreditati da ACCREDIA;
  • Assessment e riesami periodici, a seguito di cambiamenti normativi e/o tecnologici;
  • Pubblicazione del manuale della conservazione sul sito istituzionale dell’Agenzia per l’Italia Digitale;
  • Definizione di clausole contrattuali il più possibile chiare, in modo che per il Cliente siano di facile lettura ed interpretazione.
  • Informazioni ai Clienti circa il servizio offerto e le novità normative sia Attivamente (tramite Newsletter informative e pubblicazioni sul sito web aziendale) che rimanendo a disposizione dei Clienti (tramite il Servizio clienti via telefono, portale dedicato, email e chat).
Area Riservata - Login