DO IT WITH ARXIVAR

In questa sezione sono disponibili le soluzioni realizzate dai nostri Business Partners: soluzioni verticalizzate dedicate a settori e funzioni aziendali specifiche.


Rinnovo documenti e certificazioni

Settore: MULTISETTORE

Amministrazione


Soluzione Arxivar Rinnovo Documenti Certificazione

Esigenza

Ogni azienda è alle prese con documenti e certificati a scadenza e la loro disponibilità in stato di validità accertata deve essere istantanea, pena la perdita di opportunità. Servono quindi procedure di gestione facili e precise, che ricordino agli operatori le scadenze in tempo utile per adempiere al processo di rinnovo.


Realizzazione

La soluzione di Information & Process Management ARXivar guida all’archiviazione del documento o del certificato a scadenza, definendone i parametri di gestione del futuro rinnovo e gestendone il “versioning”, importante funzione che lascia a disposizione le precedenti versioni di qualsiasi documento. Ogni addetto può quindi disporre, con assoluta certezza, della versione più aggiornata di certificati, documenti di identità, libretti di circolazione, patenti, ecc., per qualsiasi utilizzo gli sia concesso in base alle riservatezze che possono essere impostate.


Risultati

Promemoria Rinnovo

Avvisa l’utente in tempo utile per il rinnovo di un documento in scadenza (ad esempio un certificato di agibilità emesso da una PA che richiede mesi per essere rinnovato), fornendo dettagliate istruzioni per procedere con l’iter corretto e con gli eventuali allegati necessari. Lascia traccia a tutti gli altri operatori dell’organizzazione, capaci quindi di prendere in carico – se autorizzati – un rinnovo già in corso in caso di indisponibilità del collega titolare dell’operazione.

L’organizzazione dell’archivio digitale è automatica e conseguente ad ogni azione, senza costringere ad aperture di nuove cartelle o alla rinomina di file, operazioni spesso causa di errori che rendono poi difficoltose le operazioni di ricerca dei documenti.

 

Processi Commerciali

E’ ricorrente abbinare al rinnovo della documentazione la gestione digitale del processo di vendita: richiesta di offerta, offerta, conferma cliente, conferma d’ordine, ecc. emessi con processi digitali guidati. Ogni addetto alla forza vendite dispone di strumenti comuni (ad esempio lo stesso modello di offerta) per presentarsi al cliente in modo ordinato e conforme all’ultima versione approvata (stesso logo, stesse condizioni indicate, ecc.).

L’arrivo della conferma da parte del cliente avvia il processo di conferma, completamente personalizzabile in base alle procedure in vigore, scambiando con il software gestionale ogni dato e documento utile (DDT, Fattura, ecc.).

 

Contratti

Chi offre servizi a contratto conosce il valore di uno strumento efficace in fase di rinnovo: un promemoria avvisa l’operatore dell’imminente scadenza e lo guida al rinnovo, evidenziando ogni informazione e documento utili ad esso collegati.


Do It W ARX



Gescad dal 1989 affianca i propri clienti per analizzarne le esigenze e sposarne gli obiettivi di sviluppo fornendo soluzioni tecnologiche integrate finalizzate al miglioramento dell'efficienza.

30 anni di esperienza nel proporre servizi diversificati, anche destinati ad organizzazioni complesse, in una logica di partnership di lungo periodo con i propri clienti.

Gescad è composta da professionisti informatici, esperti applicativi, consulenti, giovani e dinamici, determinati a valorizzare le qualità del cliente per ottenere i risultati stabiliti.

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