Digitalizzazione Documenti HR

Settore: Servizi

HR


Esigenza

Il progetto nasce dalla necessità della società calcistica ACF Fiorentina di automatizzare e rendere più rapidi alcuni processi di competenza dell’Ufficio risorse umane.
Il software, tramite un portale, consente ai dipendenti e ai collaboratori della Società di accedere, in qualsiasi momento da pc o da mobile, a una serie di documenti personali, per esempio buste paga, CUD, fatture, regolamenti, procedure interne… L’operazione è fattibile semplicemente effettuando il login alla propria pagina mediante username e password, anche qualora il periodo di collaborazione con la Società sia terminato.


Realizzazione

Tramite un unico file, l’Ufficio risorse umane inserisce i dati dei dipendenti - per esempio relativi alle buste paga - all’interno del software che, grazie a un sistema OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri), è in grado di leggerli e di smistarli, indirizzandoli ai rispettivi utenti. Ogni collaboratore trova così sulla propria pagina tutta la sua documentazione. Il sistema è in uso da circa un anno, viene utilizzato da tutti i dipendenti della Società e contiene già 10.000 documenti. La prospettiva della ACF Fiorentina, adesso, è quella di estendere l’uso della piattaforma anche all’Ufficio acquisti e a tutta l’amministrazione.


Risultati

L’uso della piattaforma ha favorito il personale, che può visionare o scaricare i propri documenti ovunque si trovi, senza doversi recare ogni volta presso la sede aziendale. Parallelamente, ha apportato evidenti benefici all’Ufficio risorse umane, che, in questo modo, ha quasi azzerato i tempi di consegna delle diverse documentazioni.






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